高校校史工作中的档案管理解析

文/河南艺术职业学院教务处　朱丽红

高校校史工作中的档案管理解析

文/河南艺术职业学院教务处朱丽红

【摘要】在高校管理中校史工作的档案管理是一项非常重要的工作，校史档案管理工作展现其独特的功能为师生以及相关人员提供需要的资料。校史工作中档案管理应该要对其进行分级管理，同时，要保证档案具有一定的完整性，并且对其建立方便查询的管理模式，这样才能够建设出具有特色的档案服务平台。

【关键词】高校；校史工作；档案管理

高校校史工作是一项长期的办学历史以及学校历史发展的记录过程，是学校丰富的资源，整理校史不仅能对学校历史进行梳理，还能够很好的继承与发扬学校的传统精神与文化。因此，撰写校史是一项十分严谨的工作，校史工作人员必须在认真查阅和分析大量史料基础上，才可以建立档案。一直以来，档案部门的工作仍停留在档案的管理阶段，没有发挥出其自身优势，高校正在快速发展，档案部门应该利用相关资料，对其开发利用，在撰写时，要以积极的心态进行撰写，从而推动校史档案工作的发展。

一、校史档案的作用

（一）激发学生对学校的热爱。在高校校史档案中，记录着高校的发展历程，其本身是一部具有教育意义的教科书，不仅能够激发出教师与学生们的荣誉感和自豪感，并且也是学校为社会服务的重要途径。高校校史可以使师生感到“以校为荣”的心理状态，因此，会更加珍惜在学校读书的机会，认真学习，且能够自觉的维护学校的声誉，推动学校的发展。

（二）展示学校历史底蕴。校史档案具有记录高校发展历程以及总结高校发展历程的功用，涵盖学校教学、科研等多方面的工作，同时记录了学生、教师等一些活动与事例。校史档案内容具有一定的多样化，展示着学校的历史底蕴。从档案内容上来讲，校史档案是由当事人使用文件转化过来的，并不是在事后编制的，是能够令人相信的历史记录，作为历史档案，有一定的历史证据的作用。从档案形式上来讲，文件能够保留历史标记，并且很多文件都是当事人亲自手写，还有很多文件有相关负责人的批示，或者盖有个人印章，这些带有原始印记的档案具有一定的真实印记，能够有效的展示学校的历史底蕴。

（三）“双套制”管理手段。随着社会科技水平的不断发展，信息交流也逐渐频繁，档案的信息来源也更加广阔，并且，校史档案的信息的载体也发生着一些变化。目前，已经开始使用电子文件以及照片等先进的技术作为载体，进行对历史档案的记录。在电子档案仍有一些缺陷没有解决的情况下，一些高校是采用电子档案盒纸质档案共存的方式进行存档，这种“双套制”管理，在很多高校校史工作的档案管理中应用较为普遍。

二、高校校史工作中档案的管理

在高校校史工作中，档案的管理有时间跨度大、档案多且内容杂、发生的事件各有不同等特点，因此，就需要对档案进行科学的管理，在对校史档案管理时，需要做到以下几个方面，具体内容如下：

（一）校史档案分级管理。在对校史档案进行管理时，要对校史档案进行分析管理，实现校史大难院系的二级管理，就是说在党政管理机关的指导下，认真贯彻相关档案工作的法律法规，对档案管理工作的规章制度严格执行，并指导各院系根据自身科研以及教学特点，对校史工作的目标以及发展方向进行规划，建立档案管理的相关制度，从而形成院系二级管理，实现校史工作和档案管理的统一领导。

（二）维护校史档案的完整。档案的安全是校史工作的首要内容，因此，学校要加强对档案载体的保护，并且采取适当的措施进行延长档案的寿命。对校史当来说，如果数据不完整，就意味着档案实体失控，引起档案信息的遗失，为学校档案安全留下隐患。在日常对档案的管理中，要做到档案的归类完整，使其时间、地点、背景、作者等信息都保留完整。从一定意义上来讲，档案工作能够为校史的编写奠定坚实基础，并且会推动档案工作的发展。

（三）建立便于查询的档案管理模式。高校校史工作中，校史档案要对其立卷的方式进行改进，主要以单位组卷方式，且要以计算机为辅助作用进行立卷管理，这种方式能够便于信息的查询与利用，对于没有价值的信息可以及时的删除处理，并且立卷方式还不用考虑拆卷这一难题。在校史保管期限调整时，利用计算机技术对其删改及调整，可以提升校史工作的工作效率。计算机管理是文件的整理的基本条件，对其整理的具体步骤是：首先，要对文件装订固定，并以单位对其进行年度保管分类，其次，对文件的时间进行调整，根据文件的重要性对其排列，将排列结果显示在文件的上方，并填写项目需要填写的内容。再次，对其编制文件的目录，进行归档分类。最后，将文件归档分类后进行顺序的装盒处理。

三、结束语

综上所述，校史档案在校史工作中具有重要意义。校史档案管理和利用是校史工作的主要任务，校史档案的开发对以后高校教育参考具有一定的作用，可以激发学生与教师对学校的热爱之情。通过对高校校史工作中的档案管理进行分析，从而来提升对校史档案的管理，以及提高高校对校史档案的使用效果。

参考文献：

[1]王燕.试论高校校史档案管理的作用及其开发利用方略[J].三门峡职业技术学院学报，2012(09).

[2]张征.档案管理与高校校史的编写[J].浙江广播电视高等专科学校学报,2012(04).

[3]崔岚.高校校史陈列馆藏品档案管理与应用[J].山西档案,2011(03).