做好文书档案管理工作的探讨

李海楠

[摘 要]文书档案管理是单位各项工作的真实记录，是各项事业可持续发展的重要凭证，如果不能及时有效的进行文书档案管理，那么整个事业就 会受到牵绊，只有不断加强文书档案管理，提高工作人员的素质，规范应用现代化管理工具，才能提高文书档案管理的工作效率。

[关键词]文书档案；管理；探讨

一、文书档案工作的重要性

文书档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。所以，要充分认识到文书档案管理工作的重要性。特别是在新时期市场经济管理中，管好用好文书档案，对资源开发起着重要的作用。一方面，文书档案具有凭证作用。文书档案是历史的真赁实据，具有一定的法律效用，这一点它不同于其他文献。文书档案之所以具有凭证作用，是由其形成的特点和本身的特点所决定的。因为，文书档案是自然形成的，这种形成的自然性，决定了其记录历史情况的客观性。所以，文书档案是令人信服的历史证据。同时，从文书档案自身的物质体态上看，它保留了当事人的历史真迹，如亲笔手稿、印信等。有些文件还保留了当事人的声音、形象等等，这些都反映了文书档案是确凿的真凭实据。另一方面，文书档案具有参考作用。文书档案作为一种历史记录，不仅具备凭证作用，同样也具有广泛的参考作用。这是因为文书档案不仅真实地记录和反映了人偿社会实践活动的浓度，而且，也反映了实践活动的广度，为人们认识自然、改造自然提供了正反两方面的经验。

二、文书档案工作的对策与建议

1.提高文书档案管理人员的责任意识。文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。要通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定，使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务。同时，要把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围，建立一个文档管理组织的领导体系，加强对文档工作的领导、检查和考核，不断提高文档管理工作水平。

2.加强文书档案管理工作的信息化水平。掌握现代化管理技能，是新时期做好文书档案管理工作的基础和保障。电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。同时，要努力实现文书档案管理工作的信息化水平。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解不同，对同一个文件的分类各异，就不可避免地产生分类不准确的现象，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。

3.规范文书档案管理工作的程序和方法。首先，要全面普查案卷。要剔除一些无用的文件，才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步。其次，重新组合案卷，实现案卷规范化。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷进行重新加工填写，以保证案卷更加规范。第三，规范题名，提高检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证检索的查准率。但仅有查全率是不行的，还须同时保证查准，因此，在著录时要统一规范题名。我认为规范题名应掌握的原则与要点是填写题名项要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。

4.提升文书档案管理人员的综合素质。提高文书档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治可靠、作风正派、责任心强的人员从事档案管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们的工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。要注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。