医学院校档案馆拓展公共服务功能探究——医学档案资源的开发与利用

文/沈阳医学院　孟健

医学院校档案馆拓展公共服务功能探究
——医学档案资源的开发与利用

文/沈阳医学院孟健

【摘要】本文分析了高校档案馆医学档案资源利用的现状、管理上存在的问题，探讨了开发医学档案资源的意义，并提出了医学院校档案馆开发医学档案资源、拓展公共服务的有效措施。

【关键词】医学；院校；档案馆；公共服务

一、高校医学档案资源利用现状

医学档案主要分布于教学、科研、出版类档案中，包括教材、科研成果、论文、出版物、音像制品等。医学档案包含大量的医学成果，是重要的信息资源。就目前的利用状况来看，高校档案中利用率较高的是党群类、行政类档案和教学类档案中的学籍档案，前者主要为学校职能部门决策提供参考凭证，后者主要为毕业生学历认证提供依据。

医学档案作为医学知识的一个载体，是一种信息资源类的无形资产。当前，很多高校的医学档案只是被保存，实际利用率很低，医学档案资源的潜在价值未得到发挥。

二、高校医学档案资源管理存在的问题

《高等学校档案管理办法》对高校文件材料的归档范围做出明确规定，即党群类、行政类、学生类、教学类、科研类等十大类档案。目前，医学院校档案馆都根据“十大类”的范围进行档案的归档和保存，医学档案作为医学院校特有的档案资源尚未作为一项专门档案加以集中统一的管理，而是分散保存于高校各类档案中。因此，医学档案内容上的专业性和保存上的分散性，使得档案工作人员很难从整体上对其把握和利用。当前，医学档案资源在管理上存在以下不足：

（一）档案材料收集不全。尽管一些高校按照档案法的规定，加强档案的领导和管理，但仍有部分高校由于各种原因，管理制度不健全，文件管理不够规范。如有些医学院校没有建立规范的部门立卷制度，没有固定人员长期负责文件材料的收集归档工作，学校档案馆也缺乏对此项工作的监督和管理，导致一些医学院校只注重对党群、行政、教学、科研等利用率较高的材料进行收集与管理，而对于医学教材、期刊、论文及音像制品等利用率较低的材料的却未进行收集，大部分医学档案散布在学校的教学及相关管理部门，造成医学档案收集不全。

（二）缺乏系统规范的管理。医学档案是医学院校特有的档案资源，包含大量宝贵的医学信息及科研成果，有着极其重要的信息参考价值和利用价值。目前，高校档案馆对于医学档案的重视程度不够，尚未认识到其潜在价值。因此，医学档案作为一种“专业性”较强的档案，在医学院校并未得到专门的管理，而是分散于教学、科研、出版等各类档案中，缺乏系统规范的有效管理，为日后的利用服务带来不便。

（三）档案的开发和利用有限。目前，很多高校档案工作的现状仍是“重保管、轻利用”，档案资源的开发利用工作未得到有效开展。一些医学院校档案馆对档案的开发利用主要体现在编研方面，但编研成果主要集中于党群、行政、教学、科研档案方面，成果如学校大事记、组织机构沿革、文件汇编等，鲜有医学档案方面的编研成果。

三、高校档案馆开发医学档案资源的意义

高校档案工作要进一步发展，必须在功能上实现由传统服务向现代公共服务的转化，开发医学档案资源对于档案馆自身建设及学校未来发展具有重要意义。

（一）拓展公共服务的有效途径。新时期，高校档案馆要发挥更大的作用和价值，必须结合社会的公共服务需求，拓宽公共服务领域。随着公众健康意识的逐步增强，医学院校档案机构可凭借自身的馆藏特色优势即医学档案资源，对其进行有效开发、整合、加工和利用，为公众提供医学方面的展览、讲座以及其他的医学信息服务，从而为公众普及医学相关知识，实现对社会公众的医学文化教育，这不仅发挥了医学档案的潜在价值，也拓展了高校公共服务的范围和领域。

（二）提升档案馆服务能力和水平。高校档案馆公共服务意识的转变和主动服务能力的增强，是档案馆公共服务水平得以发展的重要基础。开发医学档案资源，为公众提供医学信息服务，实现了高校档案馆由传统服务向现代公共服务的转化。在这一转化过程中，档案馆不仅要转变服务理念，树立服务面向大众的意识，更要加强档案服务能力建设，提高自身的理论修养和业务能力，理论上要用档案学的前沿思想武装自己，实践上要学习国内外档案部门的优秀经验和先进做法，从而不断提升信息服务能力和水平。

（三）提升档案社会认知度和学校社会知名度。档案馆是高校文化建设的窗口，体现了一个学校的文化“软实力”。通过开发医学档案资源，举办医学专题展览、讲座等档案活动，不仅有利于校园文化建设，还能够扩大高校档案服务的受众范围，让档案文化走出校园，走进公众生活，增强人们对档案的认识和了解，提高档案的社会认知度，同时通过档案宣传也提升了学校的社会知名度。

四、医学院校档案馆开发医学档案资源、拓展公共服务的措施

新时期，医学院校档案馆应探索有效的措施和途径，拓展公共服务功能，挖掘医学档案的潜在价值，更好地为地区的教育发展、医疗卫生事业服务。

（一）建立健全档案管理制度。目前，很多医学院校存在着档案管理制度不健全的问题，对于散布在各部系的医学档案缺乏有效的制约管理机制。对此，学校应根据《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》，结合学校实际情况，制定、完善学校档案管理工作的各项规章制度，制定各部系医学档案管理规章制度，从制度上规范医学档案管理工作，确定各部门档案管理人员的职责范围。通过相关制度的贯彻执行，规范档案工作行为，使档案管理工作步入制度化轨道，保证医学档案归档材料的齐全完整、科学系统的分类，为发挥医学档案的服务功能提供基础保障。

（二）提高档案工作人员的服务意识和能力。档案工作人员素质状况直接决定了其对外公共服务的水平和查阅者的切身感受。为发挥医学档案在公共服务中的积极作用，档案工作人员必须提升服务意识，树立起为公众服务的公共理念，意识到档案只有服务大众和走向社会，才能发挥高校档案的文化教育功能，才能实现医学档案的潜在价值。同时，档案资源多元化和档案服务大众化迫切需要更多的复合型人才。档案工作人员应不断提升服务能力，具备既懂档案又懂医学、既通晓业务又会运用新技术的能力和素质。

（三）开发医学档案资源、拓展公共服务的具体途径。一是医学档案展览。目前，高校档案展览主题多以校史为主，参观人员多为本校师生以及相关单位的来访人员，参观人员有限。为拓展服务范围，医学院校档案馆可依托特有的医学档案资源举办医学相关的主题展览，将现有的医学档案资源按学科进行分类，如临床医学、预防医学、营养与食品卫生、医学检验、护理学等，再将每一学科的档案资料进行系统归纳与整理。在展览的主题选择方面，可选取公众感兴趣且与公众健康、生活密切相关的主题，如“食品营养”“婴儿护理”“老年护理”“常见疾病预防”等。同时，为便于公众生动直观地了解展览内容，展览在形式上应图文并茂，必要时配备相应的音频、视频资料。此外，展览的地点不能局限于校内，可将展览深入到社会上的其他单位、社区、商场等人流量较大的场所。二是医学档案推广活动。档案推广指档案管理机构向社会大众，尤其是档案使用者宣传档案馆的服务地点、服务计划和服务精神，积极主动地为档案读者提供的一种服务。为发挥医学档案的公共服务功能，医学院校档案馆可结合馆藏地现有条件，与校内其他部门合作，根据公众的兴趣和要求，开展不同类型的推广活动。例如，针对少年儿童，编撰趣味性的医学科普档案读物，开发游戏让孩子们在游玩中学到医学知识，展览中招募志愿者讲解员等，通过寓教于乐的方式让孩子们了解医学及档案的相关知识；针对普通大众，可举办健康系列讲座、家庭医疗档案建立培训班等。同时，可通过校园网络媒体、宣传手册等多种途径广泛宣传和普及医学档案信息，在提高公众的档案意识的同时，也传播了医学档案文化。三是医学档案信息化及共享平台的建设。随着信息技术的迅猛发展，数字档案建设已成为档案工作的必然趋势。为实现社会各界对医学档案的广泛利用，医学档案管理的信息化建设势在必行。医学院校档案馆应以网站为基础，加快医学档案信息资源数字化建设，实现电子文献的实时管理与利用，保证信息的自由获取。同时，建立数字化视频档案数据库，进行医疗健康知识的网络宣传。此外，为实现优势互补，各医学院校档案馆应建立医学档案信息共享平台，实现医学档案信息的共享共建，从而真正推动医学档案的广泛应用。

总之，做好医学档案的开发与利用工作，不仅可以提升医学院校档案工作服务社会的能力，也为地区的医疗卫生事业做出了贡献。新时期，医学院校档案馆应转变工作方式、思维方式和行为方式，充分认识到医学院校管理体制下档案的新特点，不断探索医学院校档案管理的新模式，将高校档案管理工作推向一个新的层面。

（本文为2015年辽宁省档案科技项目《医学院校档案馆拓展公共服务功能的研究》阶段性研究成果，课题号:L-2015-R-8）。

参考文献：

[1]刘招兰.新时期背景下高校档案馆公共服务发展与传承方向，兰台世界，2014（8）.

[2]林巧敏.档案周与推广活动[N]，2006年海峡两岸暨微缩学术交流会论文集，2009（39）.