高校档案信息化管理思考

文/临沧师范高等专科学校教务处 杨韶妍

一、档案管理信息化简介

（一）档案管理的内容。高校档案管理是指对学校日常活动中产生的记录资料以及学生学籍档案信息等进行归档管理。随着时代的进步，目前很多高校的档案馆中都开辟了一些新的项目类别，如特色实物档案、名人档案等。例如校院士的书法画作，或者学校在以往所取得的成绩和奖励等。对这些信息进行归档保存，是为了记录学校的教学成果，凸显教学实力的同时，为学校未来的教育指明方向。

（二）高校档案信息化管理的作用。档案主要有两个作用，其一是为后续工作提供参考资料，其二档案是一种凭证。同理，高校档案同样具有这两个主要的作用。对档案的管理就是为了合理有效的发挥它的作用，给人们提供工作上的参考的同时，为未来的目标指明方向。

（三）高校档案管理应注意的问题。档案的管理应注意保持其动态性，例如对学籍档案的管理来说，由于每个学生都是不断成长变化的，因此学籍信息必须不断更新。如果学籍档案一经建立，即置之不顾，就失去了其存储意义。需要根据学生经历情况的变化，不断地加以调整，及时补充新资料，不断地对学生的变化进行跟踪记录。此外还要注意对档案的管理应遵循“用重于管”的原则，提高档案的质量，保证应用效率，而不是将其束之高阁。重视对档案的利用，同时还要对其进行分析，灵活应用。

二、高校档案信息化中存在的问题

（一）信息管理不规范。档案管理信息化的首要条件就是标准化和规范化。高校档案数字化的资料非常少，而经常被查阅和使用的资料还没有实现数字化的存储和管理，这样一来就限制了档案资源的利用。此外，从目前情况来看，高校档案业务的水平普遍较低，尤其对于档案细则的著录细则来说，相容性尤为差。这样一来，系统软件的相容性也就会随之变低，工作人员无法对档案进行电子化统一。进而限制了档案信息电子化发展和建设。由于对档案的管理和软硬件标准上都不能统一，虽然在单机状态下使用时还没有遇到什么大的问题，但是一旦建立覆盖面较广的集成系统，那么在安全性以及功能性上都会存在很多的问题，不能满足用户的需要。这也是限制了档案信息化发展和建设的重要因素之一。

（二）信息技术的标准较低。从我校档案的组织程序以及技术标准上来看，非常不适于计算机信息处理技术的发展。文档的存储形式大多是光盘、磁盘，这与档案信息技术建设中所要求的十分不符。不仅如此，档案管理队伍的业务素质以及管理理念都和档案信息化的发展不协调，教学部门也没有对档案工作予以相当的重视，档案只重在收藏，却轻视了对它的使用。很大一部分管理人员对档案的利用和管理意识相当的淡薄，缺少认真的态度。

（三）管理思想落后。档案信息化管理是对计算机技术的应用，随着计算机技术在各高校的普及，人们逐渐意识到了科技技术的重要性，它不仅简化了工作流程，并且大大缩短了工作时间。但是，不能忽视的是目前还有相当一部分的管理者对档案信息化管理重视不足，甚至没有意识到信息技术在档案管理中的重要作用。即便有些高校实现了对档案的信息化管理，但是其主要内容不过是电子存储和查询等一些简单操作，而没有对这项信息技术进行功能性拓展，对计算机的利用还很不充分。

（四）档案的安全性问题。从目前的档案的组织程序以及技术标准上来看，有很大的安全隐患。这是因为，信息网络是一个开放性的资源，深入到各个领域，一旦管理不善，就会造成档案丢失或者泄露。究其原因，主要有以下几点：

1.技术问题。现在无论是黑客的恶意攻击还是各种电脑病毒，都能够侵入档案系统，这极大的威胁到了档案信息的安全。

2.人为因素。首先，一些档案管理人员的安全意识不够，责任心不强，没有对发布的信息作认真的审查；其次，是缺乏计算机网络安全知识，操作不规范，没有及时的对数据进行备份处理，致使档案数据丢失以后不能找回；最后，档案管理队伍的业务素质以及管理理念都和档案信息化的发展不协调，没有对档案工作予以相当的重视。

三、解决的办法

（一）增强现代化档案管理的意识。由于档案管理工作复杂，工作量大，并且不能直接产生经济效益，因此档案资料整理工作一直没有被人们所重视。实现档案现代化管理，首先要从思想观念开始改变，只有领导层重视对档案工作的管理工作，引起基层工作者们对档案整理的重视。必要时还需要制定相应的管理规则和标准，为实现现代化档案管理打好基础。

（二）管理规范化、标准化。管理必须要规范化和标准化，为了发挥档案的社会效能，高校档案管理必须参照国家相关的统一标准执行。此外，高校档案管理由其特殊性，具体表现在对档案的管理标准要求较高，特别是科研档案和教育档案，因此，高校应该根据未来的发展方向和其自身的特点制定规范化的业务标准。

（三）加强档案管理工作的信息化建设。首先,政府和高校应该加大投入力度，尽快实现全面的信息化档案管理见识。对于那些必要的设备设施一定要配置齐全；其次，要使用适合我国高校档案管理的软件系统，操作界面不仅要清晰，还要易学易用，操作简单；最后，主要操作的规范性。要求档案人员在进行资料的录入时，一定要遵循现有的统一标准，这样做可以直接实现资源共享，不会给他人带来“看不懂”的问题，避免资源浪费。

（四）加强学习培训，提高档案管理人员的素质。每一次技术的更新都离不开人才的培养，同样，档案信息电子化的发展也急需一批懂信息技术的人。为了实现档案的科学化和规范化管理，还必须要加强对档案管理人员的培训，提高他们的专业素质和思想观念。如果条件允许，可以对现有的知识结构进行更新，优化人才的培养体系。与此同时还要多多引进一些高素质的计算机人才，对他们进行再教育，这样可以缩短培训教育的时间。此外，学校领导可以定期组织岗位学习讨论会，或者选送一些优秀的档案管理人员进行培训，学习先进的现代化档案管理方法和管理经验，保证每一位档案管理人员都能够跟上现代化档案管理的节奏，提高档案管理水平。

（五）做好档案管理基础工作。档案部门在对各种资料进行收集和整理的时候，应注意对资料进行科学的分类，不同类别的档案按照重要性先后顺序分开存储，这样做方便以后的档案库建设。此外还要重视对档案管理软件的选择，好的软件可以起到事半功倍的作用，提高工作效率。

（六）保证档案管理的原真性和保密性。现代化的档案管理虽然可以将原来纸质的文件扫描转变为数据资源，但是在文件的整理扫描过程中很可能会丢失部分文件内容，改变文档的原有面貌。因此，为了保证一些重要文件的完整性和原真性，除了对档案进行扫描之外，还要保存原有的纸质文件，以备不时之需。此外，电子数据档案在传输的过程中有丢失和泄密的危险，所以必须做好档案的加密工作，采用最先进的加密技术，防止黑客对档案进行解密和网络攻击。想要发挥电子信息化档案的优势，就必须要将目光放长远，实行全部电子化，从资料的收集、录入再到管理、查找等一系列流程，建立一整套系统；此外，还要制定出一套严格的规章和制度，目的就是为了建立档案信息化的安全保障体系，要责任到人。督促档案管理人员提高安全意识，对信息进行严格的管理和审查。

（七）决策的科学性和民主性。目前，我国各个高校的档案信息电子化建设工程已经步入了一个新阶段，重点突破和整体推进已经紧密的结合了起来，一方面推进现代化的进程刻不容缓，另一方面又是繁重的任务和不断涌现的技术难题。在这种情况下，合理的协调和正确的领导就显得尤为的重要了。所以必须要提高行政决策的民主化和科学性，主要体现在：校行政领导在做重大决策之前，应该和学校各部门共同商议、研究，集思广益才能作出一个好的决策；与此同时还要加强对档案信息电子化建设的协调管理，保证系统建设的各个方面都能齐头并进，为系统建设中长期发展目标制定出一个科学的指导方针；此外，对系统建设过程中取得的每一个阶段性目标都要进行审定，对技术路线以及项目的执行工作要进行监测和审查，还要成立专家小组，保证在进行重大问题的决策之前能够做出充分的论证，提高行政决策水平。

四、高校档案信息化管理的创新途径

创新源于信息的获取。同样，高校档案信息化管理的创新，首先,要全面的学习和利用最新信息技术。举例来说，在进行档案归档时，可以采用手动录入、扫描、或者胶片转换等方式将信息输入到计算机数据库当中，用最简便、最快捷的方式达到我们想要的目标是信息化的目的；其次，管理模式必须要创新，高校档案信息化管理其实主要体现在对计算的硬件管理和软件管理上，学校不仅要重视档案的信息管理，还应该对档案的归档、查询方面拓展相应的程序，实现对档案的高校利用；最后，在管理机制上也要进行创新，将传统的集中化统一处理转变成开放式管理，实现高校档案的网络化高速率传递。

五、总结

信息社会给学校档案的管理工作推向了电子化，档案管理的现代化建设工程已经步入了一个新阶段，重点突破和整体推进已经紧密的结合了起来，一方面推进现代化的进程刻不容缓，另一方面又是繁重的任务和不断涌现的技术难题。但是这也是实现现代化档案管理的必然要求，因此所有的难题都是必须要克服的。面对着信息技术的挑战，想要实现真正的信息电子化，要做的工作还有很多。但是一旦完成了档案管理信息化的建设，高校的档案资源也就实现了共享，这必将会为我国高校教育提供一个更加丰富的资源以及更方便快捷的服务。高校档案管理者应该意识到现代化档案管理的重要性，提高对档案管理的重视，保证档案的安全、准确、完整，提高档案资源的利用率。

[1]李娟霞.档案建设与管理工作的现状和对策[J].青春岁月,2011(16).

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