新时期如何做好大型水电企业科技档案的保密工作

文/天生桥一级水电厂　黄大忠

新时期如何做好大型水电企业科技档案的保密工作

文/天生桥一级水电厂黄大忠

【摘要】大型水电企业的科技档案产生于其基础建设的全过程，是企业的宝贵财富和核心秘密,是企业生产经营工作的重要参考,其蕴藏着潜在的价值,关系到企业安全生产与未来发展的成败。因此，做好大型水电企业科技档案的保密工作具有重大的现实意义。

【关键词】水电企业；科技档案；保密工作

科技档案是指在生产、科研活动中形成的、具有保存和利用价值的各种载体的文件材料。作为国家“八五”时期重点建设的水电行业的大型企业，天生桥一级水电厂（以下简称“我厂”）的科技档案产生于电站建设的全过程，主要包括项目提出、可行性研究、工程设计、招投标、施工、竣工验收,以及试运行等过程中形成的不同形式与载体的各种记录，是企业档案的基础，是企业的核心秘密及重要参考,其蕴藏着无限的价值,关系到企业的生存。

一、建章立制，依法制档，确保科技档案管理制度化

2014年，党的十八届四中全会审议通过了《中共中央关于全面推进依法制国若干重大问题的决定》，在全面推进依法制国的大环境下，企业档案部门应明确目标、把握形势，使档案工作服务依法制国建设的同时，还要全面推进依法制档建设。《档案法》是调整档案管理关系的基本法律，它将档案工作的重要性提高到国家为之立法的高度，是管理档案事业的法律依据。水电企业要根据国家《档案法》《保密法》等有关法律，制定本企业相关的档案管理制度，如：档案保管制度、保密制度、查借阅制度等，对科技档案资料的收集、立卷、利用和安全保密等方面作出严格规定。在日常档案工作中，严格按照规章制度办事，认真履行查询、借阅、复制等各项审批手续。一是完善科技档案查询、借阅及复制手续，借阅、复制单要有主管领导签字，以防止有关人员利用工作之便在未经领导审批的情况下私自查阅。二是借阅的科技档案须在规定的期限内归还。在收回档案时要认真核对，检查是否有漏页、撕裂、涂改等不符合规定的情况，如发现情况及时向领导反映并按有关规定进行处理。三是搞好科技档案涉密文件的清查鉴定工作，严格划清密与非密的界限,区分保管期限与保密期限，依法进行升降密及解密工作，严格确定档案开放、利用的范围,为搞好规范化的涉密档案建设奠定基础。

二、硬件设施的配置和管理是做好科技档案保密工作的物质基础

大型水电企业综合档案室要有三种用房，即档案室、阅览室、办公室，并且三室分开。一是档案室必须符合档案管理要求，做到防火、防水、防盗、防虫、防鼠、防尘、防霉、防高温高湿、防强光、防有害气体等“十防”措施；且档案库房不设在底层和顶层。二是档案室应配置档案密集柜、防磁柜、密级文件柜、除湿机、空调、火灾报警器等设备,以及监控设备、红外线报警设备等。这些现代化的先进设施设备为做好档案的保管和保密工作打下了良好的物质基础。三是制定严密的档案库房管理制度，在日常工作中，档案室应指定专人负责管理,无关人员一律禁止入内；对涉密档案应放在密级文件柜中集中保管，确保档案实体的安全、保密；每天还要做好档案室温湿度、电器线路、消防设施等巡视检查并做好记录，确保档案室符合档案实体保存的条件。

三、上级部门的检查监督和企业内部的自查自改是必不可少的监管手段

法律、法规及企业规章制度制定得再完善，如果不执行或者执行不彻底也只是空话而已，关键是执行力度。然而，人不免有惰性和私心，光靠自觉难以达到应有的效果，需要有一整套的监管及检查制度来督促执行。行之有效的方法就是企业上级有关部门的检查监督和企业内部的自查自改工作。一是企业的上级主管部门定期到基层企业开展档案现场评估检查工作，通过对企业档案工作组织、档案工作制度、档案业务工作等几方面工作的检查监督，给企业档案管理水平评优，评比的结果与企业先进挂钩，这才引起企业高层及全员的重视，促进企业档案管理水平的整体提高。二是企业内部也应定期进行内部档案管理自查工作，从完善档案管理制度入手，对档案的收集、整理、归档、保管及开发利用等作业环节进行检查，检查结果纳入档案工作人员个人各项考核，这样，有利于提高档案人员的工作积极性，保证了档案业务工作的顺利开展，确保科技档案保密工作的持续性。

四、加强档案队伍建设是搞好科技档案保密工作的活力之源

建设一支思想素质强、业务水平精、纪律考核严、行事作风好的档案管理队伍是保证档案工作顺利开展的活力之源。大型水电站的水工建筑物等保密工作更是水电企业科技档案保密工作的重中之重，因此，加强大型水电企业的档案队伍建设刻不容缓。首先要加强思想政治方面的学习。要把档案工作提高到政治层面上来，要有高度的社会责任感和强烈的爱国心。尤其是科技档案牵涉到的工程设计、技术专利、知识产权等一些涉密内容的管理，更是要求档案管理人员具有良好的政治觉悟和道德素养，保证涉密科技档案的安全。其次是从业人员还要加强自身的修养问题，谨慎自己的言行，牵涉到保密信息不得泄露，自觉遵守各项保密工作纪律。最后还要不断提高自身的档案管理业务水平，只有业务精湛了，水平提高了，才能更好地识别和防范泄密的发生。

五、正确处理科技档案利用和保密工作的关系

随着社会的进步，档案资源的巨大社会价值日益为公众所认知，体现了档案保密管理与利用工作的重要性。档案是一种重要的社会信息资源，既要重视其载体的保管保护，更要重视其所含信息的开发利用，以实现信息资源共享，科技档案更是如此。首先，要正确对待档案的秘密性。如果对涉密档案无视其秘密性，无限扩大开放利用范围，是严重违反保密管理规定的。因此，在开放档案利用的同时，应当做好相应的保密工作。其次，在严格遵守保密工作的同时，切实要挖掘档案利用效率，以为企业高层决策服务、为基层服务为档案工作宗旨，更好地开展档案的利用工作。一方面，密级档案应该保密，但保密的目的也是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。另一方面，档案的开发利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家、企业的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。

六、防范信息化对档案保密工作带来的冲击

高速发展的信息化建设在各个领域的渗透，在为档案工作带来了极大便利的同时，也带来了新的保密问题，诸如电子文件中的数据丢失、病毒侵害、载体霉变、人为破坏等。因此，防范信息化冲击档案保密工作以及加强电子文件的安全防护问题也应该引起了足够的重视。一是企业档案部门业务用电脑只连接企业内部局域网，减少受病毒损坏和黑客浸入的可能性。二是密级档案的归档、利用应以纸质档案的为主，减少数字化带来泄密可能性。三是涉密计算机与局域网实行物理隔离，以有效地阻止档案遭受损坏。四是档案业务用电脑安装防火墙及防毒软件，禁止带病毒的移动硬盘等在电脑上使用，还有涉密笔记本电脑禁止在办公室以外的地方使用等等。随着时代的发展，应对信息化带来的一系列的档案安全保密防范问题将是一项长期的课题。

七、结束语

胡锦涛同志曾指出：“档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面”。新时期党和国家将档案工作提高到了一个前所未有的高度，作为一名大型水电企业的档案工作者，除了要用科学发展观的眼光看待档案工作外，更要与时俱进，依法制档，力争做好本企业科技档案的保密工作，为企业的生产经营提供优质服务。