浅谈档案整理的核心与本质

文/皖南医学院　韩平

浅谈档案整理的核心与本质

文/皖南医学院韩平

【摘要】档案整理工作是档案管理核心领域，其直接关系到相关领域建设水平。本文介绍了档案管理相关概念、体系结构以及核心本质，供相关专业人士探讨和研究。

【关键词】档案；整理；核心；本质

档案是记录事物相关历史的重要文件。通过档案可以了解事物历史，研究其发展规律，从而预测事物未来发展趋势，并根据结果，做出应对。由于档案记录了大量数据和性质，因此其信息量往往也是异常庞大。因此档案整理工作对于提升档案管理工作效率，提升信息管理水平有着非常重要意义，因此也受到了来自相关领域的高度关注。

一、档案整理相关概念

档案整理是档案管理工作的核心。其在实际应用过程中，档案管理工作必须尊重相关历史真相，维护历史原貌。作为档案学体系中重要分支之一，日常生产生活中的文件和记录等，只有通过档案整理，才能使其相互之间产生有效联系，构成相应数据结构，最终形成真正意义上档案。

档案整理工作从不同角度进行切入和理解，会得到不同定义。从理论角度来看，档案整理主要是指通过实体文件及文件之间相互历史联系来记录历史的过程。而这种历史联系主要是由于文件之间和文件与档案之间存在着一维关系，对档案学而言，这种一维联系是由于社会实践而形成；从实践角度来看，档案整理主要职能是将需要进行条理化处理和零乱状态的档案通过一系列措施，使其变为一个有序体系。其中相应措施主要包括：分类、排列、组合、编目等；而从内核来看，档案整理是档案理论体系基础，没有档案整理，档案管理工作也就无从下手。

二、档案整理体系结构

档案整理自身有着一套成熟理论体系。通过这一体结构，有效促进了档案管理工作水平提升。档案整理体系在实际应用过程中经历了漫长发展过程，最终形成当下的面貌。档案整理体系主要包括：实体整理、历史联系整理、实体与历史联系。

（一）实体整理。人们对于档案整理直观印象就是相关文职人员，对大量文书进行分类处理，费力进行大量搬运工作。这就是档案实体整理的体现，其主要是在传统纸质档案背景下，按照一定规定和标准，对实体文件进行排序。其主要目的是体现文件之间相互联系，维护历史原貌。

由于实体档案自身特性，在实体整理过程中，档案只能按照线性规则进行排序，而不能进行多维排列。这就使得相关整理工作只能从档案所有信息维度中选择一个来进行排列，这无疑会增加相应管理成本，对档案工作产生一定限制。而最终整理结果也多为一维联系，而难以达到更多维度。

（二）历史联系整理。根据相关定义，历史联系主要是指在档案实体之间存在着一定相互关系。而随着大数据技术发展，使得这一关系重要性正在不断提升。根据上文可知，虽然实体档案整理仍然在当今档案整理工作中扮演着重要角色，但是其局限性对于当今高速信息处理限制越来越明显。在过去，通过实体档案整理，可以有效保持档案之间历史联系，但是由于实体档案只能选择一个维度作为标准，这就使得其破坏了其他维度之间联系。而随着计算机发展，现代档案管理已经开始脱离实体束缚，利用信息技术，可以只对档案历史联系进行整理，而不去整理相关实体。通过这种整理方式，可以有效实现复杂检索，减轻管理成本。

（三）实体与历史联系。在传统实体整理中，由于档案实体和其中历史联系是在整理过程中同步完成，即通过对实体进行排序，实现对于历史联系整理，而正是由于这一原理，使得在实体整理结束之后历史联系智力也就随之结束，由于实体文件存在唯一性，只能线性排序，因而使得历史联系也必然是线性排列。

三、档案整理核心

档案整理核心可以用结构思想来进行相应解释。结构思想主要是指：对于任何事物而言，其自身结构决定了其自身性质、用途等。根据这一理论，文件来源于人类社会，来源于社会实践，相互之间历史联系本身就包含于文件实体之中，档案人员不需要对其进行加工和处理。与之相对应，虽然档案也是来源于社会实践，但是其排列工作却要从多维角度进行考虑，这也就导致档案管理人员需要对其进行加工和处理。所以，整理历史联系也就成为了档案整理核心。

对于现代档案整理而言，其本质就是使档案社会实践关系和历史关系之间可以保持合适对称性。在档案整理过程中，首先需要根据社会实践的实际情况，进行相应排序工作。排序目的，就是要使档案与社会实践相对应，还原历史真相。

档案整理一共经历了三个发展阶段：原始档案整理、传统档案整理以及现代档案整理。在这三个阶段当中，都包含了对于档案的实体整理过程，并且都在操作过程中关注了历史联系。而这三个阶段之间区别主要体现在对于历史联系的应用程度各不相同，随着科学技术发展和信息量不断增大，历史联系应用水平也在不断得到提升，其维度也经历了从一维到多维发展过程。

四、结束语

档案管理工作在任何时候都是治理国家的重点领域。通过档案管理工作，有效促进了国家政治、经济建设，奠定了我国在历史上各个时期的地位。而随着信息化建设不断加快，使得档案整理工作重要性得到进一步体现，通过研究和学习档案整理核心与本质，可以有效提升我国档案管理水平，从而促进国家综合实力建设。

参考文献：

[1]刘新安,伍振华.档案整理技术的比较研究[J].档案学研究,2007,(6): 25-27.

[2]艾小燕.论档案整理的本质与核心[J].华人时刊(下旬刊),2014,(2): 281-282.

[3]岳玲玲.档案整理的本质[J].兰台世界,2011,(z1):25-26.