浅谈企业电子文件统一管理模式的可行性与利弊分析

文/中国石油集团长城钻探工程有限公司　杨晓峰

浅谈企业电子文件统一管理模式的可行性与利弊分析

文/中国石油集团长城钻探工程有限公司杨晓峰

【摘要】随着科技的发展和计算机的应用，企业的电子文件管理问题日益凸显。如何做好企业的电子文件统一管理工作，是电子文件管理人员要思考的问题。在分析电子文件管理可行性和利弊后得知，应通过技术管理来不断提高企业电子文件管理的水平。

【关键词】电子文件；统一管理；电子管理模式；管理优势；弊端

一、企业电子文件管理概述

电子文件作为企业重要的信息资源，对企业的信息化发展建设具有重要的作用。因此，企业电子文件的管理需要加强，以保障企业档案信息的完整性、安全性，提高企业电子文件的管理水平。然而，目前的电子文件管理制度不够完善，管理技术相对落后，企业的电子文件管理水平还处于相对较低的阶段。所以，加强电子文件的管理工作成为了必然。

二、企业电子文件统一管理模式

(一)企业电子文件统一管理注意事项。当今社会，计算机的普遍应用，给企业的电子文件管理提出了新的课题和挑战。要做好电子文件的统一科学管理，应做好以下几点工作。

1.增强管理意识。电子文件作为企业重要的信息资源，对企业的信息化发展建设具有重要的作用，因此应增强企业电子文档统一管理的意识。

2.加强制度建设。有详细的规章制度才能规划科学的管理方式，建立科学的企业电子文件管理制度是非常重要的。

3.加大收集力度。电子文件收集工作繁琐而且复杂，要求电子文件管理人员有一个良好的工作态度并订立具体的工作目标。

4.加强安全防护。企业电子文件多涉及企业内部商业机密，安全防护工作不容忽视。

5.加大培训力度。要让每个电子文件管理人员熟悉管理制度，切实按照管理制度执行到位，不断提高电子文件管理人员的业务素质。

(二)企业电子文件统一管理的主要问题。1.对电子文件的认识不够重视：电子文件是伴随着计算机应用技术的发展而发展起来的，然而对于电子文件的意义和作用，却并没有得到足够的重视。例如：只把电子文件存储在移动硬盘内，却没有进行规范的整理归档。长此以往，很容易造成电子文档堆积如山，无法查询和利用；一些不重要的信息内容同时保存了电子文件和纸质文件两种不同类型，造成了人力、物力的浪费。2.办公自动化系统与档案管理系统不兼容：不同的软件数据难易转换，对于企业电子文件的保存带来麻烦。因此要统一办公软件和档案管理软件，使其软件相互兼容。3.电子文件存在不安全性：电子文件具有可复制、传播快、信息共享广泛、信息内容易改动等特点，给电子文件的长期保管带来了很大的困难，也给电子文件管理人员提出了新的挑战。

只有正确认识到以上问题，规范企业电子文档的统一管理，才能促进企业电子文件的统一管理水平得到进一步提升。

三、企业电子文件统一管理模式的利弊

随着电子科技的飞速发展，企业电子文件的统一管理显得越来越重要。如何正确认识企业电子文件的统一管理模式，应该从两个方面来看，既要看到它的优势，又要看到它的弊端。

(一)企业电子文件统一管理的优势。1.电子文件的归档便利：电子文件可以随时归档，提高办公效率。或者可以根据需要规定时间来归档，并且按照文件的性质来分类，设定访问级别，方便保存和查找，提高效率。应养成归档的习惯，防止电子文件的流失和病毒的破坏，保障文件的完整性。2.有利于文件的归档整理和查询。电子文件归档后成为电子档案，电子档案可以方便管理。在接收电子文件时，要及时给每个电子文件编制文件号或者档号，规范文件的上下级关系。多方面的进行规范归档，将方便管理人员查阅，大大减少管理人员的劳动量。3.有利于信息的整合和利用。企业的电子文件数量繁多。大量文件归档成为电子文档，可以利用计算机技术对电子文件进行信息整合和加工处理。相对于纸质文档来说，克服了手工信息整合难度大的缺点，提高了信息整合的效率，提高了档案信息利用的时效性。此外，相对于传统纸质文件，电子文件信息传递更快，更方便。所以，建立一个科学的电子文件统一管理系统，可以大大提高信息的利用价值。

(二)企业电子文件统一管理的弊端。1.存储要求高。电子文件容易受到外界环境的影响，因此对其保存的条件要求较高。电子文件是现在科技的发展兴起的产物，它的载体性质导致其容易损坏。例如：光盘存放时间久了，会产生磨损或者粘连，影响信息数据的读取。针对电子文件的寿命相对纸质文档较短这一缺点，应注意以下几个方面：(1)灰尘。灰尘主要是对电子载体的物理破坏，化学破坏，生物破坏，计算机无法读取数据；(2)磁场。磁场可以把文件载体消磁，造成信息失落或者破坏，影响信息读取效果；(3)光线和有害气体。紫外线会对文件载体产生氧化反应，破坏文件载体的稳定性，使文件载体老化，变质。

2.使用寿命短。电子文件必须通过计算机才能读取，如果技术过时，就会影响信息读取。计算机技术的更新很快，所以电子文件的寿命没有纸质文件长。技术过时了，严重影响电子文件载体中的信息安全。

3.安全隐患大。电子文件的信息保护面临着巨大的安全隐患。电子信息很多涉及企业内部的机密文件，不容外人随意读取。电子文件网络性的特点，加上随着网络盗取技术的不断提高，很难做到绝对的保密。同时，电脑病毒通过侵入技术，破坏数据和程序，对电子文件安全造成了极大的影响。电子文件的安全性得不到保障，会造成严重的后果。

4.人员素质低。实现电子文件的科学统一管理，对于其管理人员的要求已经不能仅仅局限于掌握一般的计算机操作的能力了，而是需要高素质的管理人员，以适应信息时代的要求和电子文件发展的需要。

(三)针对企业电子文件统一管理弊端的对策。1.做好电子文件的保管工作：对需要长久保存的电子文件，要定期复制，防止信息丢失；对于信息价值大的电子文件，可以采取磁介质为主的载体保存方式。电子文件和纸质文件的应采取“双轨制”，即电子文件和纸质文件要同时各保存一套，便可加强电子文件的安全性，确保信息安全。

2.做好归档电子文件的技术处理：可以通过技术处理，把已经归档的电子文件改为“只读”文件，以防止电子文件的被随意修改使得电子文件被恶意破坏。此外还可以采取防火墙技术和数据加密技术，对存取权限进行控制，使外部人员难易读取电子文件信息。

3.提高电子文件管理人员的业务素质：企业电子文件管理人员要加强对电子文件的管理意识，提高对电子文件信息重要性的认识，掌握电子文件管理的基本技能和知识，推进电子文件的标准化、统一化、自动化管理，并且要在实践的基础上不断创新，努力完善电子文件档案信息管理新技术，不断满足企业对档案信息日益增长的管理需求。

四、总结

电子文件作为新的文件载体已经成为文件档案管理的重要组成部分。随着科技的发展和电脑技术的普及，电子文件的管理工作已经成为企业文件管理的重要内容。电子文件管理人员要提高管理意识、完善管理制度、引进先进技术，不断学习、利用新理念、新技术，确保电子文件的真实性、完整性和长期可读性。在分析电子文件统一管理利弊的同时，电子文件管理人员还要过努力创新，不断提高管理水平，为企业的电子文件管理作出新的贡献。

参考文献：

[1]冯惠玲.电子文件管理教程中国人民大学出版社[M].中国人民大学出版社,2001.

[2]麻新纯.基于理性思维的电子文件管理[M].北京理工大学出版社,2013.

[3]冯惠玲.电子文件风险管理[M].北京:中国人民大学出版社,2007.