企业档案工作如何应对大数据时代

文/河北唐山冀东油田档案信息中心　党芳霞

企业档案工作如何应对大数据时代

文/河北唐山冀东油田档案信息中心党芳霞

【摘要】本文对于档案的新内涵和知识结构进行了分析，就如何建立档案收集新体系和拓宽档案使用范围进行了探讨。

【关键词】新形势；新特点；企业档案；管理措施；大数据

随着数据时代的到来，出现了大规模和海量级的数据。人类社会也随之进入到了一个数据信息化的时代，也就是我们耳熟能详的科学家们所说的“大数据时代”。当今的时代已经发生了很大变化，因此对于企业档案的管理工作也有了新的要求。企业档案管理工作不该再像以前那样局限于传统思维的控制，要充分利用全社会的各种可以利用的资源和可以利用的力量，只有做到建设大档案的工作，大服务的目标才可能会得以实现。

一、新形势下企业大数据档案具有的新特点

企业档案正处于一个大数据社会的背景下，因此，企业档案工作与数据处理、数据的采集和数据的技术性管理有着密切的关系。因此，大数据档案拥有传统档案所不具备的新的特点和特征。主要的新特征有四个方面：

（一）数据信息量大。随着我国社会经济的发展和科学技术的进步，不管是人类的日常生产经营活动、还是电子媒介的记录以及存储工作和程序，都可以通过现代的技术实现，如计算机和网络等现代信息技术进行传播和复制，因此，随之就产生了海量的信息，数据量主要以PB级和ZP级进行统计和计算。据调查显示，我国档案的增加速度已经到了每5年40%，而这么多信息中最终形成档案进行分类保管的，只是九牛一毛。更多的信息还不能称之为档案，虽然如此，这些信息还是起着非常重要的作用，甚至可以说，这些信息的作用是传统档案无法代替的，所以，这些信息应该进入档案工作的范围，应该引起档案管理工作人员的高度重视。

（二）数据种类多。正如我们所知，传统档案一般是纸质档案和一些声音、视频文件，形态是十分局限的。还有一些实物档案，如：证件和奖杯等，随着大数据时代的到来，数据的种类出现了结构化和非结构化并存的现象。信息的形式越来越多样化，比如对于文件的记录可以采用原代码和通讯记录等方式实现，除此之外，网络日志和微博等方面的信息也可以进行保存。随着档案种类的多元化，档案管理工作人员要开始打破原有的档案收集的界限，对于档案的管理和收集，要有一个全新的视角，同时还要对大数据档案多样性的特点有一个充分且全面的认识。

（三）数据时效速度相当快。随着信息化时代的到来和信息技术的不断进步，传统的处理方式已经不能适应于当今档案的采集和处理手段的要求，因此电子手段也便应运而生了。由于办公一般会采用传统档案工作手段，所以在一些普通办公的档案管理人员，常常都是严格按照固定的工作流程对档案资料进行处理和收集的。这样的处理方式时效性是很差的。所以，对于一些大数据的档案，必须依靠网络计算机技术来完成。而随着大数据档案的不断增加，单机或者单人已经不能完成数据的处理了，所以档案工作人员和计算机的使用者之间要建立良好的网络沟通方式，使得大数据信息的处理少了时间、地区和办公环境等方面不良因素的限制和约束，大数据档案的处理速度有了很大的提升，同时处理效率也得到了显著的提高。

（四）数据复杂和大量性。之所以企业的大数据档案很复杂，是因为大数据档案的来源是十分广泛的，由于信息的提供者是很多的，加上一些提供者和制造者企业中的生产者本身就是档案信息的管理者，所以就使得企业大数据档案变得非常复杂，数量也很多。这些大数据档案有些事有用的，有些事无用的，那些无用的信息很容易对利用者产生不好的误导。另外，大数据档案的复杂性是不言而喻的，因此辨别起来就十分困难，这也是大数据档案不同于传统档案的一点。如果企业不能有效利用大数据档案的价值，就会产生很多的疑问，从而对大数据档案变得轻视，甚至排斥。

二、企业档案工作应对大数据时代背景的主要措施

由于大数据档案不同于传统档案，更加重视数据的完整性和复杂性，因此只有充分利用大数据档案，企业的生产经营才更加有希望。

（一）对大数据档案赋予新的含义和内涵。管理人员要树立大档案的意识，将一切有价值的信息充分利用和收集。不断改变档案存储的观念，对大数据进行科学的分类，应用相应的科学技术手段，利用人员的先进的管理知识水平和技术水平，使得大数据档案得到有效的整理和收集。

（二）不断更新知识结构。档案工作人员要不断更新知识结构，使得只是储存更好地满足当今大数据档案的处理要求。不断学习计算机技术、网络技术等一些先进的科学技术，尤其是云档案系统的建立是十分必要的，这样有了云储存，海量的大数据档案才能得到有效、高效且及时的处理，从而为企业的决策提供更加有效的服务和咨询资源。

（三）不断建立和完善新的档案收集体系。要对档案进行整理和利用，首先要对档案进行收集。所以，企业档案的收集绝不是一种被动的工作，而是要让档案工作人深入低层，对企业的生产环节有深入的了解，从而掌握关键领域的信息。同时还要了解操作人员的基本情况，要对计算机信息进行分析，另外结合部门的主要职能，对其信息进行存储的工作，这样一来，企业大数据档案直间就会有更好的衔接作用和沟通。

综上所述，企业档案工作要将工作的视野不能在局限于目前，而要不断拓宽，广泛利用社会上的各种有效资源，同时不断更新管理人员的知识结构，使得自身跟上时代的发展要求，只有这样，大数据档案的管理才更有保障。

参考文献：

[1]王梅.浅谈企业档案工作如何应对大数据时代[J].山东煤炭科技, 2014,11:201-202+207.

[2]黄文静.企业档案工作如何应对WTO的挑战[J].档案与建设,2003,03: 47-49.