Excel函数在考勤统计中的应用

李惠芳

【摘要】在日常的工作中，最让人头疼的可能就是关系到员工的工资收入的考勤工作，针对这个问题，摸索出一个用Excel管理考勤的方法，减少了工作量，降低了出错律。

【关键词】函数；考勤；统计

中图分类号：TP39

文献标识码：A

文章编号：1006-0278（2015）03-103-01

Excel函数在考勤统计中的应用，分一下二个步骤进行：

一、做好考勤数据整理繁杂无章变条理有序

考勤管理工作必然涉及到公司考勤日期、人员名单、考勤登记符号等资料，还需要整理每个员工与工资表相关资料，如岗位、日资标准、保险金等等。日常工作中将这些资料及时输入Excel是非常必要的。

启动Excel，新建一个工作簿，如“××公司考勤管理明细表”，在其中新建一个工作表，命名为“基础资料”，在此表中输入各种资料和符号。

为了便于以后考勤工作引用这些基础数据，应该将一些基础数据区域予以定义名称，执行“插入一名称一定义”菜单命令，在弹出的“定义名称”对话框中，添加4个新名称，其分别为：员工名单，其引用位置为“一基本资料！$A$3：$A$22”；年份，其引用位置为“一基本资料！$E$3：$E$7”：周份，其引用位置为“一基本资料！$F$4：$F$15”；出勤，其引用位置为“一基本资料！$G$3：$G$8”。

二、设计智能明细表实现考勤自动化

對于考勤工作来说，我的重中之重项目就是日常考勤的登记工作了，新建一个工作表，命名为“考勤明细表”，在此表的A2：AD2行中输入明细表标题，需要注意的是，为了便于调用考勤年、月信息，年月必须分别单独存放，如年份存放在L2.月份存放在S2，然后单击L2，执行“数据一有效性”菜单命令，在弹出的“数据有效性”对话框中，单击“设置”选项卡，在其中选择“允许”后而的“序列”选项，并且在下而的“来源”文本框中输入公式“一年份”，关闭此对话框。同样设置月份。

考勤登记表一般包括考勤人名单以及日常考勤登记情况，因此在此工作表的B列中存储员工名单，在C5：AG5存放考勤星期，而在C6：AG6存放考勤日期，然后通过数据有效性设置，将人员名单所在的B7：B200的数据有效性来源设置为“一员工名单”，日常登记考勤的数据区域C7：AG200的数据有效性来源设置为“一出勤”，同时为了便于日常考勤登记人员识别考勤符号，单击数据有效性对话框中的“输入信息”选项卡，选中其中的“选定单元格时显示输入信息”，然后在下面输入信息文本框中，将前而的考勤符号说明复制过来。

为了能够自动准确输入日期信息，在存储每月的第1日的C6中输入公式“=DATE（L2，S2，1）”、第2日的D6中输入“=C6+l”并依次类推，直到第27日的AC6。

最后在存储判断每月第1日是星期几的C5中输入公式“=IF （C6=“”，“”，CHOOSE（WEEKDAY（C6，2），“一”，“二”，“三”，“四”，“五”，“六”，“日”））”，并将此公式复制到其后而对应的单元格中。

需要注意的是，此处使用了DATE、CHOOSE、WEEK-DAY等函数，主要是用来根据L2、S2中的数据判断当前日期以及当前日期属于星期几，而IF、MONTH等函数则用来判断当年2月份是否属于闰月，并且判断本月是30日还是31日。

这样当在标题行中的L2、S2中选择考勤年、月时，如2009年10月份时，就会自动在C6：AG6、C5：AG5显示本月所有的考勤日期以及对应星期几，日常考勤时，只需要单击某个员工的考勤所在单元格，就可以显示相应考勤提示信息，并且同时会弹出一个考勤符号下拉列表框，从中选择对应的考勤符号即可，如“全”。

每月月末以及日常管理中，经常需要考勤统计工作，实现起来也非常方便，在此表格的AH5：AL5中输入统计内容标题，如出勤天数、休班天数等，然后在统计第一个员工出勤天数的AH7中输入公式“=COUNTIF （$C7： $AG7，“全”）lCOUNTIF（$C7：$AG7，“半”）/2”，在统计休班天数的AI7中输入公式“=COUNTIF （$C7：$AG7，“休”）|COUNTIF （$C7：$AG7，“半”）/2”，其他类推。

三、巧设汇总表核算工资很轻松

在月末我不仅需要统计汇总考勤，根据公司需要，还需要在考勤汇总的基础上，再根据员工的具体情况，进行相应的扣补，就可以快速准确地计算出一个月的工资表，并进而可以输出打印工资条。

新建一个工作表，命名为“考勤工资汇总表”，输入标题后，根据各自单位的具体情况，在A7：P7内输入所有的工资核算项目，如姓名、岗位、日资标准、出勤天数等项目，将需要计算工资的员工名单复制到姓名列中，然后在岗位下而的C8中输入公式“=VLOOKUP（B8，基本资料！$A$2：$D$22，2，0）”，“日资标准”下而的D8中输入“=VLOOKUP（B8，基本资料！$A$2：$D$22，3，0）”，在“出勤天数”下而的E8中输入公式“一VLOOKUP（B8，考勤明细表！$B$7：$AL$17，33，0）”，此处公式的作用是利用VLOOKUP函数，根据B8中员工的姓名，将基本资料以及考勤明细表中此员工的相应数据引用过来，采用此方法，将各种天数等数据也引用到此工资表中。最后在此表中添加其他扣补项目就可以完成汇总工作了。

通过上而的一系列操作，充分挖掘Excel的潜力，可以非常方便快捷地完成每个月的考勤统计工作，不仅得到领导的表扬，而且也让自己的工作量大大减少，让工作也更轻松！