档案库房管理中现代化技术的应用研究

文/惠州市气象局 曾晓莹 陈春雷

一、企业档案库房管理工作实现现代化的重要性

随着新兴技术在各个领域快速发展与进步，档案管理中也逐渐运用到现代化技术，并逐渐不断推广。随着社会以及科学技术的进步，档案管理迎来了更大的机遇与挑战。企业档案库房现代化建设是要将企业员工与企业各种资料转化为电子文档进行有效地管理与应用,建立完备的档案资料数据库。企业档案库房的现代化管理要利用计算机处理各种档案资料，然后通过计算机网络就可以方便地查阅各种信息资源，促进人们了解新的事物。企业档案库房管理的现代化不但能够提高档案库房管理的安全性能，又能极大程度的节约人力物力。相关部门理应做到与时俱进，不断提升自己的现代化素养，并将现代化技术不断运用到档案管理中去。

二、企业档案库房管理工作现代化建设的途径

（一）规范管理制度。在现代企业制度中，企业档案管理部门是一个非常重要的机构，同时其档案管理活动要在法律法规范围内，因此档案管理工作的现代化建设在一定程度上要在法律法规的允许下进行，从而使企业档案管理工作有章可循、有法可依。而企业也要制定相应的管理制度，同时对工作人员进行不间断的培训与内部约束，而且在制定档案资料的规则制度时，要充分考虑到它的可操作性。

（二）完善监督制度。只有有效的管理力度才能保证档案库房管理现代化技术运用的质量，使档案管理工作顺利进行。同时完善的监督制度可以促进档案库房管理工作人员能够认真工作和发挥他们主观能动性，在实践工作找到更好地实现档案现代化的方式方法，也可以进一步保障档案资料的安全存放。

（三）提升工作人员素质。在新的时期，企业的档案库房管理工作要不断与时俱进，推广现代化技术，这就需要一批高素养的相关工作人员。故想要做好档案管理工作的现代化就必须不断提高工作人员的职业技能。这需要相关人员接触到现代档案库房管理的最新模式，而且现在档案管理现代化建设要以“以人为本”为原则。不断吸引具有专业知识以及外围基础学科专业知识等科学文化知识的人才质。

（四）建设实用的现代化资料库。如今很多企业的档案资料利用网页的方式进行储存，那么企业工作人员就可以随时检索需要的资料，促进信息资料的有效利用。建设一个实用的档案管理现代化网站可以获得很好的经济效益，进而促进档案管理工作的顺利进行。另外企业工作人员可以通过档案库房登录网页界面查询当前档案库房中资料的情况，包括是否在库房中以及何时归还等；而档案库房管理人员可以及时查阅某种资料被何人借走以及当事人借阅记录等，这样通过设置查看权限保护个人隐私等。企业档案库房现代化建设是要将企业员工与企业各种资料转化为电子文档进行有效地管理与应用,建立完备的档案资料数据库，这样有利于档案管理工作的顺利进行，并且相比依靠纸质文档保存资料更有利于进行资料检索，而且节约时间与资金。

（五）档案库房安装温湿度等自动监控设备。企业为每个工作人员办理进入档案库房的证件，同时安装相应的检测设备，这样只有具备证件的工作人员才可以进入，不但可以减轻档案库房管理人员的工作负担，还可以记录相关人员的进入情况。在档案库房里安装摄像头、温度传感器以及湿度传感器等设备，这样设备通过无线网实时传输到值班室的监控屏幕上，这样档案库房管理人员可以随时监控到库房中的情况。同时利用数据处理系统处理各种传感器传输回来的数据，并在数据处理程序中设定相关温度、湿度等预警值，超出预警值就发出信号提醒档案管理人员，这样工作人员就可以随时了解到档案库房中存在的安全隐患，使其能及时采取措施，从而实现档案库房的自动化管理。

（六）加强现代化。企业要实现现代化管理，就应该建设企业的档案库房管理的现代化。在档案库房管理工作中运用现代化技术，不但能够提高档案库房管理的安全性能，又能极大程度的节约人力物力。因此，相关工作人员应不断将现代化技术运用到档案库房管理工作中去，做到与时俱进，不断引进新技术。不再依靠纸质文档保存资料，这样企业大量的档案资料就可以随时通过计算机检索出来，而且节约时间与资金。

（七）合理推进现代化进程。在新的历史发展阶段，企业档案库房管理现代化建设要与自身的经济发展目标相适应,要按照实际情况规划企业档案库房管理的现代化，而不能盲目跟风。在进行企业的档案库房管理现代化的建设之前，必须要深入地进行科学规划，有条理的推进。规划要充分结合企业实际情况，制定档案库房管理现代化的近期目标与长远规划，注重档案管理工作现代化的实用性与灵活性，这样才能使档案管理现代化得到顺利推进，使档案库房管理工作得到可持续的发展。

三、总结

随着新兴技术在各个领域快速发展与进步，档案管理中也逐渐运用到现代化技术，并逐渐不断推广。企业档案库房现代化建设是要将企业员工与企业各种资料转化为电子文档进行有效地管理与应用,建立完备的档案资料数据库。目前，企业档案库房管理的现代化是发展的趋势,很多企业在档案管理现代化的建设工作中取得了很大的成绩。

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