高校特征下干部人事档案管理模式的利与弊

文/集美大学档案馆　林素云

高校特征下干部人事档案管理模式的利与弊

文/集美大学档案馆林素云

【摘要】本文就高校管理体制改革后将干部人事档案纳入档案馆管理的模式对干部人事档案工作产生的优、劣势进行分析，并寻求规避弱势，争取优势互补、资源整合，取得共赢。

【关键词】管理模式；优劣势分析思路；干部人事

随着高等教育的变革与发展，高校管理体制不断地进行调整与改革，按照职能相近、业务范围趋同的事项相对集中，由一个部门统一管理的“大部制”的改革思路，原本属于人事处管辖下的干部人事档案室合并到档案馆的现象、或者高校中的综合档案与干部人事档案合并组建档案馆的现象应运而生，实施集中统一管理模式，以期实现人员整合、资源共享、优势互补。然而高校作为一个特定的社会组织，其运作具有特定的内容和特征，因此，干部人事档案合并到综合档案部门后，必然展现出合并管理的优点和弊端，因此本文试着就基于高校档案特征的干部人事档案管理的优势与劣势做一分析，寻求规避弱势，争取共赢。

一、新形势下合并干部人事档案管理工作的优点分析

（一）集中管理、资源共享、节约成本。人事档案由人事部门管理的话，人事档案工作只是人事部门一小部分职能，人事档案成了“说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”无足轻重的部分。因而工作无规划计划、没有独立编制、没有专用的库房、缺乏必要的设备设施等。集中到档案馆管理后，统一领导、人事档案工作纳入学校档案工作整体发展规划、机构设置明确、人员编制得到落实、档案库房规范化、配套设备齐全，运行经费每年有预算安排，得以保证。

（二）制度健全、管理规范、人员专业。人事档案由人事部门管理的话，往往人员是兼职的，管理人员难于专心档案工作，会造成人员不专业、管理不规范、档案材料归档不及时、案卷整理分类不标准、借查阅手续不健全，服务手段落后、缺乏服务意识。交由档案馆集中管理后，建立岗位责任制，各项管理规章制度得以建立健全、专人管理、专业业务能力强、时间精力投入更有保证，档案整理、管理更为规范有序、服务于学校和教职工个人的能力和水平进一步提高。服务快捷方便，得到教职工的好评。

二、高校特征下的合并管理干部人事档案工作的困难和不足

（一）多头管理造成高校干部人事档案工作的尴尬。根据《干部档案工作条例》第二章第六条中规定：干部档案被纳入综合档案室管理的单位，其干部档案要固定专人管理，业务工作要接受本单位组织人事部门的领导和上级有关业务部门的检查指导。可见，合并模式下高校干部人事档案工作处于双重管理状态，一重是学校组织人事部门及上级组织人事部门，他们直接领导和评价干部人事档案工作质量，但在档案技术和管理上并不做具体指导；另一重是学校档案管理部门及其提供专业技术指导和监督的上级档案行政部门，但它并不直接领导高校干部人事档案工作，没有完全领导权和指挥权。干部人事档案工作处于两者的“夹缝”中生存和发展，这必然使高校干部人事档案工作遭遇两难的境地，多头管理、责权不清在实际工作中最终导致多头或无人领导与指导现象。

（二）高校弱化档案馆行政管理职能，导致监督指导的缺位。

在大部分高校，档案工作和档案部门基本处于边缘地带，学校对档案机构的定位往往是教辅或其他机构，行政级别低下甚至无行政级别，弱化高校档案机构的行政管理职能，导致档案部门丧失行政管理权，造成指导和监督职能的缺位，直接影响干部人事档案的规范化管理。

1.干部档案审核中依法治档的困境，行政执法主体不够明确，影响了依法实施档案行政执法的合法性和有效性。如干部人事档案室在干部档案审核工作中，即使发现了违法问题，其本身根本不具备处理违法行为的能力，独立执法缺失。

2.监督机制的不到位导致档案信息不齐全、不准确。

（三）档案形成部门与管理部门的分离，导致档案交接或移交不及时，直接影响干部人事档案的归档质量。人事档案信息动态性强，需要时时形成，时时更新，档案馆不是人事档案直接形成部门，在信息来源上受制于各形成部门，比较多的是组织人事部门。比如每年新入职或调进人员多少人或辞离职人员名单，或者奖励处分等等，作为档案馆，这方面信息完全不通畅、完全滞后，如果人事档案形成部门没有主动积极及时归档，就无法保证个人人事档案数据的全面、准确，直接影响到档案材料收集的完整性、准确性、及时性。收集到的材料很难保证质量，难以达到干部档案目标管理要求。

三、高校特征下合并干部人事档案管理的新思路

党的十八大以来，习近平总书记反复强调，党要管党首先要管好干部，从严治党关键是从严治吏，要用最坚决的态度、最果断的措施刷新吏治。这些，都为做好干部工作指明了方向，也对改进干部人事档案工作提出了更高要求。基于高校特征下的干部人事档案管理如何更好地发挥优势、改进、整合劣势，实现共赢，可从以下几方面入手。

（一）理顺管理归口，分清责任。干部人事档案工作是干部人事工作的重要内容，是公道正派选人用人的重要基础，干部人事档案的根本宗旨是为组织人事部门的干部人事工作服务，组织人事部门也是干部人事档案利用最多的部门，同时也是掌握并通晓人事档案政策的部门。因此干部人事档案工作需要组织人事部门的领导、支持与指导，没有组织人事部门的领导、支持与指导，档案馆也难以做好干部人事档案管理工作，干部人事档案管理与干部人事工作、组织人事部门与档案馆之间的关系是密切相关，相辅相成。鉴于此，建议明确规定组织人事部门是干部档案工作的领导与指导部门，负责干部人事档案工作的领导与指导、监督检查工作。

（二）赋予高校档案机构的行政管理权。高等学校档案工作的特点决定了高等学校档案馆性质、地位和职能。档案馆作为学校内部机构．它的主要职能有两个：一是行政管理职能，作为学校档案工作的职能管理部门，要履行对学校档案工作的行政管理、业务监督指导等职责，统一规划全校档案工作．建立健全规章制度；二是保管利用档案职能，是永久存放和提供利用本校档案的科学文化事业机构。档案法中也明确规定高校档案机构既有履行档案保管、利用和对所属机构的档案工作实行监督和指导的行政管理的双重职能的权利，高校应给档案机构合理定位，赋予档案的权威性，有利于人事档案材料的收集工作与档案审核鉴别。

（三）强化档案意识，提升干部人事档案质量。干部人事档案记载了干部的基本信息，是考察了解干部的重要依据。只有借助干部人事档案，才能全面地了解干部、客观准确地评价干部，为选准用好干部奠定基础。干部人事档案是干部队伍建设的基础性工作和重要环节，因而强化档案意识、规范干部人事档案工作是提升干部人事档案质量的首要环节。首先，多与领导沟通交流，强化单位领导的档案意识，争取领导的理解与支持，将档案工作列入高校整体发展规划，增加对档案馆（室）建设的投入，建立高校档案基础设施建设基金，加快改造或新建、扩建档案库房；规范办公、整档、阅档场所；添置各种档案安全专用设施与设备；切实改善档案保管和利用条件，提高档案馆的安全保障能力。其次，充分运用各种宣传媒介加大档案法规法律的宣传力度，增强档案人员依法建档的法制意识；通过网络加强对档案宣传，提高师生员工乃至于社会各界对档案重要性的认知，让单位教职工认识到档案对全局工作和自身工作的重要性，使每个人都能成为档案资源的创造者和利用者，大大增强了干部人事档案工作中的主动性。为依法建档、管档奠定好基础。最后，人事档案工作人员要根据相《干部档案工作条例》等相关法规制度及单位实际情况，制定本单位干部人事档案管理制度，做到档案工作有章可循，有规可依。严格人事档案收集移交程序，严格归档具体时限等，从制度的角度，规范干部人事档案各方面的工作，借此提升人事档案归档的质量。

（四）建立人事档案材料形成部门收集归档联系网络，加强横向联系与沟通。干部人事档案在管理过程中需要对干部各个时期及不同方面的材料进行收集、整理、保管，因而人事档案最重要的环节就是收集材料，材料来源是多渠道，牵涉到多部门，为保证档案材料收集的及时性和全面性，就必须建立一个健全的材料收集网络和收集渠道。需要档案人员经常性地与这些部门保持联系，及时沟通协调，第一时间掌握人员信息动态，采取“重点收集与普通收集相结合”“集中收集与经常性收集相结合”“上门收集”等多元形式，及时追补新的资料，并对归档材料提出要求，这样才可以及时收集到符合要求的材料，力争档案材料能够反映出最新、最全的个人档案信息，确保人事档案工作的顺利进行，提高人事档案的可利用性。

（五）加强对档案干部队伍的建设。做好干部人事档案工作，离不开好的档案工作者。随着高校的快速发展，信息时代的到来，对干部人事档案工作提出了更多更高的要求，在干部人事档案管理中，既要做到政治强、业务精、标准严、工作细、作风实，切实履行好岗位责任；又要具有广阔的视野和开放的思维，要能有适时把握社会不断发展和变化的局势，及时调整工作思路，完善工作手段，提高档案管理的信息化水平。这些素质都要求必须对档案管理人员进行经常性的系统培训，提高业务技能，增强政治素养，增强服务意识和法律意识，提高档案管理人员的管理水平和工作能力。

（六）加快干部人事档案数字化进程。加强档案数字化建设，一方面不仅方便档案查询，而且有效保护档案原件，并为防范涂改造假增设“监控器”和“防火墙”，在确保安全、严格保密的前提下，积极推进档案数字化建设，提高管档用档水平。另一方面有利于促进干部信息资源的整合利用，推进干部信息资源的互联互通、共建共享，为干部工作提供更加全面、准确、鲜活的档案信息服务。

参考文献：

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