浅谈学科档案分级管理体系与机制建设

文/南京森林警察学院 李娟

浅谈学科档案分级管理体系与机制建设

文/南京森林警察学院 李娟

对学科档案分级管理规划是从高校实际出发，在充分剖析学科档案管理存在问题的基础上，对高校学科档案管理分级管理体系及互动机制，提出“统一领导、分级管理”的初步设想。

学科档案；分级管理；体系；机制

学科水平是高校办水平的主要标志，是高校整体实力的核心，是高校竞争力的标志。学科建设对于高校的学科、科研、社会服务、人才培养作用等起着支撑作用。在学科建设中产生的大量学科档案， 作为高校学科建设的信息资源， 对学科建设有着重要的历史价值和现实意义。在高校的日常管理当中，在学科档案的产生、收集、整理、利用等运转过程中，需要依据档案法规和有关标准实施规范化、科学化的管理。

一、学科档案管理工作现状

（一）学科档案管理意识不够。缺乏档案意识是目前高校学科建设工作中普遍存在的问题，因没有严格按照相关的规章制度进行学科档案管理工作，学科档案的收集过程中还存在临时突击的现象，一些科研人员只注重科研过程和科研结果的归档， 而不注重科研过程中形成的材料和科研成果的积累；有人认为学科科研成果是自己心血的结晶，自我保存得很好，没必要归档；有的教师认为，材料放在自己手中，用起来方便；还有的教师怕材料归档后保存不善。

（二）学科档案管理规章制度不健全。高校在学科建设中拥有大量学科活动和学科管理工作产生的原始材料，虽然有的高校设置了学科档案室，规定了大体的操作流程和需要进行归档管理的文件种类，但是没有具体的规范要求和统一标准，大部分将学科过程中产生的材料进行简单整理后，存放于档案盒中，缺乏档案工作交流，尚未从档案管理的整体上形成一个规范化、标准化、科学化体系。

（三）学科档案管理手段相对落后。相当一部分高校在学科档案的收集、整理、归档和再利用过程中，学科档案管理部门仍然沿用传统的以手工为主，计算机辅助管理的档案管理模式，不仅工作量大， 效率低， 容易出错， 同时也严重影响了学科档案的利用，不能保证资源共享。

（四）学科档案管理队伍不够专业。许多高校学科档案管理人员多为兼职，因没有经过档案知识的系统培训，缺乏必要的学科知识和档案业务常识，面对学科评估指标和学科档案的整理难免无所适从，在学科档案的收集、整理、归档时随意性很强， 影响了学科档案的完整性和系统性， 使学科档案的质量无法保证， 更不能对学科档案进行进一步的整理和开发， 使学科档案更好地为学科建设工作服务。

二、学科档案管理对学科建设具有重要意义

学科档案的科学管理能使学科在建设过程中合理利用档案资源，提高工作效率；学科档案能够为学科发展规划编制提供参考依据， 具有一定指导作用；学科档案对提高学科学术声誉，促进学科建设具有重要作用。因此，需要加大宣传，充分认识到学科档案工作的重要意义，认识到高校学科档案管理是学科管理工作的重点工作之一，把学科档案看作是学科检查和学科评估的重要依据。尽快建立、健全机构，配备必要的人员，推动学科档案工作标准化、规范化和现代化，真正发挥其在学校教育管理、学科活动、学科研究等各项工作中的应有作用。

三、学科档案分级管理体系与机制

（一）建立高校学科档案分级管理的运行机制。形成以分管学科校长为领导的学科档案管理团队，实行统一领导、分级管理的职能体制，建议在科技处设置学科档案室，统一管理全校学科档案工作，加强对全校学科档案工作的组织、协调，可以设置学科档案管理的专业技术岗位，配备专职学科档案管理人员，集中、妥善、安全保管学科档案材料。在各院系建立院系一级学科档案室，作为科技处学科档案室下属的二级学科档案管理部门，具体负责收集、整理、保管相应的学科档案管理，接受科技处学科档案室的监督和指导。各学科负责人负责本单位学科档案管理的监督、检查工作，学科秘书具体负责本单位学科文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。有条件的，亦可以配备专职学科档案管理人员。

（二）合理划分管理权限，明确各自职责。明确科技处档案室、院系学科档案室学科档案管理的职责。划分哪些档案由一级学科档案管理部门管理，即科技处学科档案室管理，哪些档案由二级学科单位管理，即各院系学科档案室管理。使学科单位相关管理人员及其所有教师都承担一定的学科档案管理责任，对各自形成的学科档案主动进行收集和整理，定期或不定期地交给本部门专（兼）职学科档案管理员统一整理后存档，确保各级分散形成的学科档案能完整及时地报送到上一级学科档案管理部门。

（三）建立各级学科档案管理工作规章制度。要提高学科档案室工作质量，促进学科档案室的规范化，必须统一制定学科档案管理制度， 从学科档案的形成、收集、分类、整理、立卷、利用、统计、保管等各个环节的全过程都必须按照统一的制度、统一的标准来办理。

（四）加强学科档案室软、硬件建设。首先，加大学科档案室硬件建设。增加对学科档案室的基础设施投入， 改善档案保管条件， 便于学科档案的收集、 整理、开发利用。根据学校的实际需要和财力投入，本着经济适用的原则，配备必要的硬件设施，包括学科档案用房、专用文件柜、装订工具、计算机、打印机、扫描设备、光盘刻录机及档案管理基本用具。其次，推进学科档案资源建设。丰富学科档案室的档案资源，将学科档案室建成各学科单位的信息中心，作为学科档案室的重要工作目标。一方面可以通过正常的接收渠道，按照学科档案的归档范围，将各基层学科单位形成的档案完整地接收进学科档案室，一方面可以根据工作的需要，开展学科档案的征集工作。同时，要注意加强学科档案目录数据库建设、传统载体档案的数字化建设、电子文件的积累和归档建设等工作。

（五）组织学科档案管理人员专门培训。学科档案工作专业性强，专（兼）职学科档案管理人员既要熟悉学校的学科工作，又要具备一定的档案学知识。为提高学科档案队伍的专业技术素质和整体管理水平，定期在校内举办档案培训班，学习档案业务和档案法规；鼓励学科档案管理相关人员参加各种档案业务会议和学术会议，不断更新知识；订阅档案业务报刊，创造良好的学习条件；定期召开一次学科档案管理人员会议，学习有关档案的新规定、新方法，对平时归档中发现的业务问题进行交流、研讨。

（资助项目：南京森林警察学院基本科研业务项目《学科档案规范化管理问题研究》，项目编号：RWYB201508）

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