浅析新时期机关档案管理的发展趋势

杨洋

[摘 要]档案管理工作是机关单位正常运转的重要保障，如何完善档案管理工作，加快档案资源信息化建设，是确保档案管理工作适应时代发展的关键所在。针对这一问题，本文就新时期机关档案管理发展面临的相关问题作出了探讨。

[关键词]机关档案管理；档案信息化；档案资源共享

随着我国社会经济的稳步发展，现代化、科技化的管理手段已经得到广泛应用，这也对机关单位的档案管理工作提出了新的要求。然而档案管理工作能否寻求新的突破，在当前环境下仍然面临着一定的困难难。

一、新时期机关档案管理发展面临的问题

1.1.档案信息资源缺乏时代性和地方性，结构不完整

目前我国的档案资源结构不够合理，从档案来源看，很多机关档案部门都只保存了本行政区域内一级机构的档案，缺乏二、三级机构档案资源，档案结构单一，缺乏多元化特征；从档案的内容看，多数档案只记载国家机关、社会团体的职能活动，对于人民群众相关的内容记录甚少，无法联系群众实际，档案以反映宏观管理的内容为主，不具备地方特色；从档案门类看，文书档案的数量远远超过其他类别，档案记录多依靠文字，缺乏具有时代特色的科技型档案（如音频、视频、电子数据等）内容。

1.2.档案信息资源的保存渠道相对分散，无法实现档案资源共享

档案信息是机关档案管理工作的主体，随着我国社会体制改革和经济的跨苏发展，档案资源日益丰富，这就对档案的保存与使用提出了新的要求。然而在其归属与流向问题上，依然存在弊端。一是垂直领导的部门不再向当地机关档案管理机构移交档案；二是具有保密性质的专业档案存在移交问题；三是对专业档案的接收征集工作力度不够。这就当时了档案保存渠道分散的问题，同时犹豫档案多以文本形式为主，不便于运输传阅，这就造成了档案资源流通共享的难度增加，不利于机关档案管理工作的发展。

1.3.档案信息化建设困难重重

我国档案管理体系历史悠久，然而也正因为如此，很多机关档案管理工作者不能从跟上上认识到档案管理信息化的重要性，对于档案问题依旧停留于纸张书籍资料的整理，与此同时，部分机关档案管理单位因为人员、经费、设备等不同程度的限制，在档案管理的信息化过程中无法投入足够的人力、物力进行改善，这就使得档案管理工作与高速发展的信息化社会环境逐渐脱离，无法适应社会形态的快速发展，不利于档案管理工作的展开。

1.4.档案信息资源难以实现社会共享

加强档案信息资源的开发与利用有利于我国档案事业的发展，同时也是适应信息时代的必然选择，然而当前外国对于档案资源的利用有限，信息化程度不够，难以形成庞大的档案信息资源网络，对于档案的查找、取用都停留于传统手段，暂时无法实现数字化的档案资源共享。

二、新时期机关档案管理的发展趋势

在以科学技术为主要生产力的当今社会，电子信息技术对于各个机关个档案管理部门的影响同样深远，随着信息化社会的进一步加强，新时期极广档案管理将呈现出多元化、技术化、信息化的特点，具体表现在以下三个方面。

2.1档案资源结构不断调整

为了适应经济社会发展的特点，机关档案管理部门将更为注重对档案资源的开发和利用，针对档案内容中丰富的经济、科技等信息资源将不断得到有效应用，同时注重于人民群众相关的信息内容，重新调整档案结构确保档案信息内容与社会、与人民群众接轨，能够切实的反应社会问题，具有时代性，对于具备地方特色的档案资源应充分予以重视，妥善开发利用，对于重点建设工程、科研项目等重要档案应加以重视，合理调整档案资源组成结构，在丰富档案资料的同时促进我国档案管理体系建设的进一步完善。

2.2.对档案资源进行有效整合

机关档案管理不仅指一般意义上的档案接收、征集，而且是以我国档案工作统一领导，分级管理体制为基础的档案资源有效配置，是对国家、对社会信息进行手机整理工作的必然要求。为了适应经济全球化背景下的社会、经济系统，对档案资源的整合配置是机关档案管理工作取得突破的必然选择。在此前提下，如何充分整合、利用各种档案资源，发挥其特殊优势，实现区域范围内档案资源的高度系统性要求成为关键所在。

要对档案资源进行有效整合，首先应当扩大档案资源的接收范围，加大档案收集力度，同时对现有的档案内容进行科学的分类管理，建立健全档案资源管理体系，使其系统化、数据化，将不同地域的档案资源合理整合，提高档案资源的利用效率，充分发挥机关档案管理工作的有效优势，提高档案管理工作人员的业务技能和服务水平，使得档案管理真正成为有利于社会发展的动力，为我国档案管理工作发展的进一步完善提供基础。

三、切实加强档案信息化建设

在电脑网络技术飞速发展的今天，档案信息的电子化、数字化成为必然趋势，这就要求机关档案管理部门顺应信息时代发展的需要，将现代信息技术应用到档案收集、整理工作中来，切实完成档案信息化建设任务，深入探索和实践档案资源的现代化。在机关档案管理信息化过程中，不仅要求领导者有新的思想认识，对于基层档案管理人员，更应该提高其思想认识水准，使其积极投入到档案呢信息化建设过程中来，应用数字化技术手段与网络工具提高开发档案资源的能力与水平，充分认识信息化建设所引发的档案工作理论，变更工作方法，促使档案管理工作取得新的突破和进展。随着电子政务等新型方式的兴起，档案管理信息化必将对档案管理与利用工作产生深远的影响。

四、结语

机关档案管理的发展应适应时代需求，在新时期的档案管理中着力于加强档案资源整合，完善档案体系的信息化建设，利用现代化的管理方式提高档案整理、利用的工作效率，迎接新的机遇和挑战。

参考文献：

[1]宗培岭.档案管理工作运行机制研究[M].北京：中国档案出版社，2006：45-56.