浅谈档案管理信息化

张必金

摘 要：目前我们的档案管理存在着数量多、保存完整度较差、不利于查找等问题。而将档案管理信息化可以有效的解决这些问题。而且越来越多的单位都将信息化作为新时期档案管理的主要发展方向，以此来紧抓时代脉搏，与时俱进，有效的发展完善档案管理工作。下面是我对这一问题的一些简单看法，仅代表我个人的一些看法，不可成一家之言，希望和同行可以相互借鉴，求同存异。也希望可以起到抛砖引玉的作用，引起相关部门的重视，推进档案管理信息化工作的全面推进。

关键词：档案管理；信息化；应对措施；重要性

一、档案管理信息化的相关知识

（一）档案管理信息化的背景

身处21世纪的我们，处于信息高度发达的时代，信息化在整个社会中扮演的角色越来越重要。信息化出现在我们生活、工作的方方面面。随着社会主义市场经济的不断发展和完善，档案管理逐渐受到了越来越多人的重视，十八大后，党和政府对于档案管理的重视程度空前加强。档案管理作为国民经济和社会发展的重要组成部分，关系着国计民生。

（二）档案管理信息化的内涵

档案管理信息化，是指在档案管理工作中利用现代的信息化技术，比如说计算机等工具，将原来的一些写在纸上的文件或者影像文件系统有序的构建档案管理信息库。在这过程之中要遵循规范性、安全性等原则，将原来复杂的档案管理工作变得简单且有序。

（三）目前档案管理工作存在的问题

1.缺乏必要的档案管理信息化工具

档案管理信息化需要新的工具作為支撑，常见的工具有计算机、扫描仪、打印机、数码相机、复印机等。而就我们了解到的情况来看，大多数单位并没有完善的信息化管理工具设备，在日常的工作中存在很大的不便。

2.档案管理信息化管理标准缺乏规范性和统一性

我国档案管理信息化工作处于起步阶段，发展的时间仍比较短，对于信息化管理的标准缺乏明确的标准，有的单位有标准但是部门之间不统一，这给平时的工作带来很大的不便，这样的档案管理信息化工作存在很大的主观因素，客观性不强。

3.档案信息安全性较差

档案是一个部门活动最原始的记录，它设计到的范围就更加的广泛，它包括的种类就更加的多，它包括的信息量就更加的丰富。档案的种类有很多种，包括科技内容、图书、影像文字等。它是单位发展的活化石，是对单位的一种记录，同时也是对单位的一种评价，对单位发展水平的一种衡量。档案是单位独有的资产，我们必须要保证其安全，不能将其随意的泄露，这会带来极大的损失，然而就实际情况来看，我们在安全保障这一部分做的不到位。

二、档案管理信息化的相关措施

（一）加大资金投入力度，完善相关的设备配置

相关部门要不断的调整，加大资金投入力度，为档案管理部门配置相关的设备，为档案管理信息化提供雄厚的物质保障，充分的利用新时代的信息工具，给复杂的档案管理工作带来时代的气息，使整个档案管理工作变的便利快捷，保障整个档案管理工作的顺利进行。

（二）利用信息工具精简机构

档案管理工作的高效运转必须建立在简练的机构的基础上，精简工作步骤，把以前繁琐的工作，臃肿的机构变的简单精炼，同时可以采用现代化的技术，比如说信息网络技术，我们目前的时代是信息时代，互联网的使用大大提高的工作效率，而且信息化是企业精简机构的重要手段，同时也是一个单位现代化程度的重要标志。

（三）档案管理信息化必须要立足实践

档案管理工作必须要立足单位发展的实际，不可照搬其他单位的经验教训，目前我们的档案管理已经有不少的实践经验，我们在对档案管理模式进行创新的同时，必须要结合自身发展的实际情况，以自身为主，找到自身发展的不足，不可以随便引用别的部门的经验教训，虽然要不断的借鉴，但是要做到以我为主，为我所用。

（四）公安系统的档案的管理必须要发挥人的作用

1.公安系统的主体是广大干警，我们必须要发挥干警的主体作用，因为档案工作需要全体警员的参与，并不只是档案管理工作者的事情，在我们公安系统单位中可以通过举办各种形式的活动，充分调动全体警员的参与程度，发挥人的创造性，推动公安部门工作的顺利开展。

2.领导人员要充分发挥领导带头示范作用，给所有警员树立榜样作用，严格规范自身行为，以身作则，自己主动参与档案管理工作，同时要做到责任到人，落实责任制，严格规范档案管理工作，促进其有序进行，从而推动公安部门自身有计划的、科学的发展。

三、总结

信息化高速发展，档案管理信息化既是顺应时代的具体表现，同时也是促进自身发展的重要手段。随着社会主义市场经济的不断发展，单位内部体制在不断的改革深化，而且国家的投资力度不断的加大，再加上单位自身内部的不断调整，由于档案对于单位发展具有不可言喻的重要性，而且我们必须正视我们目前存在的问题，现实的困难要求我们必须要迎难而上，不断的改变思路，创新发展模式，不断推进改革，促使我们在新时期可以与时俱进，为社会发展、时代进步贡献自身力量

参考文献：

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[2]刘卓玲.建立档案网站的实践与思考[A].齐鲁档案论坛——山东省档案学会2008年学术年会会刊[C]，2008.

[3]吕静.诉讼档案信息化建设存在的问题及对策[A].齐鲁档案论坛——山东省档案学会2008年学术年会会刊[C]，2008.