病案归档入库管理工作的探讨

文/厦门市妇幼保健院　林宝春

病案归档入库管理工作的探讨

文/厦门市妇幼保健院林宝春

【摘要】病案是记录有关患者健康状况的重要档案，科学规范地保存病案是为了更好地利用，发挥病案的使用价值。正确将病案归档入库、及时准确提供病案给需求者是病案管理工作中重要的任务之一。本文通过对病案库房管理工作中的常见归档方法的探讨，旨在提高病案库房管理的工作质量，保证病案正确归档入库以便病案的供应与查找。

【关键词】病案库房；病案归档；管理工作

随着卫生医疗事业体制的改革与完善，病案的社会服务功能受到人们越来越多的重视，且病案的作用也逐渐增大。病案库房的管理工作是保证病案资料的完整性和安全性，其任务在于采取有效的措施维护病案的原貌，减少其损坏程度，延迟使用寿命，保证病案的安全，避免遗失，以保障其使用价值。虽然在未来的医院信息系统中，电子病案是卫生事业发展的主流，但目前我国电子病历不能完全代替纸质病历，医院电子病历与纸质病历并存，因此做好纸质病案的管理工作仍是一项不容忽视的任务。病案归档入库是一项重要的工作，有效的归档方法有利用减少病案归档入库错误率，提高病案库房管理的工作质量。

一、介绍三种病案归档方法

（一）按姓名归档。把患者的姓名作为病案的归档方式和检索方法，这种方法一般只适用于患者数量且流动量很少的诊所。

（二）按户口集中存放。多见于街道保健机构，病案按户主的居住地址存放在病案架上。以上两种方法均不适用于较大规模的医院。

（三）按号码归档。这种归档方式最常见，可分为顺序号归档系统、单一归档系统、系列单一号归档、尾号归档、尾号切口病案排列归档、中间号归档等方式。

二、介绍我院的病案归档方法

（一）我院采用顺序号归档方法。此种方法病案号至关重要，某些工作人员缺乏细心,将病案封面的病案号书写颠倒,特别对于病案号位数较多的病案，如将183483写成18438等。若不注重检查核对病案号,就容易造成病案管理工作的各个环节中一错再错,最终导致归档入库错误。我科领导十分重视病案管理工作，为杜绝病案封面书写错误，现采用条形码技术，避免人为造成不必要的错误。同时将条形码技术用于病案管理后，病案的回收、归档、借阅等各个环节均得到了规范、简便，为病案管理工作人员减轻工作压力，提高工作效率。

（二）运用色标编码管理。于病案侧面做标识，使用10个颜色代表“0-9”10个数字，颜色和数字可由医院自行匹配，我院使用千位、万位、十万位这三个数字进行色标编码，数字根据病案号从左至右，色标从上至下一一对应，运用色标编码管理，有效防止病案归档入库错误的现象，便于病案的查找，同时提高病案管理工作质量。但要求色标编码人员要认真细致，思想集中，不要赶时间，看准病案号，一旦发生错误，造成错位归档，将不容易被发现，因此归档上架前需反复核对。

（三）我院病案库房分为活动库房和非活动库房。活动性库房存放约一年的病案，需要定期将活动病案转移至非活动库房，病案转移工作量大，非活动库房的病案使用率相对较低，要求工作人员认真对病案进行顺架，及时发现归档错误的病案并复位，如果是色标编码有误，应及时更正色标编码，方便今后病案的查找和供应。发现归档病案不在病案架上，又无示踪卡，应及时查阅登记本或计算机，掌握病案的去向并作示踪卡标识。

三、病案出入库房的管理工作

（一）病案的保管。是为了更好地为使用者提供所需要的病案信息，才能体现病案的价值，因此要做好病案的借阅登记和示踪卡的提醒工作，对病案实施有效管理，掌握每份借出病案的流动情况，病案库房管理还需防止病案的遗失，部分医务人员借阅病案长期不还,造成交叉借阅困难及病案遗失或丢失部分病案的现象。虽然病案遗失是极少数现象，但后果不堪设想，病案是具有法律效力的文书档案，又是患者就医情况的重要凭据，病案丢失将会给医院带来很大的安全隐患。

（二）提供病案复印服务。是病案管理的一项重要内容，随着病案的复印率越来越高，病案出入库房的频率也直线上升，由于复印工作量大，复印结束后病案归档入库要防止错位上架。每取出一份病案，病案工作人员均在病案库做好标识，便于病案快速归位，病案归位时需对照前后病案号是否正确。

（三）严格控制无关人员出入病案库房。病案记录着患者的健康情况，包含患者的大量个人隐私资料，对患者隐私权的保密是病案工作人员的职业道德要求，加强病案库房管理工作，防止非法途径进入病案库房窃取患者的资料。

病案库房是病案长久的存放所，病案是医疗、教学、科研、保险以及医疗纠纷等方面的重要证据档案，具有很强的法律性。病案从归档入库后，库房管理工作的任务是最大限度地保护病案的安全性和完整性，保障病案的使用价值，便于开发医疗信息资源。

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