浅析企业档案资源建设

文/常德市经济建设投资集团有限公司　刘瑛

浅析企业档案资源建设

文/常德市经济建设投资集团有限公司刘瑛

【摘要】企业档案资源建设是国家档案资源建设的重要组成部分。加强企业档案资源建设，不仅是保证企业可持续发展的前提条件，而且对于增进企业内部管理，提升企业文化形象，具有重要的现实意义。文章结合企业工作实际，从企业档案管理的视角，就如何加强和完善新时期档案资源体系建设提出了一管之见。

【关键词】企业档案；资源建设；企业管理

企业档案资源是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，保存备查的各种文献载体形式的全部活动的真实记录，是国家档案资源不可或缺的一部分。它生动、鲜活、权威地记载了企业的成长发展历程，是企业的一项根本性、基础性管理工作。当前，企业档案资源建设的发展存在不平衡、不科学的现实问题，亟待引起高度重视并加以解决。为此，企业应从企业档案管理等方面入手，在企业档案资源建设上做好文章。

一、企业档案资源建设的基本内容

企业档案资源的内涵十分丰富，涵盖了党群工作、行政管理、经营管理、设备仪器管理、基本建设、科研开发、资本运营、人事管理等多个方面。与此相对应，就应有文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等各个门类。从档案形成来看，不仅有纸质的文书图表类，还有声像、实物、电子等特殊载体类档案。企业必须将各个发展时期、各个运营流程中产生的文件材料，根据国家档案局10号令的要求集中收集、规范整理、统一保管，提供及时有效的服务，让企业档案资源发挥更为突出的作用。同时要强化认识，创造条件，立足于企业文化建设、完善企业管理、企业可持续发展的高度，开展档案资源整合，逐步建立起门类齐全、内容丰富、突出企业特色的档案资源体系，强化档案工作规范化管理。应该具体突出以下三个方面的工作。

（一）收集各类原始记录。原始记录不仅能够实时地提供丰富、客观的细节信息，还是准确印证相关活动、反映其规律的可靠凭证，具有原始性、真实性、凭证性等特点。如果平时没有做好企业各类原始记录的积累，或者收集不全面、不完整、不及时，那就根本谈不上如何做好档案资源建设和档案管理工作了。譬如相关原始记录能及时收集归档，就能提供详细、准确的反倾销证据，确保现代企业在市场竞争中的合法权益。因此，企业必须重视原始记录的全面、完整收集，以真实反映历史、突出企业特色、丰富室藏档案资源，以确保在关键时刻让其发挥关键性、决定性的作用，确保企业在改革、发展、稳定等步伐中走得更坚实。

（二）加强档案信息化工作。档案作为不可再生的信息资源、文化资源，蕴藏着企业先进的文化和先进的生产力，是不断提升企业实力的有力保障。企业档案资源除具有存史的功能外，还具备参考和凭证、信息交流利用、文化休闲、展览教育、营造法制诚信社会等重要功能。应该充分运用信息化、网络化的优势和手段，综合集成，充分整合信息资源，为产品升级、技术创新、优质服务等企业发展提供有效的支撑作用。档案信息资源也是企业的一项基础信息资源，企业要想长远的发展就必须要对档案信息资源重视起来，积极地对档案信息资源进行科学合理的开发利用。在当今快速的信息化时代下，办公自动化等系统正逐步实施。企业档案信息资源管理主要是电子文件的管理，要想企业基础信息资源能够完整、规范、安全地归入企业信息资源宝库我们需要规范好电子文件归档管理这一主要工作使得档案管理工作发挥出应有的社会经济效益。

（三）做好合同文件的收集和保存。合同是市场经济基本的法律凭证，是鉴证企业信用等功能，成为市场经济活动中经常需要查阅的原始凭证。现代企业应该从长计议，把合同文件纳入归档范围。拿笔者所在的集团公司来说，要进一步建立健全项目档案的工作制度，完善档案资源建设。包括项目建设档案管理工作应与项目建设同步进行。在项目竣工后的文件材料的清理、归档工作，应该依据勘察设计单位、施工单位、监理单位为顺序规范整理好相关文件，并好保存两份在检查档案完整无误后将其中一份移交给建设单位。当档案部门对竣工后的项目档案登记并且验收合格后才能进行竣工验收。随着经济快速发展，我市重点建设项目不断增加，特别建议要对可行性研究报告、项目立项、合同（协议）、立项文件等文件材料加强收集和保存。

二、推进工作讲求科学、规范、标准

要运用科学、规范、标准的管理方法，积极探索档案资源建设的最佳方式和有效途径。企业要针对自身的实际情况及需求，在分析企业档案资源建设问题的基础上，归纳、分析企业档案资源建设的重点、特点、难点，并提出加强档案资源建设的有效措施。要用科学、规范、标准统一规范档案资源管理的各个流程，特别要学习贯彻国家档案局10号令，规范制定本企业的《文件材料归档范围和管理类档案保管期限表》。此外，随着科学技术的不断进步，自动化办公等先进的管理系统应运而生，要用档案管理的理念来规范，切实根据档案部门关于数字化的统一要求，正确使用合适的档案软件、数字化处理设备等。

（一）统一做好档案的收集、整理、保管。收集工作是做好档案业务工作的基础，要充分重视各类文件材料的收集。而加强档案资源收集就必须按照国家档案局10号令的要求，调整本企业文件材料归档范围。收集工作的关键不仅在于管理、经营、生产、基建等方面，而且必须收集各职能科室、部门在各项具体业务工作中，各个环节产生的文件材料，不能因为部门利益而不纳入归档范畴。每个部门都应明确一名兼职资料员，负责此项工作。在整理工作中，要注意不同门类的档案有各自的归档整理要求。管理类（文书）档案整理依据《归档文件整理规则》和国家档案局10号令关于企业档案划分保管期限的规定；会计档案整理依据《会计档案管理办法》；照片档案整理依据《照片档案管理规范》。有的业务档案还须按照上级行业主管部门和档案部门联合印发的档案管理办法进行规范整理。集中统一保管是做好企业档案资源建设的必然要求。企业必须把有保存价值的档案都收集齐全后实行档案的集中统一管理，使其真正反映本企业整个历史面貌、发展历程等，才能保证档案资源建设各项工作的顺利开展。

（二）主动参与记录等前期工作。主要指企业档案员要主动参与记录等档案资源建设前期工作，做好前端控制。要制定工作计划，明确主动记录的内容,积极参与到主动记录工作中。譬如可突出当地、当时和本企业的特点，开展拍摄和记录反映企业生产、经营、生活等场景；可灵活选择方式，以展览、画册、专题片等形式将主动记录的成果进行展示，并且规范建档。拿笔者本人来说，应多围绕城市中心工作，社会发展和城乡发展变迁等，进行实地拍摄形成档案资源。

（三）对档案资源实行有效整合。收集归档后，要通过多种途径、方式，对企业档案资源实施有效的整合，充分发挥其综合优势，实现档案资源的广泛共享。一方面，要分门别类地对室藏档案资源进行清查和统计，澄清底子，为将来档案员工作交接、向国家综合档案馆移交等做好准备；另一方面，要对档案资源进行优化配置和加工处理。通过科学整合档案资源，可以实现档案资源科学有序的管理，便于保管和利用。例如可以借鉴现有的档案资源，选准角度，去粗取精，编辑发行关于企业发展历程的书刊或光碟，可起到记载历史、传承文化、借鉴育人等作用。此外，室藏重要的档案需要数字化加工，进行双套制保存，其中珍贵的档案还需要仿真或复制处理，便于日常利用。

三、完善企业档案管理机制

档案管理机制是企业档案资源体系建设的组织保证。只有建立有效的档案管理机制，实现档案管理工作的制度化、规范化、科学化，才能使档案管理更有效地为公司管理工作服务。要注重各个流程环节的管理，做到以制度促规范，以制度促发展。要根据相关法律法规结合公司的实际情况建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况以促进公司的可持续健康发展。

（一）增强档案意识。要加强企业档案资源建设，一般情况下主要通过法制教育活动来提高决策层和广大员工的档案意识和法制意识，这样可以增强他们对档案资源建设工作的信心，企业领导及员工应充分认识到加强档案资源建设工作的紧迫性和重要性，高度重视档案资源建设工作，强化档案意识，树立“内强素质、外树形象、依法管理、争创一流”的先进理念，做好档案资源建设管理，为企业档案工作的开展创造良好的环境，逐步提高档案资源建设的新水平。

（二）完善规章制度。要完善档案管理各项规章制度，突出档案资源建设工作，使档案工作与其他工作同研究、同部署、同检查、同总结。例如将企业文件资料的形成、积累、整理、归档列入生产、科研、基建、经营等各项工作计划和管理内容中，结合本企业的实际情况出发，有目的进行政策的落实，意见的发表，有针对性的列出工作重点。同时，不仅应贯彻落实档案部门的相关归定，做好各类档案的管理要求，还应当把档案工作引入到企业的发展中来，明确企业的发展规划、年度考核和年度计划，有责任有任务的进行分配，使档案资源建设真正落到实处。要确定档案资源建设的总体目标和长远规划，制定实施方案和步骤，形成资源建设的立体管理网络。

（三）创新档案资源建设工作思路。企业档案管理部门在做好档案资源建设工作的同时，还应做好档案资源建设领域的拓展工作及寻找新的方式方法，从整体全局出发促进档案工作的规范化管理，并给档案资源建设创造新的动力、投入新的活力。如笔者所在的集团公司在市重点项目建设开发中，开创了“以我为主、条块结合、以块为主、统一领导、分级管理”的项目工程档案管理工作体制，使档案工作真正渗透到项目工程建设的各个环节，形成了统一领导、统一制度、全程监控、便于服务的格局，确保工程档案的完整、准确、系统、规范，有效地服务了我市经济社会的发展大局。

参考文献：

[1]贺真.论现代企业档案资源建设依据与策略[J].档案学研究,2009(1).

[2]陈姝.国家档案资源建设的途径、问题与策略[J].北京档案,2011(6).