新时期做好企业办公室工作探讨

2015-10-21 18:52杜旺林
企业文化·下旬刊 2015年8期
关键词:办公室探讨工作

摘 要:办公室是一个单位的窗口,它是上传下达、承上启下、沟通内外、协调左右、团结共事、联系四面八方的枢纽和桥梁。

关键词:办公室;工作;探讨

一、办公室工作的地位与作用

办公室作为综合性的办事部门,在一个单位中占据着重要的地位,是保证单位正常运转的纽带和桥梁。

(一)做领导的参谋和助手作用

办公室人员是领导的耳目和左右手,完成领导的指示和要求,就必须熟悉上级文件精神,吃透政策,了解和掌握单位一个时期的主要工作和内部职工的思想情绪。办公室人员要经常下基层开展调研,分析研究,掌握动态,为领导的决策提供正确、科学服务。

(二)是承上启下和协调工作的作用

办公室是一个单位工作运转的轴心,是领导联系各方的纽带,是上下级之间沟通的桥梁,起着平衡各方关系、协调各方工作,化解各种矛盾的作用。办公室人员要做好这项工作,必须坚持学习政治理论,做到思想敏捷,掌握政策,懂业务,精管理。实事求是地科学有效地处理好各种关系,发挥好桥梁作用。

(三)是单位的窗口和门面作用

办公室人员的着装打扮、精神面貌、一言一行、协调能力、工作水平、办事效率均代表着一个单位的形象。所以,办公室人员不能轻视自己的工作,要不断提高自己的综合素质,加强职业道德修养,认真履职,对内外服务对象要热情接待、周到服务。即便遇到特殊情况,也应不急不燥,心平气和,使办事者高兴而来、满意而归。

二、办公室工作的主要内容

办公室它是一个单位工作运转的枢纽和调度中心。办公室工作内容包罗万象,只有对单位的整体情况了如指掌,同时讲究说话的艺术,注意语气和态度,才能使办事者信服和满意,给人留下美好的形象,所以办公室人员不仅影响和代表了办公室工作,同时还直接关乎到一个单位的威信和形象。

办公室的工作内容纷繁复杂,如:文件收发、传阅,承办、保管、销毁;文书搜集整理归案,打字复印传真,公章印鉴保管,材料拟稿,调研,事务性工作的协调检查督办;会议安排,办公会记录,单位沿革,大事记整理,放假安排值班,传达领导意见,接待、信息的搜集整理、内部信息网的管理,领导和机关用车的调度等工作。凡是别人不管的都管,别人不干的都干。工作虽然杂乱,样样不可小看,一个环节怠慢,就会影响全盘。所以,要求办公室人员必须要政治素质好、业务精,作风硬,爱岗敬业,协调能力强,热爱自己工作的人担任,做每一项工作都要认真、细致,发挥好协调作用。在自己的职权服务内,履行好职责:

(一)工作要到位但不能越位,为领导服务但不能代替领导决策

办公室工作要变被动为主动,在领导授权和职权范围内,要加强预见性,不打无准备之仗,工作要到位,把握好度,千万不能代替领导决策,处理问题不要夹杂自己的意见,职能永远是服务。

(二)工作要牵头但不能当头,受领导委托传达意图但不能以领导名义指手画脚

办公室工作人员要摆正位置,明确职能,待人接物要和蔼可亲,平等相待,热情协调,不能高人一等,牢记为人民服务的宗旨。

(三)工作要分轻重缓急,不能事无巨细

办公室的工作琐碎庞杂,都比较重要,这就不能眉毛胡子一把抓,事无巨细,主次不分,这样会影响效率和结果的。因此,办公室人员要做好计划,按主次进行协调处理,力求在预期的时间内达到要求的效果。

三、要牢固树立服务意识

在新时期面对服务对象的不同特点,办公室人员要有清醒的自我意识,牢固树立服务意识。

(一)参谋意识

做好领导的参谋和助手,经常深入基层收集第一手资料,认真搞好调研,为领导决策提供可靠依据,发挥智囊团的作用。

(二)服务意识

办公室可以在职权范围内把被动变为主动,快速、高效完成领导交办的工作,不能凌驾于群众之上,要深入基层,倾听群众的意见,为群众排忧解难,向领导及时反映群众的呼声。

(三)协调意识

很多事情需要通过办公室传递、贯彻和协调,办公室要树立全局观念,协调好各方面的工作。

(四)落实意识

领导对办公室的授权或指示,办公室必须认真传达、贯彻、并对执行情况进行检查,掌握落实的进度,及时向领导反馈落实结果,形成有始有终的好作风。

(五)效率意识

效率的高低,决定工作的兴衰,办公室工作必须雷厉风行,说干就干,决策要果断,不拖泥带水,工作不积不压,建立精干、高效的运行机制。

(六)创新意识

办公室工作不能停留在过去只是学学舌,跑跑腿,抄抄写写的简单做法,而要不断适应新形势的需要,创新思路,充分调动广大职工的积极性,主动性和创造性,为企业的经济发展出谋划策。

(七)保密意识

办公室人员接触的有的是保密材料、在一定期限內不能公开,所以,在配备办公室人员时,要挑选政治觉悟高,保密意识强的人来承担。工作中不该说的不说,不该看的不看,时刻保守秘密,让领导放心。这是起码的要求。

四、建立一支高素质的人员队伍

(一)要坚持学习

用政治理论武装头脑,更新业务知识,不断改进工作,提高工作质量,跟上时代发展的步伐。经常学习同行者的工作经验,以改进工作方式和方法,提高工作效率。

(二)要乐于吃苦

办公室工作性质决定了办公室人员的作息时间不固定,伸缩性很大。有时候要根据工作的缓急程度安排时间,加班加点是经常的,晚上加班甚至到深夜,这就要求办公室人员必须具有吃苦精神,爱岗敬业,任劳任怨,不计较个人得失。还要处理好工作与家庭的关系,得到家人的支持。

(三)要乐于奉献

办公室的工作一般都是事务性的,无风无浪、平淡无奇,不产生直接效益,一天忙忙碌碌,就是看不到明显效果,只是在幕后默默无闻地工作。所以办公室人员必须要有不图名利,甘心为他服务的无私奉献精神。

总之,办公室的工作是多方面的、全方位的。要使其适应新形势的需要,办公室人员就必须加强自身建设,不断学习,提高素质,牢固树立服务意识,牢记自己的使命。正确处理好公与私、名与利、获取与奉献、权利与服务的关系,摆正位置,做到尽职不越位,办事不越权,参谋不掺水,帮忙不添乱。结合当前新形势的需要,创新思维,发挥好作用,爱岗敬业、提高自身素质,为企业的经济建设做出应有的贡献

作者简介:杜旺林(1956–),男,天津工程职业技术学院党办工作。

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