信息时代学校人事档案管理的研究

蓝新元

摘 要：随着我国信息时代的到来，学校对人事档案管理制度的制定方面还是存在很多问题，因此，学校在人事档案管理工作上就需要进行适当的改革。本文通过对信息时代下学校人事档案管理的现状进行分析，从而提出了学校应该进行完善人事档案的管理制度、促进人事档案管理标准的统一、加强人事档案管理现代化和信息化建设等人事档案管理工作的有效措施。

关键词：信息时代；学校；人事档案管理；研究；改善对策

中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1672-8882（2015）05-108-01

引言

在当今社会的发展中，随着全面深化改革的进程在不断推进，信息技术以及网络技术的普及，逐渐进入了信息时代，我国的人事制度、用人制度、人才管理制度以及人才使用制度也在不断地改革和创新以便更好的适应信息化环境的发展，这就必然导致了学校在人事档案管理工作上也需要进行适当的改革，从而更好的实现学校人事档案资源的优化管理，促进学校不断的发展。

一、信息时代下学校人事档案管理的现状

（一）管理制度不完善

人事档案管理制度是学校对人事档案进行管理的前提，也是组织管理系统中的基本框架，能够有效的保证档案管理的秩序，对提升学校的经济发展和组织效率具有重要的意义[1]。在信息时代的大背景下，学校对人事档案管理制度的制定方面还是存在很多问题，及时很多学校已经按照国家或者教育部的相关规定制定了教学档案管理办法和报关方式等制度，但是对于学校人事档案管理信息资源的制度还是不够完善。而且，在有关调查中，只有一半的院校建立的有关的人事档案管理制度，很多学校都没有制定类似的管理制度，甚至还存在学校根本不清楚人事档案相关管理制度。

（二）管理标准不统一

人事档案是对人才的使用、开发、利用的过程进行记录，是一种比较特殊的资源，也是学校对人员进行管理的一种手段，但是，就目前我国各大学校档案资源的整合和共享还不够科学合理，尤其是在信息时代的大背景下，档案资源管理标准化的程度不够高，无论是在当前的学校档案管理方面，还是在档案软件开发的方面，都缺乏了统一、规范的标准。这就必然导致许多学校在人事档案管理上存在很多问题，其资源整合和共享无法适应当前信息化教育环境的工作，具有一定的滞后性。

（三）人事档案管理的人员队伍素质较低

在信息化时代的环境下，学校的人事档案管理是比较复杂且乏味的工作，在对档案信息进行整合和共享的过程中，管理人员需要将所有的工作环节包括档案数字化、档案管理手段的现代化以及信息传输的网络化等内容进行整合和分类管理，这就说明在各个工作环节中要求管理人员的素质能力较高。但是，在大多数学校，进行人事档案管理的管理人员队伍素质不够高，其中大多数工作人员沿袭以往的档案管理方式，无法适应信息化环境下的档案管理工作，也存在有的工作人员虽然具备了档案管理工作能力，但是缺乏计算机操作能力，使得其管理能力不能够有效的发挥。

二、学校进行人事档案管理工作的改善对策

（一）完善人事档案的管理制度

学校在对人事档案管理制度完善之前，学校领导一定要加强对人事档案管理的了解，明确的认识到人事档案管理在信息化时代的重要性，这样学校才能够更加重视人事档案管理，从而进一步完善人事档案管理制度，因此，学校领导需要经常检查人事档案管理的工作，通过及时发现人事档案管理工作中出现的问题，来表明学校对人事档案管理工作的重视度，从而对人事档案管理工作过程中出现的问题进行及时的解决，这对人事档案管理制度的完善是有重要意义的。而且，随着现代化社会的发展，社会在不断的改革，对人才的使用制度上和管理制度也在不断地变化，这就必然导致相对应的人事档案管理工作以及制度也需要不断的完善和改革，这样学校才能更好的对人才进行合理配置、合理使用、合理流动，从而发挥人才最大的社会价值。

（二）促进人事档案管理标准的统一

学校如果希望能够有效的对人事档案进行整合和共享，就需要合理的运用计算机管理系统，同时还需要考虑人事档案管理的实际情况以及人事档案本身的特点，制定出适合本学校实施的标准化体系。通过对人事档案管理进行标准化建设，不仅可以使得人事档案管理人员按照国家的标准进行人事档案的管理和操作，还能够有效的利用计算机系统将人事档案进行高速、快捷、方便的流动和传阅，从而真正的为利用者服务。

所谓的标准化是指学校人事档案资源整合技术的标准化、人事档案整合的总体标准、人事档案整合的管理标准以及人事档案管理的工作标准，但是在目前学校人事档案资源整合和共享的过程中，对其标准的设立不够重视，没有对其进行统一的管理和组织，因此，学校需要制定出标准要求，才能够发挥出档案资源的整合和应用价值，促进人事档案管理标准的统一，最终提高人事档案的利用率和效率。

（三）加强人事档案管理现代化和信息化建设

人事档案掌握着人才的信息，所以，学校只有有效合理地利用人事档案这个人才信息资源库，就能够在最大限度上发挥人才的作用。在这个信息时代，信息技术快速发展，学校可以利用先进的科学技术设备，对人事档案进行合理的管理，这样提高了人事档案的利用效率，也实现了人事档案管理工作的现代化，并且学校想在人事档案管理改革过程中提高人事档案管理工作的水平和效率，不仅需要在设施上花心思，还需要重视对管理人员的培训，让人事档案管理人员能够充分了解这些现代化设施的基本操作，并且有效地运用到管理工作中，通过对管理工作人员进行定期或者不定期的培训，让管理工作人员熟练掌握和使用现代化设施设备，不仅要从理论上进行了解，还需要从实践中获得效果，这样才能够为学校人事档案管理工作带来高效、快捷、便利。

三、结语

综上所述，在当今信息化的时代中，教育领域也逐渐实现信息化，在这样的背景下，学校对人事档案管理制度的制定方面还是存在很多问题，这样一来学校对人事管理工作进行改革是十分必要的，通过完善人事档案的管理制度、促进人事档案管理标准的统一、加强人事档案管理现代化和信息化建设等有效措施，可以适应现今社会信息化的发展需求，促进学校的發展，最终提高人事档案的利用率和效率。

参考文献：

[1] 乌日娜. 高等学校人事档案管理的重要性及改善对策[J].办公室业务，2015，06：70-71.

[2] 王春雨. 浅谈强化学校人事档案管理的有益探索[J].科技创新导报，2012，34：211.

[3] 陈雪云. 基于信息时代提高高职院校人事档案管理人员素质的新思考[J]. 长春教育学院学报，2014，04：147+149.