提升国土管理行业档案管理效率的方法

文/吉林省安图县国土资源管理局　王培霞

提升国土管理行业档案管理效率的方法

文/吉林省安图县国土资源管理局王培霞

【摘要】国土管理行业的档案管理是档案管理工作中的重中之重，是国家宝贵的财富。做好国土档案管理工作是维护国土安全的需要，也是历史发展的必然要求。本文从目前国土管理行业档案管理中出现的问题出发，探讨了提高国土行业档案管理效率的方法。

【关键词】国土管理；档案管理；问题；效率

国土管理行业的档案管理指的就是对在土地规划、开发和利用，在地籍管理、土地测绘的过程中形成的文字、图片等资料的有效性管理。国土管理行业的档案管理对提高国土的利用效率，对维护国土安全，对查证历史资料具有重要的意义。我国国土管理行业的档案管理历经多年，但是仍然存在一定的问题，这些问题的解决对提高国土管理行业档案管理效率具有重要的意义。

一、国土管理行业档案管理的问题

我国国土管理行业的档案管理发展历史很长，形成了一套完整的国土档案管理系统，但是随着计算机和互联网技术的发展，传统的档案管理模式难以满足档案利用的现状，所以在国土档案管理中产生了一些问题，这些问题主要表现在以下几个方面。

（一）档案管理体制不完善，存在安全隐患。国土管理行业档案管理体制不完善主要表现在以下几个方面：第一，在日常的工作中，档案管理人员制定绩效考核的标准是完成领导布置的任务，所以在实际的工作过程中，往往出现分工不明、责任模糊的现状，导致一些珍贵的国土档案没有及时地得到归档保存处理，导致一些资料遗失，造成不可预估的损失。第二，档案管理的基础设施落后。部分国土档案仍然使用木质的档案柜对档案进行保存，在保存的过程中，因为库房潮湿、长期无人打扫等原因，导致其中的国土档案资料经常出现霉损、虫蛀、字迹模糊等问题；或者因为库房过于干燥，木质柜很容易引发火灾，给档案的保存和利用带来不良影响。

（二）档案管理的信息化程度比较低。随着计算机技术和网络技术的发展，在档案管理中，数字化和信息化是必然趋势。目前，在很多国土档案管理中仍然采用传统的档案管理模式，导致国土档案管理的效率比较低。出现这种情况的原因有两点，第一，信息化意识比较低，在国土档案管理中缺乏改革创新的动力；第二，人员构成不合理。在国土档案管理的人员构成中以年龄比较长的人员为主，并且人员的流动性比较大，专业性不强，导致档案管理模式迟迟得不到更新。

（三）档案的利用程度低。目前，在国土档案的管理中，存在着“重管理”“轻利用”的现状。一方面，国土档案管理的内容非常多，很多档案得不到及时的整理和归纳，导致档案的实际效用得不到发挥；另一方面，档案管理人员对各个部门的档案需求不明确，通常只是“问什么就查什么”，主动服务的意识不强，导致档案的利用程度比较低。

二、提高国土管理行业档案管理的方法

（一）建立规范的档案管理制度。第一，提高国土档案管理工作人员的技能，通过开展专家讲座、短期培训、内部交流等工作，提升档案管理人员的技能，强化工作人员收集档案、档案立卷、档案整理、档案装订、档案上架等各个环节的实际应用能力，保证档案管理工作的有序性、提高档案管理的效率。第二，实行岗位责任制。在档案管理的过程中，明确每个工作人员的责任，划分责任，将档案管理的范围、内容进行明确的规定和划分，并且制定相应的制度，保证档案管理人员的行为有规可循，防止出现档案丢失的现象，提高档案管理的效率。第三，实行激励机制。激励机制是和岗位责任制相依存的。要提高国土档案管理的效率，就要打破平均分配的现状，在岗位责任制的基础上实行激励机制，建立合理地奖惩制度。促使档案管理人员提高工作积极性，主动地学习，主动的提升自己的工作能力，从而促使档案管理效率的提高。第四，完善档案储存的基础设施建设。在档案管理室中要合理的设置防火、防水设施，要对工作人员开展消防教育，及时地对损害的柜子进行更换，对储藏室进行打扫，保证储藏工作的安全性。

（二）提高档案管理的信息化程度。在计算机和互联网发展的时代，提高档案管理的信息化程度是提高国土管理行业档案管理效率的必然要求。提高档案管理的信息化程度要从以下几个方面来进行。第一，完善档案管理工作的人员构成。在档案管理队伍中，要引进和培养档案管理的信息化人才，使其掌握熟练地计算机档案管理的技能，并且通过点到面的传播，建立档案管理的信息化系统，从而提高档案管理的信息化程度，提高档案管理的效率。第二，推进信息化档案管理模式。要及时地将纸质的档案资料录入计算机档案管理系统，优化档案管理的信息化模式，然后通过政府的推动使其得到大范围的应用和推广。同时通过信息化管理完善国土档案在线查询功能，提高国土档案资源的利用效率。

三、结语

在信息化的背景下，国土管理行业的档案管理存在着管理体制不完善、信息化程度低、利用率低等问题，这些问题的解决，国土管理行业档案管理效率的提高需要从完善档案管理体制、提高档案管理的信息化程度、提高档案的利用率等方面来实现。

参考文献：

[1]陈会改.基层国土所档案管理存在问题与思考[J].档案与建设,2013, (8):73-74.

[2]许传玲.创优国土档案管理提升服务保障水平[J].民营科技, 2014, (10):120.