企业使用ERP系统的优势与挑战

郑济孝

(1.太原学院财务会计系，山西 太原 030032;2.财政部财政科学研究所研究生部，北京 100142)

当前企业的管理控制和信息技术已经融为一体，ERP系统是会计与管理控制的重要技术基础，它不仅仅是单纯的会计系统，而且集中结合了企业规划和控制过程。现代的ERP系统通过嵌入规范操作实现集中管理，解决企业最迫切的管理问题，从而提高企业经营绩效。然而，企业在使用ERP系统过程中也存在一定的挑战，有些挑战甚至会导致整个企业的运营瘫痪，最终可能导致ERP系统预期整合或利益的承诺无法在实践中实现。经过笔者历时两年对1200家企业使用ERP系统中基本的管理控制活动(使用ERP战略、管理、操作控制活动)的调查研究，发现企业使用ERP系统的优势与挑战，探讨企业采用ERP系统对管理存在益处和挑战的原因，为企业进一步提高ERP系统的有效使用提供指导与帮助。

一、企业使用ERP的优势

本次研究归纳整理出企业使用ERP系统的优点见表1，显而易见在企业中使用ERP的主要优点有:

(一)提高企业透明度

从表1可以看出，ERP系统的一个优点是提高了企业经营管理的透明度。ERP系统被高层管理者认为是提高控制管理透明度的一个“神奇”工具。特别是，ERP系统可以快速便捷地收集并生成使用者所需的财务信息，因为ERP系统是一个独立集成系统，而非单独的数据收集系统，避免了信息孤岛问题。

(二)有利于实施战略控制

从表1可以看出，最高管理者使用ERP系统不但是为了实时提供月度财务报表，而且是为了建立和实施企业的战略控制。特别是从高层管理的角度来看，ERP系统实现了对基于同一目标、同一会计处理原则、同一报表格式的多个业务单位的集中控制，有利于多个业务单位的集成，有效实施企业战略控制。ERP系统实施后，将会形成生产的高度标准化、规范化、严格的计划、监控和集中控制系统并实时反馈。

(三)有利于企业全球化标准

ERP系统的一个决定性优势是促进企业进行全面标准化管理。ERP的标准化管理很容易满足(购买或建立)新工厂的需求。此外，在一个标准化系统中必然包含着组织文化的潜在变化，使用ERP系统有利于企业经营模式的改革[1]。

二、企业使用ERP系统带来的挑战和冲突

本次研究归纳整理出企业在ERP系统日常使用中面临的主要挑战见表2，很显然企业使用ERP系统面临的主要挑战是错误的系统设置和专业技术人才的缺乏。

表1 使用ERP系统主要的优势

(一)系统设置

在系统设置可以分为以下几种情形:

第一，业务流程的吸收同化。ERP系统需要整个企业非常严格地遵守系统的业务流程和业务模型标准。为了维护ERP系统功能所需要的业务标准，对人员的管理训练尤为重要。然而，通过调查发现，大多数企业在ERP系统启动三四年后，员工仍然不知道其业务流程是什么及与企业的经营有何关系，最终导致职员并不理解系统设置在ERP系统不同业务流程中的重要地位，为之后系统相关参数的设置和初始数据的录入造成潜在错误风险。

第二，繁重的数据输入。系统操作人员在输入过程中真正的问题是错误的日积月累。在启用系统前要完成所有的系统设置，并录入初始数据完成初始化。系统操作人员面临时间紧迫、数据繁杂、对新的软件系统不熟练精通以及不清楚系统设置和初始数据录入对未来系统运行中的影响等一系列问题，从而导致系统设置错误。系统启用后，由于生产过程的不间断必然要求系统持续运行，但是有的系统设置错误需要停止系统重新设置才能更正或修复。这意味着在ERP系统使用以后发现的一些系统设置错误无法修改，这些错误将会随着系统运行持续存在，最终导致ERP系统无法正常运行甚至瘫痪。

最后，系统操作和维护通常要消耗了大量的时间和资源。系统出现的错误有时是由自身造成，有时是由其他用户或者不可追踪的破坏因素造成。系统维护人员不断寻找并修正错误非常耗费时间，其工作重点从满足客户需求转移到防范ERP系统的风险。由于大部分的职员仅具有系统的基本技能，而没有纠正错误的技能，所以在对错误的系统设置进行纠正时更是难上加难。

(二)缺乏人力资源

通过调查发现，企业在操作和维护ERP系统方面经常缺乏有足够经验和技能的人员。首先，现代复杂的ERP系统需要特殊的专业技能人才。其次，由于系统操作和维护人员忙于日常系统管理和修复，没有时间使用ERP系统基本功能以外的其他功能。最后，如果企业中的关键ERP系统技术人员离开企业，这将造成本企业ERP系统无法维护或使用的风险。

三、解决企业使用ERP冲突的途径

通过以上对ERP在企业使用过程中的优势与挑战分析，可以将使用ERP系统的益处和挑战的关系可概括为图1。

高层管理者要实现企业以ERP系统为中心运行的先决条件是企业必须具有有效的集中控制。这就要求整个组织要非常严格地遵守ERP系统的标准和行为模式。然而，车间一直都是基于理解生产属性和以服务顾客为要务，一个单一共同标准的ERP系统如何适应不同业务流程和业务环境的车间，此外这种自上而下的驱动系统取代以客户为中心的市场导向也容易形成僵化的官僚主义;ERP系统是战略管理和控制的一种手段，高层管理者要花费很长的时间也可能是几年进行绩效评价，并且中层管理者和行政管理人员由于录入错误的系统数据会引起控制失效或财务信息失真。综上原因，导致企业使用ERP系统进行管理控制的主要作用是努力提高系统的操作人员专业技能，产生正确无误的财务会计信息。事实上，由于生产的灵活性面对刚性的ERP计划会造成维护系统的资源缺失，不可能以业务部门的成本差异和产品盈利能力为管理的目标，并且ERP系统的刚性随着生产和经营环境变化改变系统模式是十分困难的。一般来说，信息系统的能力和时间资源的严重缺乏限制ERP环境下管理会计的发展。所以，ERP系统最终成为基本的财务会计，提供损益表和资产负债表报告，将扮演战略控制或“战略管理会计”角色，这被认为是“战略控制”实际上是限制到更窄的“财务控制”的基础上定期报表。

表2 使用ERP系统面临的主要挑战

由于ERP系统的预定义，可以保持其形式不变“无尽的使用”。但在快速变化的商业环境下，ERP系统预设的工艺路线不可能长的有效性[2]。在战略层面ERP需要规范和制度化，但在业务层面，它需要不断适应业务和客户的变化要求。随着市场经济环境的快速发展，在中小型企业没有连续不断变化的资源促使ERP系统的不断调整，这可能会导致管理控制中的冲突和矛盾。如果没有重新配置，会通过错误的系统设置导致ERP系统无法正常使用。ERP信息系统是一个均匀的系统(信息系统是一个高度标准化的形式)，用于一个不均匀，不一致的组织中。ERP系统的不均匀使用是指在输入过程的大量错误，尤其是在结构上无法以预设的方式使用。ERP系统不均匀使用会引起许多挑战，特别是错误的数据格式和忽视管理会计技术，一部分原因是由于中小企业缺乏人才资源，另一部分原因是由于系统结构上的缺陷。

图1 使用ERP系统的益处和挑战关系图

最后，高层管理者关注的效益主要是战略管理即提高透明度和工作规范标准化。ERP通过标准化的方式从所有的经济业务中收集财务会计数据并且能够为高层管理人员提供一套与相关企业可比的基本财务会计报告，该报告足以在战略控制水平提供一流管理的控制和透明度，但没有对企业经营业务或具体盈利能力提供有用的分析信息。本文认为在收益和挑战之间有一定的联系。预期的效益会受到多方面的因素条件的限制，真正的限制就是挑战。当然，实际上出现的挑战也阻碍了预期的收益。在ERP系统中发展和利用稀缺资源非常有限，主要困难在于利用管理会计信息的机会非常有限。这意味着在实际中增加的透明度仅仅只是规范了财务会计透明度。此外，由于ERP系统的模块和结构的不足也导致工作实践在中很小的工序无法标准化，这是不协调的，而在单位的职员以各种方式走捷径适应ERP系统，以保证生产过程的运行和为客户提供优质服务，最终导致在生产管理控制过程中造成了财务基本数据与实际数据不符等许多实际问题。这一研究是否有广泛的经验的影响仍然是未知数，包括各种领域的研究设置、稀缺资源的在ERP在中的使用效果、ERP使用与预期收益的关系等等都是未来研究的方向。

[1]Henri Teittinen ，Jukka Pellinen，Marko Järvenpaa.ERP in action－Challenges and benefits for management control in SME context[J].International Journal of Accounting Information Systems，2013(14).

[2]Granlund M.Extending AIS research to management accounting and control issues:a research note[J].Int J Account Information Systems ，2011(12).