综合医院档案管理工作的现状与对策

文/三峡大学第二临床医学院　胡茜　刘治东

综合医院档案管理工作的现状与对策

文/三峡大学第二临床医学院胡茜刘治东

【摘要】本文对医院综合档案管理工作做了概述，分析了综合医院档案工作的重要性及存在的问题，深入探讨加强档案管理工作的对策。

【关键词】综合医院；档案管理工作；现状与对策

综合医院档案包括医院或个人在从事党政管理、医疗、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会等及其他各项活动中直接形成的对医院或社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。是维护医院历史面貌的真实记录，是衡量医疗教学质量和管理水平的重要标志。准确把握新时期医院发展的特点，加强医院档案管理工作，是医院实行现代化管理的一项重要内容。随着医学和医学教育事业的不断发展进步以及医疗保险制度和医药卫生体制改革的不断深入，医院面临的竞争压力越来越大。档案管理工作作为医院管理工作的重要组成部分，对医院领导科学决策和医院管理现代化有着极为重要的意义。

一、综合医院档案管理工作重要性分析

（一）档案管理体系的重要性。建立科学的管理体系是档案规范化的保证，由于医院档案工作涉及部门众多而又分散,专业性技术性强、档案保管程度有差异等特点。医院各部门确定兼职档案负责人，形成组织网络，层层到人，层层落实。健全档案管理体系，使每位兼职档案员都要从全院档案工作的大局出发，加强档案意识，积极上交有价值的资料归档，从而确保档案资料的齐全完整。

（二）档案管理制度的重要性。完善健全的档案管理制度，是保障档案管理工作的前提。根据《档案法》的要求,建立健全档案归档制度、档案查阅制度、档案销毁制度等。并结合医院自身特点，制订医院档案分类方案、归档范围及保管期限，规范行政文书、病案记录、护理记录以及检验、检查报告等，通过制度管人、管档，保障档案归档质量。

（三）档案管理人员素质的重要性。提高档案专兼职人员素质，是保障档案管理工作的基础。医院档案管理是一项专业性较强的工作，需要档案管理人员具备相应的档案管理知识和医学常识，还要具备良好的政治素质、业务素质和心理素质，以及高度责任心和进取心。档案管理人员专业素质的高低，直接关系到档案管理一系列工作效果的优劣。

（四）档案编研工作的重要性。加强医院档案编研工作，是提高档案管理水平的重要途径。医院档案管理人员通过对档案内容深入研究的基础上，根据医院工作需要，按专题对医院的档案文件进行收集、筛选、加工、编纂或撰写成各种较为完整系统的材料，如大事记、年鉴、制度汇编等资料，能极大地改善利用效果，提高工作效率。通过查阅档案材料，可促使档案人员熟悉档案内容，有助于提高对档案科学管理的能力和增强为利用者服务的能力。另一方面促使档案人员转变思想观念，由传统的档案保管为主，转变为主动开发利用档案资料，有助于提升档案工作的地位，获得广泛支持。

（五）档案管理信息化建设的重要性。随着计算机信息技术高速发展和电子政务建设的推进，医院逐步实现了政务和办公的网络化、自动化，以及医院电子病历、HIS系统等软件的应用，档案信息化对档案工作来说是自身发展的要求，又是时代发展的机遇。

二、综合医院档案管理中存在的问题

（一）档案收集整理不规范。在日常文件材料收集、整理中往往存在收集不及时、不齐全、不完整，整理不系统、不规范等现象，有些应归档的文件材料没有及时收集归档或被遗漏，有些已归档文件材料内容不齐全、不完整。

（二）档案管理人员不稳定。医院档案归由党政办管理，专职人员由党政办人员兼任，采取各科室设置兼职档案员的方式，但由于人员调动换岗等因素，兼职档案员队伍不稳定，因此影响了档案的整体工作效率。

（三）档案管理现代化程度不够。目前，医院档案管理还停留在手工管理水平上，利用计算机制作电子检索目录，但没有实现信息网络化，自动化、信息化程度不高。因此，仍须依靠人工检索查找利用档案，利用率低。

三、今后加强医院档案管理的对策

（一）加强学习，增强意识。要加强档案法的学习及宣传，增强全员档案意识，特别是领导干部的档案管理责任意识。要把档案管理纳入重要议事日程，作为医院发展的重要内容来抓；加大宣传力度，使全院教职工都充分认识档案的重要性，以及日常工作的密切关系，从而更好地支持档案工作，提高档案的地位和价值。

（二）完善制度，健全档案管理体系。明确职能，完善档案“三合一”制度，将医院各个门类、不同载体的档案统一管理，将档案管理与科室工作实绩考核奖惩挂钩，使档案管理与医院业务发展同步。

（三）重视编研，发挥档案的利用效率。通过多途径、多渠道地收集整理档案信息资源，编写各种专题汇编等，为利用者提供多层次、多方面、有实效的信息。从而提高档案的利用率和使用价值，充分发挥其社会效益。

（四）加大投入，实现档案的现代化管理。一是加大资金投入，引进档案保护设备，如档案库房的去湿、空调设备，高效灭虫、灭火设备等；二是引进现代化技术和设备，引进档案管理软件，用计算机储存整个医院的各种业务、行政上的档案，方便使用者及时查找、阅读，既节省时间也节省人力、物力和财力，提高工作效率。如档案管理软件、扫描系统等。切实实现档案管理的标准化、科学化、自动化和现代化。

参考文献：

[1]刘瑛.论医院档案管理工作的重要性[J].科技创新导报,2010(13):209.

[2]梁怡.做好医院档案管理工作的体会[J].现代医院,2007,7(4):146-147.