浅述加强档案管理基础工作的重要性研究

陈思妤

【摘要】档案管理工作的重要性不容忽视，但是要想做好档案管理工作却并不容易，这主要是档案的复杂性和多样性特点所决定的，因此，对于档案管理来说必须解决好这些问题，而这些问题的解决有在很大程度上决定于档案管理的基础工作质量，本文就针对档案管理中的基础工作首先指出了档案管理基础工作的重要性，然后通过分析当前档案管理基础工作中存在的主要问题，探讨了如何加强档案管理的基础工作。

【关键词】档案管理；基础工作；重要性；问题；措施

档案管理的基础工作，顾名思义，从基础两个字我们就可以看出其对于整个档案管理工作的重要意义，可以说直接决定着档案管理的成败，但是就当前的档案管理基础工作现状来看，因为档案信息的多样化和数量的繁杂，导致基础工作的难度也随之提高，进而造成了很多问题的存在，而这些档案管理基础问题的存在也必然会影响着档案管理的效果，因此，今后，针对档案管理基础工作中的一些问题来说，必须加强管理和控制，尽可能的减少问题和影响因素的存在，确保档案管理基础工作的质量，最终保障档案管理的效果。

1.档案管理基础工作的重要性

档案管理基础工作对于整个档案管理来说，最为主要的特点就是基础性，而这一特性也就决定着其对于档案管理的重要价值，可以说，档案管理基础工作对于档案管理具有决定性的意义，具体来说，档案管理基础工作的重要性主要体现在以下三点：

1.1规范档案管理工作

对于档案管理这一工作来说，其最为主要的一个要求就是规范化要求，这主要是相对于档案管理工作的主要工作性质而言的，因为档案管理的主要工作内容就是针对一些档案信息进行归纳整理、储存、查阅和传递，而这些过程都对于规范性提出了较高的要求，只有达到了较高的规范化程度才能够保障这些流程的顺利进行，保障高效率的实现，而对于档案管理的规范性要求来说，档案管理的基础工作意义重大，做好了档案管理的基础工作才能够保障档案管理的规范化，具体来说，首先，档案管理的基础工作能够针对较为繁杂的档案信息进行系统的分类归纳，进而就能够避免档案信息的混乱，这其实就是规范化管理的一个本质要求，也是档案管理基础工作重要性的一个重要体现；另外，档案管理基础工作还存在一个重要的操作内容就是把档案信息中的一些无用信息或者说是过期的信息进行清除，这样就能够在较大程度上减少档案管理的工作内容，提高档案管理的效率，也就能够有效的促进档案管理工作的规范化过程。

1.2保障档案管理的准确性

因为档案管理的内容较为繁杂，管理的难度比较大，所以很容易出現各种错误而影响档案管理的准确性，但是档案的重要性又是不可忽视的，因此，提高档案管理的准确性就成了我们必须关注的一个重要问题，在这一点上，档案管理的基础工作具有作为基本的重要价值。档案管理的精确性其实也就是主要针对档案信息而言的，而这些档案信息又是整个档案基础的组成部分，可见，档案管理的基础工作也就决定着档案管理的精确性，并且这种精确性的保障是贯穿于整个的档案管理过程中的，首先，在最初的档案信息收集和处理阶段，档案基础的有效管理能够保障这些最为基本的档案信息的准确性，并且对于最初的归纳分类也能够做出最为明确的划分，避免了归类的错误；另外，档案管理中对于档案信息的查询和调取是最为关键的一步，也是档案管理重要性的基本体现，在此过程中，准确性也是一个基本要求，而要想做好查询和调取的准确性就必须要首先保障计算机内部存在的所有档案信息的准确性，这是一个基本要求，而这也恰恰是档案管理基础工作的内容，可见，档案管理基础工作对于档案管理的准确性来说意义重大。

1.3促进档案管理的现代化

随着社会的发展，当前各行各业都在实现自身的现代化发展，对于档案管理工作来说也不例外，这也是当前我国档案管理的一个现状，在档案管理过程中充分的引入计算机技术、信息技术和网络技术等技术手段来提高档案管理的现代化进程，可能很多人都觉得这种现代化的进程无非是相关技术和设备的引入和使用，和档案管理的基础应该不存在密切关系，这种看法明显存在较大的偏颇，现代化进程的发展也必须要以档案管理的基础工作为基本前提，只有确保了档案管理基础工作的准确性才能够在利用新技术设备的过程中保障档案管理的效果，相反，如果档案管理的基础工作存在问题的话，那么随着这些技术设备的逐渐更新，甚至会造成更大的档案管理错误；从另外一方面看，档案管理基础工作的进展也必须依靠于这些新的技术手段来提高其自身的工作效率，两者之间是相互促进相互影响的关系。

2.档案管理基础工作中存在的问题

虽然档案管理基础工作的重要性极为关键，但是问题也是依然存在的，并且现状并不良好，具体来看，其中存在的主要问题有以下几点：（1）首先，对于档案管理的基础工作来说，其最为基本的处理目标就是档案信息，以传统的管理手段为例就是档案案卷，在这一点上存在的主要问题就是档案案卷的内容丰富程度不一样，存在一定的倾斜度，没有做到尽可能的完善和全面；（2）其次，对于档案基础工作的主要内容，档案案卷的整理存在明显的问题，尤其是需要做好的相应标注存在标注不清现象，比如对于相应档案内容的页码标注存在明显的错误或者是疏漏等问题；（3）再次，档案基础工作中还表现出较为明显的混乱问题，尤其是对于具体的相关联的档案基础内容来说，并没有进行相应的管理处理，随意安置导致后期的使用困难；（4）最后，规范程度较低问题也是一个重要的威胁，尤其是对于当前的档案管理工作而言，其对于规范化的要求越来越严格，而基础工作中的不规范现象直接导致了档案管理的不规范表现。

3.加强档案管理基础工作的措施

针对档案管理基础工作的重要性以及其当前的现状和面临的问题来说，我们必须采取相应的措施来加强档案管理基础工作的效果，具体来说：（1）首先，必须加强对于档案管理基础工作的重视程度，只有重视程度得到了相应的提高才能够保障相关管理人员能够把注意力放在档案管理的基础工作上，进而才能够有利于基础工作效果的提升，当然这种重视程度必须是自上而下的，从最高层的管理人员到最低级的执行人员都应该意识到基础工作的重要性；（2）其次，加强档案管理基础工作的规范性，这也是最为基本的一个要求，上文已经进行了详细的阐述，在此就不进行重复赘述了；（3）最后，加强现代化发展进程的发展速度也是一个有效的措施，这也是档案管理的一个基本要求，即合理的引入一些高科技含量的技术和设备来为档案管理的基础工作服务。

结束语

综上所述，在当前我国的档案管理过程中，其基础工作的重要价值不容忽视，并且理应引起足够的重视，只有做好了档案管理的基础工作才能够保障档案管理朝着规范化、准确性和现代化方向发展，这对于今后档案管理工作的重要启示就是必须加强对于基础工作的重视，以档案管理的基础工作为最根本的着眼点，切实加强档案管理的工作效果。

参考文献

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