初中档案管理中的档案收集工作探讨

文/山东省济宁市邹城市第四中学　朱兰

初中档案管理中的档案收集工作探讨

文/山东省济宁市邹城市第四中学朱兰

【摘要】作为档案管理工作重要环节的档案收集工作，它的工作质量决定着档案管理工作的及时性、完整性、真实性。本文简述了初中档案管理工作中的一些问题，并针对这些问题提出了几点解决方法，主要是从档案收集的制度、范围、方式与方法、效果和档案科学分类5方面进行阐释，为初中学校的档案管理工作中的档案收集工作提供了有效模本。

【关键词】初中档案管理；档案收集；工作探讨

随着经济的发展和社会的进步，目前社会上已经广泛认可了档案管理在实际工作中的重要性，做好档案管理能促进我们完成好自己分内的工作，而整个档案管理工作中最关键的部分是档案收集工作，它是整个档案管理系统的核心内容，决定着档案管理工作的及时性、完整性、真实性。总之，是否能做好档案管理工作主要是看档案收集的质量。

一、档案收集工作中的问题

校领导重视程度不够。部分学校领导没有充分认识到档案管理工作的重要性，不清楚档案工作对学校发展的与改革的重要性，也不能认识到档案管理工作在学校各项工作中的促进作用。档案收集不完全，管理十分混乱。一些中小学的档案收集的不及时，甚至存放在多个部门，很多档案都不能及时归档；档案的管理制度十分松散，保密、借阅等管理不严格，容易造成已收集的档案丢失。

二、档案收集工作的几点建议

针对上述档案收集工作中存在的一些问题，在此给出了几点建议与意见。

（一）制定严格的档案收集制度。学校应由上至下全面重视档案管理工作，尤其是档案收集工作，把档案工作列入重要会议的事项，尤其是校领导要起到带头作用，加强自身素质，组织学校各层工作人员认真学习《档案法》的内容，加强档案管理的宣传活动，提高档案管理工作者的职业素质，根据本校自身实际情况，建立符合学校的档案管理工作制度，改善工作中的随意性，规范学校档案管理工作。另外，学校应当强化各阶层人员的档案管理意识，鼓励全校教职工积极收集档案，形成良好的工作氛围。

（二）明确指出档案收集的范围。学校应以书面形式明确档案的收集范围，具体指：本校重大活动与重要工作，类似视频、音频、图片、文字等有考察利用价值的都应归档保存。对于归档的各类文字材料，应当严格要求，必须保持图像字迹清晰、书写工整。所有文字材料与会议记录都要进行备份，禁止用铅笔、圆珠笔、蓝墨水书写归档材料。

（三）重视档案收集的方式与方法。档案收集的方法大概可以分为三种：平时收集、定期收集、年终收集。平时收集是根据文件的形成运作情况，办理完成后进行及时收集。对于学校主要是指学校举行的各种开学典礼、毕业典礼、运动会等形成的书面材料；还有收发文件；学校与其他相关单位或个人签订各种协议合同等形成的书面材料。定期收集是指每年年终时，各年级的管理人员对应当归档的材料进行一次全面清查，并移交给负责立卷归档的档案管理工作者，保证归档文件的完整性。例如：教职工名册、各类师生奖罚材料、学校修订或修改的规章制度、学校本年度发生的重大工作、活动计划书、各类师生总结报告、活动过程等材料。

（四）保证档案收集效果。档案材料及时、完整的收集和保持收集通道的畅通是档案收集工作的两个要点，学校的档案管理人员应当实时关注学校所发生的事务，必须要有参与意识并参与到学校的“大事”中去，以便充分了解情况，更好地完成档案收集工作。在日常的实际工作中，应与校领导和其他工作人员做好沟通，校领导或其他负责人在外开会回来要询问有无需要归档材料，如果有就要及时保存；校内会议中，各部门的演讲稿要进行统一收集，并做好会议记录，认真整理，一一归档。另外，对学校举行的重大活动形成的材料要主动进行材料收集活动，确保档案收集的及时性、有效性、完整性。

（五）档案科学分类。学校档案应当进行及时、科学的分类，为以后查阅提供方便。学校档案大致分为教学档案、声像档案、文书档案、包含会计档案在内的科技档案、实物档案。确认了每个档案的科目，就要做好标识，处理好的文件资料摆放到相对应的位置，“对号入座”，以便查找。

学校档案能充分、客观、真实、具体的记载与反应校内各项工作与活动，为学校今后的发展提供了大量有价值的宝贵材料与经验，服务于一线教学工作，因此，加强档案收集工作的专业性与及时性是档案管理工作中重要的环节。另外，学校在做好档案收集工作的同时，还应拓宽学校档案信息资源的来源，采取多种形式与方法，加强档案的提供工作，将档案的价值发挥到最大，更好地为学校教学工作做出贡献，更好地为学校发展做出有利贡献。本文着重说明了学校档案管理工作中存在的一些问题，并给出了相应建议，希望能对今后的档案管理工作提供有效意见。

参考文献：

[1]华静．错题档案在初中物理学习中的意义．中国校外教育（中旬刊）, 2014年z1期.

[2]吴晶洁．试析初中学校档案管理工作．中国校外教育（美术）,2013年4期.

[3]陈荔．自主学习档案在初中化学学习中的运用．化学教与学,2014年5期.