企业文件材料归档范围和档案保管期限编制探讨

文/重庆化医新天投资管理有限公司　罗晓玲

企业文件材料归档范围和档案保管期限编制探讨

文/重庆化医新天投资管理有限公司罗晓玲

【摘要】国家档案局令第10号2012年12月17日颁布，2013年2月1日起施行。各企业在所在地档案行政管理机构的统筹安排要求下，相继结合企业实际开展文件材料归档范围和档案保管期限的编制，本文就大型企业集团如何开展此项工作进行探讨。

【关键词】企业文件；材料归档；规则；培训；审查

一、定好规则

规则是编制工作的基础。企业集团要充分分析下属企业性质、企业规模、档案工作状况，综合考虑各企业情况，提出合理的企业编制时间、编制、报审、下发实施要求。切不可照搬国家10号令，以免企业归档材料收集不具体、保管期限划分找不到对应条款，使编制的企业文件材料归档范围和档案保管期限表流于形式，对工作毫无指导意义。

（一）企业编制时间的确定，应依据下属企业档案管理现状，分期分批实施。一般档案工作基础较好的企业，应作为示范企业，先行编制。这样的企业档案人员业务素质较高，有组织、协调、管控能力，既能完成工作，又能引领其它企业完成此项工作；基础较差或工作未起步的企业，放在最后完成。这样的企业无论领导重视度、各部门档案意识都较差，贯彻实施相对较难，档案人员业务素质不高，需集团加大指导力度，并辅以督办、检查等措施，方可推进其工作的开展。

（二）编制要求要细化，特别是编制格式，如文种、文件构成、表格栏数、附件内容的排列等要统一、规范。如规模不同的企业是否可用文种区分，下属集团型企业用“规定”、单户企业用“办法”，这样可便于你在批复时，区分不同的下属企业提不同的要求。虽然10号令已明确展示文件构成，但因企业档案人员的业务素质参差不齐，不少企业在实际操作中，常以为只需编保管期限表。表格栏数、附件内容及序号，即使下文件规定，经常都有不少企业按自己的理解、习惯增加、删除，或按自己的想法做。所以格式几栏，附件管理类内容按企业设置机构或档案设置类别列出，都需集团企业规范、统一。从便于收集的角度考虑，按企业设置机构列文件材料归档范围，责任明确，更为适用。

（三）报审需规定程序。各下属企业编制的初稿，需先行征求企业各职能部门意见、反复修改，并归档各部门历次修改意见，经企业领导审核，电子版及企业机构图、部门职责发送上级集团审查通过后，再以正式文件报送集团审查。报送程序规定，既可细化各职能部门归档材料的准确性，又可强化各部门的档案意识，同时也减轻集团审查工作的难度，是编制工作有效可取的方法。

（四）下发实施要求。旨在明确下属企业编制的企业文件材料归档范围和档案保管期限，需经上级集团审查通过后，以红头文件下发实施。在实际工作中，通常出现编制完成后，未经上级集团审查通过即下发实施，或审查通过后不行文，只让档案部门知晓，认为是档案部门的事，与其它部门无关，给档案的归档工作带来影响，致使档案的齐全、完整受损。

二、做好培训

培训是让下属企业准确了解定好的编制规则，是编制工作能否按要求如期完成的关键。上级集团只下发文件不培训，或只培训不下发文件，都会影响下属企业编制工作的如期完成，即使完成编制，也会出现诸多问题，增加审查的难度及重复修改的次数，所以最好是先下发编制要求文件，如前所述的“定好规则”，再进行培训，对文件加以逐条讲解。培训也不能简单只做一次，需集中培训和分期培训相结合。集中培训是贯彻编制工作的重要性及意识、上级集团对此项工作的安排、要求。分期培训是按分批完成的企业，再组织小范围培训，详细讲解编制工作方法、步骤，解答参培企业提出的问题，让参培企业明了如何着手开展此项工作。因此培训是编制工作必不可少的环节。

三、细致审查

审查工作是一项档案综合素质要求较高的工作，特别是集团所属企业行业跨距大，对审查者素质要求更高。审查者在审查前，一定要详细了解下属企业组织机构设置、各机构职责，再对下属企业正式行文前的初稿按职责逐条进行审查。按机构列出归档文件材料，更有利于审查。审查时要细致，并把握关键的五不要：第一，不要照搬10号令，完全与企业实际脱轨；第二，不要用“重要的”“一般”的文字，实际归档中无法界定；第三，不要简单概括文件材料内容，尽量细化，能对应操作；第四，不要是单户企业，内容中还出现“本企业所属分子公司（或单位）”条款；第五，不要列出机构设置以外的机构文件材料内容，无机构、无职责，无法确认审查内容的有无。

四、批复严谨

上级集团对所属企业的批复，要依企业规模加以区分，不可一概而论。所属集团型企业，批复时，应对施行时间、修订完善期限、指导其分子公司完成编制时间上提要求，以推进其按要求施行，并尽快对其下属企业开展此项工作。单户企业则无下属企业项。批复后，最好以抽查方式落实追踪，单户企业落实施行情况，集团型企业落实其对下属企业编制、审查工作的开展情况，以确保工作的严谨及善始善终。

五、结语

综上所述，企业文件材料归档范围和档案保管期限编制工作，是一项复杂而细致的工作，需各企业精心组织，高度重视，只要如上述按步实施，可确保编制工作顺利进行，使编制的文件材料归档范围和档案保管期限表规范化、并具操作性，真正为企业各类文件材料归档工作提供条件。