企业电子文件的统一管理策略与模式

刘琪　肖长慧

摘 要：电子文件作为一种信息资源，是与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。

关键词：企业；电子文件；档案；策略；模式

企业电子文件档案规范化、科学化的统一管理策略，形式资源共享，在历史的长河中见证了企业发展的速度，它将为单位各项综合业务、研究工作的开展随时提供方便快捷，对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用。

一、企业电子文件管理的概况

企业电子文件是能被计算机系统识别、处理，并按照一定格式存储在磁带、磁盘或者光盘等介质上，并可以在网络上传递的数字代码序列。在计算机显示器或者打印机上看到的文字、图纸等构成的电子文件形态，只不过是电子文件的某种输出形式而已。过去、现在和将来，使用纸墨、照片形成和传递的企业机关公文以及图书、图纸、图形、影像、文献资料、科技情报、商业信息，都可以利用计算机进行处理。而且电子文件越来越被企业机关、社会团体以及个人广泛地认识和应用，成为势不可挡的潮流。

二、企业电子文件管理现状分析

我们不能盲目地认为凡是从事纸质档案管理的人员，都能管理电子档案；也不能机械地认为凡是懂得电子计算机软硬件技术或数字通信技术的工程人员，都可以管理电子档案。对于电子档案的开发利用，将会出现一系列新问题，纸质文件内容原始性很容易被确认，而电子文件具有可变性和信息载体的可分离性。同时，电子档案在发送、接收、保管、归档时又面临病毒的入侵。以办公自动化和网络作为生存基础的电子文件处于这样一种恶劣的网络环境之中，可以想象一个疏忽就可能导致灭顶之灾。接入互联网所遇到的非法访问难以计数，现有的防火墙等技术对黑客高手往往防不胜防，使电子文件档案信息的安全受到严重威胁。

三、电子文件管理模式的探讨研究

关于电子文件管理模式，目前有两种具代表性的管理方案，即电子文件应由档案部门集中保管和由各文件形成机构分别保管。集中式保管方案认为电子文件的形成机构应当将失去现行效用、具有保管价值的电子文件移交到档案部门集中保存。分布式保管方案认为电子文件应当自始至终保管于文件的形成机构，档案部门对失去现行效用的电子文件要控制，而不是要求必须进档案部门保存。其主要依据是，电子文件具有系统依赖性，档案部门在技术与资金上很难满足实现电子文件对软硬件等方面的要求。在上述两种方案的基础上，有人提出“自由进入原则”，即采取折中的办法，将集中式和分布式保管相结合的，档案部门的指导与文件形成机构自身的需要相结合，并以解决电子文件软硬件依赖性的技术方法为保证的方案。

四、电子文件档案管理的发展趋式

电子文件、电子档案和电子计算机软硬件技术及相关设备，有着密不可分的关系。在电子文件设计形成阶段，档案人员就要参与设计，进行指导，使产生的电子文件能按归档要求归档，并能进行统一管理和长期保存；同时还要了解具有长期保存价值的电子文件产生背景、设计思想、数据形式、以及相应的电子计算机软硬件技术等。电子文件形成后，在使用过程中，档案人员要参于对其管理，熟知在使用过程中发生的各种情况，并进行积累。否则长时期不过问，相關技术发生了变化，设备陈旧或更新，原来的电子文件，在新的条件下必然读不出来，这样人类活动的真实记录就可能遭受损失。所以，要求电子文件的形成者，电子档案的管理者，要通力协作，才能保证电子文件、电子档案的可存取性、可用性、可理解性。

五、电子文件档案管理的策略

为使现在的电子档案能够更好被未来的计算机操作系统和应用软件所兼容，把电子档案的格式保存为与计算机操作系统同一公司的应用软件能读取的格式。及时更新电子档案的文件结构，确保电子档案的长期可读性当操作系统更新时，及时更新档案支持软件，并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下，更新电子档案的文件结构，以适用新的“生存环境”，保证电子档案的长期可读。对于一些较为特殊的电子档案，必须以原始形成的格式进行还原显示的，可在保存电子档案的同时，保存相应的档案支持软件和整个操作系统，并与电子档案存储在一起，恢复时，连同操作系统一同恢复，使之按本来的面目进行显示。

六、加强电子档案管理制度建设

要进一步完善电子档案的管理制度，归档制度的完善是必不可少的环节，但是不同于纸质档案的是电子档案的归档还有许多工作要做。需要检测档案文件在相应软硬件环境下的有效性；首先，将电子文件管理制度纳入到各业务部门的业务活动中。电子文件源于业务活动，其管理应渗透到业务活动的整个过程，明确规定应生成哪些电子文件，如何生成，应如何保存、流转、利用，尤其是活动的起始阶段。而不是活动结束或阶段验收时才不得已管理电子文件。其次，将电子文件管理制度纳入到工作人员的绩效考核中，电子文件是否被有效管理也应是考核工作质量的内容，并要求各部门签订责任状，与年终奖挂钩。该规定有效提高工作人员的电子文件意识，促进电子文件质量的提高。

七、结束语

电子文件是社会现代化发展的必然产物。对其进行档案管理是电子文件的必然归宿，我们必须运用科学发展观的思想，坚持以人为本，坚持统筹规划，协调发展。既要注重传统的管理方式，又要充分地运用新时期的新技术，通过新技术的创新引用，使档案资源得到安全、可靠的保护，更能加强档案信息交流，准确、快速地向社会提供有利的信息资源，促进新时期的电子档案管理大发展和大作为。

参考文献：

[1]冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京：中国人民大学出版社，2001.

[2]董永昌，何嘉荪.电子文件与档案管理[M].百家出版社，2001.

[3]国家档案局.电子文件归档与电子档案管理概论.