新时期做好企业办公室工作探讨

摘 要：办公室是一个单位的窗口，它是上传下达、承上启下、沟通内外、协调左右、团结共事、联系四面八方的枢纽和桥梁。

关键词：办公室；工作；探讨

一、办公室工作的地位与作用

办公室作为综合性的办事部门，在一个单位中占据着重要的地位，是保证单位正常运转的纽带和桥梁。

（一）做领导的参谋和助手作用

办公室人员是领导的耳目和左右手，完成领导的指示和要求，就必须熟悉上级文件精神，吃透政策，了解和掌握单位一个时期的主要工作和内部职工的思想情绪。办公室人员要经常下基层开展调研，分析研究，掌握动态，为领导的决策提供正确、科学服务。

（二）是承上启下和协调工作的作用

办公室是一个单位工作运转的轴心，是领导联系各方的纽带，是上下级之间沟通的桥梁，起着平衡各方关系、协调各方工作，化解各种矛盾的作用。办公室人员要做好这项工作，必须坚持学习政治理论，做到思想敏捷，掌握政策，懂业务，精管理。实事求是地科学有效地处理好各种关系，发挥好桥梁作用。

（三）是单位的窗口和门面作用

办公室人员的着装打扮、精神面貌、一言一行、协调能力、工作水平、办事效率均代表着一个单位的形象。所以，办公室人员不能轻视自己的工作，要不断提高自己的综合素质，加强职业道德修养，认真履职，对内外服务对象要热情接待、周到服务。即便遇到特殊情况，也应不急不燥，心平气和，使办事者高兴而来、满意而归。

二、办公室工作的主要内容

办公室它是一个单位工作运转的枢纽和调度中心。办公室工作内容包罗万象，只有对单位的整体情况了如指掌，同时讲究说话的艺术，注意语气和态度，才能使办事者信服和满意，给人留下美好的形象，所以办公室人员不仅影响和代表了办公室工作，同时还直接关乎到一个单位的威信和形象。

办公室的工作内容纷繁复杂，如：文件收发、传阅，承办、保管、销毁；文书搜集整理归案，打字复印传真，公章印鉴保管，材料拟稿，调研，事务性工作的协调检查督办；会议安排，办公会记录，单位沿革，大事记整理，放假安排值班，传达领导意见，接待、信息的搜集整理、内部信息网的管理，领导和机关用车的调度等工作。凡是别人不管的都管，别人不干的都干。工作虽然杂乱，样样不可小看，一个环节怠慢，就会影响全盘。所以，要求办公室人员必须要政治素质好、业务精，作风硬，爱岗敬业，协调能力强，热爱自己工作的人担任，做每一项工作都要认真、细致，发挥好协调作用。在自己的职权服务内，履行好职责：

（一）工作要到位但不能越位，为领导服务但不能代替领导决策

办公室工作要变被动为主动，在领导授权和职权范围内，要加强预见性，不打无准备之仗，工作要到位，把握好度，千万不能代替领导决策，处理问题不要夹杂自己的意见，职能永远是服务。

（二）工作要牵头但不能当头，受领导委托传达意图但不能以领导名义指手画脚

办公室工作人员要摆正位置，明确职能，待人接物要和蔼可亲，平等相待，热情协调，不能高人一等，牢记为人民服务的宗旨。

（三）工作要分轻重缓急，不能事无巨细

办公室的工作琐碎庞杂，都比较重要，这就不能眉毛胡子一把抓，事无巨细，主次不分，这样会影响效率和结果的。因此，办公室人员要做好计划，按主次进行协调处理，力求在预期的时间内达到要求的效果。

三、要牢固树立服务意识

在新时期面对服务对象的不同特点，办公室人员要有清醒的自我意识，牢固树立服务意识。

（一）参谋意识

做好领导的参谋和助手，经常深入基层收集第一手资料，认真搞好调研，为领导决策提供可靠依据，发挥智囊团的作用。

（二）服务意识

办公室可以在职权范围内把被动变为主动，快速、高效完成领导交办的工作，不能凌驾于群众之上，要深入基层，倾听群众的意见，为群众排忧解难，向领导及时反映群众的呼声。

（三）协调意识

很多事情需要通过办公室传递、贯彻和协调，办公室要树立全局观念，协调好各方面的工作。

（四）落实意识

领导对办公室的授权或指示，办公室必须认真传达、贯彻、并对执行情况进行检查，掌握落实的进度，及时向领导反馈落实结果，形成有始有终的好作风。

（五）效率意识

效率的高低，决定工作的兴衰，办公室工作必须雷厉风行，说干就干，决策要果断，不拖泥带水，工作不积不压，建立精干、高效的运行机制。

（六）创新意识

办公室工作不能停留在过去只是学学舌，跑跑腿，抄抄写写的简单做法，而要不断适应新形势的需要，创新思路，充分调动广大职工的积极性，主动性和创造性，为企业的经济发展出谋划策。

（七）保密意识

办公室人员接触的有的是保密材料、在一定期限內不能公开，所以，在配备办公室人员时，要挑选政治觉悟高，保密意识强的人来承担。工作中不该说的不说，不该看的不看，时刻保守秘密，让领导放心。这是起码的要求。

四、建立一支高素质的人员队伍

（一）要坚持学习

用政治理论武装头脑，更新业务知识，不断改进工作，提高工作质量，跟上时代发展的步伐。经常学习同行者的工作经验，以改进工作方式和方法，提高工作效率。

（二）要乐于吃苦

办公室工作性质决定了办公室人员的作息时间不固定，伸缩性很大。有时候要根据工作的缓急程度安排时间，加班加点是经常的，晚上加班甚至到深夜，这就要求办公室人员必须具有吃苦精神，爱岗敬业，任劳任怨，不计较个人得失。还要处理好工作与家庭的关系，得到家人的支持。

（三）要乐于奉献

办公室的工作一般都是事务性的，无风无浪、平淡无奇，不产生直接效益，一天忙忙碌碌，就是看不到明显效果，只是在幕后默默无闻地工作。所以办公室人员必须要有不图名利，甘心为他服务的无私奉献精神。

总之，办公室的工作是多方面的、全方位的。要使其适应新形势的需要，办公室人员就必须加强自身建设，不断学习，提高素质，牢固树立服务意识，牢记自己的使命。正确处理好公与私、名与利、获取与奉献、权利与服务的关系，摆正位置，做到尽职不越位，办事不越权，参谋不掺水，帮忙不添乱。结合当前新形势的需要，创新思维，发挥好作用，爱岗敬业、提高自身素质，为企业的经济建设做出应有的贡献

作者简介：杜旺林（1956–），男，天津工程职业技术学院党办工作。