针对基建项目档案管理前期控制的研究

龚瑾

【摘要】基建项目档案管理对于处理基础项目发生的后续问题非常重要，能够提供确凿的数据信息材料。“前期策划、过程控制、及时归档”管理模式的实质是施工文件与施工进度同步形成，与施工节点同步归档，其作用是从根本上杜绝施工文件“回忆录”，从源头上确保项目档案齐全、完整、准确。本文概述了该管理的内容和模式，强调了前期控制在提高档案管理质量方面的重要作用，并讨论了加强前期控制的具体做法。

【关键词】基建项目；档案管理；前期控制

档案记录历史，是总结规律的重要参考信息，根据规律可以更好地服务未来，防患于未然。基建档案的内容庞杂，涉及多个责任方，改建工作技术性非常强，建设时间长，并且需要较大规模的投资，由于基建档案涉及的信息宽度和广度都很大，建立档案非常困难，快速收集整理数据对于后续的工作开展非常不利，信息失误和信息失真降低了档案记录信息的准确度，减小了基建项目档案的使用价值。避免这个问题的关键是做好档案管理的前期工作，控制好信息采集的准确度。下文所述内容，仅供交流参考。

一、基建项目档案的内容和管理模式

1.基建项目档案包括的内容 基建项目档案是指从建设工程项目酝酿、立项、施工到竣工整个过程中直接形成的具有保存价值的文字、图像、声像等各种载体各种门类的文件材料。包括项目的前期文件、勘察设计文件、监理文件、竣工文件等内容。基建项目档案不但记录了建设项目的全过程，还真实反映了工程实体的现实面貌，是企业的宝贵财富，为以后改建、扩建、技术改造、维修等提供了原始凭证和可靠依据。

2.基建项目的管理模式 传统的档案管理模式是施工进行中不进行数据采集，在施工结束之后，对各种数据文字资料进行整理，并存档。这种管理方式的好处在于集中处理问题，各个工作环节基本没有交叉，减少工作程序，缺点在于在施工过程中出现的数据丢失无法弥补，中途更改的数据容易出现记忆误差。新型的管理模式是“前期策划、过程控制、及时归档”即工程结束后集中整理归档的做法，实行与项目建设同步进行过程归档制，项目档案管理策划与项目总体策划同步；档案管理要求和控制措施的提出与签订合同同步；项目文件的形成与建设进度同步；施工进度检查与施工文件的形成和质量检查同步；施工节点质量验收与施工文件的归档同步。

二、前期控制对档案质量的影响

基建项目中需要记录的相关信息要列入工程建设的内容当中，要做到各种信息对应到相关责任人，提高工作人员工作的责任心同时提高信息的准确性和真实性。作为整个档案内容要有专门人员对各项数据进行宏观统计，做到数据专人收集、专人整理以备查找分析。鉴于档案管理的信息量比较大，而基础建设项目数目比较多，实行档案信息化管理，提高工作效率和准确度。为此，要制定相关的岗位职责、行为规范和工作流程，保证工作人员在工作中能够有效的规范自己的行为，提高工作质量，做好基建档案的前期管理工作。

三、加强前期工作，提高档案管理质量的方法

1.要加强基建项目档案的收集工作 档案管理的首要工作是信息的收集，信息是构成档案的最基本的单元同时也是最核心的要素。工程施工的过程比较长，而且会根据实际的施工条件对一些参数进行合理的调整，这样就使得对其收集的信息不断变工。又因为施工的单位、施工用的材料生产商、采买等多个方面的数据都和档案管理的信息有关系，而这些信息会随着具体的施工阶段进行相关的调整，就加大了收集的难度，收集工作非常细致而且特别琐碎，需要具有很强责任感和敬业精神同时具备优秀专业能力的人员来从事这项工作。新的管理模式有利于档案管理的质量提高，同时也增大了管理项目的工作难度，这样细化的信息和多项分类不论对于信息收集还是信息整合都是一个不小的挑战。所以，在工程项目拟化的过程中，就要重视信息收集工作，为了便于施工过程中的数据记录，要提前沟通，并且预设好需要收集的有效内容的表格，便于相关工作人员进行记录。另外，可以细化工程施工各个环节的工作流程，在动工之前交纸质的计划书，从而收集数据，最好是用电子稿，便于收集和整理进行统一规范。还要在施工当中提供相应的是信息收集工作指导，确保数据的准确性，另外在施工之后与相关部门沟通配合验证信息的可靠性，保证信息收集可靠完整。进一步加强档案档案管理信息化的进程，加强各个环节办公自动化的程度，最优目标是实现信息收集通过电子平台进行以保证其准确性和不可更改性，进而提高相关人员的共工作质量而保证基建档案工作的时效性。

2.档案工作写入合同文本增强数据法律效力 施工中的数据是校验和查找施工问题的主要材料，对数据的记录收集有利于保证施工方的施工质量，同时也有利于保证雇佣方的切实利益。为了提高双方的重视程度，要将基建档案的具体要求写入相关合同，让档案中的信息具有法律效力，这样也能够让设计方，施工方和监理方严肃认真对待各项数据，从而提高档案的价值，在工程结束后建筑项目投入使用的整个过程中出现的问题都能够找到相关数据进行论证，进而快速解决问题，保证建筑项目正常使用。

3.完善档案管理体系及建立档案监督小组 施工类项目的文字材料一直没有收到充分的重视，甚少有专门的工作人员对此进行处理。但是随着施工项目的增多和项目落成后续问题的出现反应出基建项目档案的重要作用。所以，项目的主要管辖单位要对此高度重视，设置专门的档案管理机构，划分具体的工作内容，安排对应的工作人员，并设置对其进行监督和指导的工作小组以保证工作的执行质量。分工明确各司其职，可以实现工作计划、质量检查、工作考核几项工作平行进行。缩短档案建立的周期，提高档案的实用性。

4.实行档案管理的绩效考核 档案的管理工作非常重要但是也非常枯燥，为了提高档案的实用性，要对其相关工作人员进行有效的约束。企业和员工之间最有效的约束是绩效考核，企业管理的核心是制度的健全。制定本机构的各项工作制度和工作流程，对员工的各个方面进行考核。绩效考核只有落到实处才会有所收效，不能流于形式，要做到考核项目具体，考核记录真实，考核面向全体员工。这样能够做到整个项目建立过程的各个环节环环相扣，同时避免争功诿过的现象出现，能够有效防止存在侥幸心理的人对数据信息进行模糊处理。

5.项目建设费用的档案交付 项目建设单位要制定《项目工程款支付管理规定》等规章制度，规定支付工程尾款和办理竣工结算时，须经相关部门和档案室的会签，才可支付工程尾款和进行工程竣工结算。要实行竣工文件内容三方会审制度。在综合整理阶段要让施工单位对项目实施的各个环节的负责人对施工內容形成文件交给审查小组进行检查，双方确定无误后进行签字，这样能够保证档案管理的实用性。

四、结语

基建项目档案管理非常重要，保证档案管理有效性的关键是要确保管理前期的数据有效性的控制。这需要施工各个环节的工作人员对档案管理工作大力支持，从事档案管理的工作人员要有高度的责任心和耐心，档案管理机构要规范档案管理流程合理划分工作内容，做好与相关部门的数据收集前的沟通工作，协调好数据采集过程中相关档案采集人员和施工相关工作人员的接洽事宜，对档案管理机构进行监管的工作小组要充分发挥好监督管理的职能，确保整个前期数据收集工作的质量和可靠性。

参考文献

[1]白波.加强工程监理档案管理 提升高速公路运营管理水平[J].档案天地，2014（09）