信息化背景下档案信息资源的开发应用研究

赵爱武

摘  要：对档案信息资源进行合理的开发应用，不仅仅是社会发展的要求，同时也能让档案资源发挥更大的效用。而随着档案事业的不断发展，档案信息资源开发应用信息化建设也得到了长足的进步。因此文章通过对信息化背景下的档案信息资源开发应用研究，分析了在信息化背景下档案资源开发的特点，提出档案信息资源开发应用的原则，并尝试性地提出了解决方案。

关键词：信息化背景;政务管理;档案信息资源;开发应用

中图分类号：G270.7     文献标识码：A      文章编号：1006-8937（2015）06-0056-01

档案是“人的管理”基本信息的主要依据，它既存储了组织人力资源信息，又是管理的核心“人”的历史和现状的一个真实反映，它真实地记述了档案人的个人经历、德才表现及发展过程，是历史地、全面地考察人的重要依据。而且随着时代的发展，人们对于档案信息越来越重视，因此利用信息化技术简化档案管理部门的办事流程，提高行政效率，是促进档案信息资源开发应用的有力措施。

1  当前档案信息资源开发应用存在的问题

1.1  档案信息公开缺乏主动性

由于我国深受两千多年封建思想的影响，尤其是在“官本位”的思想的影响下，很多档案管理部门部门不愿意将档案信息传递给人民群众。一些档案管理部门对于人民群众申请的信息公开要求采取拖延的方法，甚至以这些信息的流传会威胁到国家的安全以及社会的稳定为借口，拒绝将档案信息透露给民众。因此在信息公开上缺乏主动性，不能够及时主动将有关档案信息传递给民众，而他们认为这些信息的传递会造成社会谣言四起。

1.2  档案信息查询制度执行不到位

很多档案信息管理人员认为档案信息是关系到国家“颜面”的问题，因此，即使国家法律规定要将政府信息透明化，但是这些政府人员在档案信息查询制度执行的时候，往往会相互推卸，给当事人设置各种障碍。再加上长久以来，档案管理部门已经形成根深蒂固的行政观念，民众如果能够对于“秘密”档案信息进行查询的话，无疑会将他们的行为暴露在公众面前，因此他们在潜意识里就会抵制信息公开制度。

1.3  先进的技术手段遭遇尴尬

随着信息化时代的到来，很多档案管理部门都认识到信息化建设在档案信息资源开发应用中的重要性，积极地完善和改进自身的设施。但是尽管很多档案管理部门不遗余力地推广信息化建设，但是仍然面临较多的问题：①很多档案部门由于缺乏足够的资金进行信息化设备的购进，从最基本的计算机购进到档案管理系统的建设都需要投入大量的资金;②由于缺乏档案信息化管理人才，既使拥有了较为先进的设备以及管理系统，也不能很好地进行档案信息资源开发应用。

1.4  缺少科学的档案信息管理与资源开发制度

如果事业单位的管理制度总是沿袭传统，是很难适应现代化发展要求的。但是由于很多档案管理部门在制定档案信息管理与资源开发制度的时候，不根据当地的实际情况进行指定，照搬照抄其他地方的制度体制，就造成了档案信息管理与资源开发制度满足不了实际的需求。例如有的地区属于人才流入重点地区，那么该地区就应该加强关于人才档案信息的管理以及开发利用工作，并且对于人才档案信息工作出现的各种问题要及时解决。但是，现实却是很多地区缺少科学的档案信息管理与资源开发制度，导致办事效率低下。

2  信息化在档案信息资源开发利用中的优点

在进行档案信息资源开发的时候，由于档案管理本身就比较复杂，再加上档案信息涉及到的方面比较多，如果不能建立一个很好的开发应用体系就会给档案管理工作带来较大的影响。而通过信息化建设，可以进一步减轻档案工作人员的工作强度，对于档案信息资源进行较好的利用。信息化在档案信息资源开发中有以下几个优点。

2.1  高效性

在信息化背景下的档案信息资源开发应用都是进行数字化操作的，而且信息传递全过程是用数字化进行记录和存储的，这样可以大大提高档案信息工作办理的效率。例如，在传统的人工查询档案的模式之下，由于档案管理人员是有限的，而当前来查询档案的人较多的时候，那么档案管理部门就不能有效地开展工作。而通过信息化建设，就可以实现一名工作人员控制多个档案信息查询窗口，从而提高档案信息管理工作的高效性。

2.2  便捷性

档案信息资源开发相关流程以及档案信息查询都是在互联网上进行的，是使用使用互联网技术在实现档案信息便捷办理的。在这个档案信息办理过程中，我们可以借鉴电商的办事理念，电商交易的商家对消费者（即B2C模式）在交易流程上随行性很强。而我们在档案信息资源开发利用中引入计算机，可以实现档案信息管理人员与人民群众的无缝对接，使得整个档案信息工作过程中便捷性加强，使得人民群众在办理先关事务的时候可以在家上网办理，免去了奔波之苦。

2.3  准确性

信息化模式具有容量大，准确性高的特点，因此在档案信息工作中引入信息化辅助可以提高档案信息工作质量。由于在进行行政事务办理的时候需要调用很多资料，同时在办理后又要对于很对资料进行存档管理。如果仅仅凭借文书的记录，不仅仅会使档案管理人员的工作量大大增加，同时也给档案信息工作带来不准确性。而办理相关档案信息事务是一件很嚴肃的事情，如果因为某些小问题而给档案信息事务带来影响，那么就会得不偿失。而通过引入信息化技术就会大大避免这一情况的出现，信息化模式的高准确性就会使得整个档案信息工作出错率大大降低。

3  信息化背景下档案资源开发的对策

3.1  转变档案信息工作观念

档案信息工作是事业部门政务工作之一，当前很多档案管理人员对于档案信息工作缺乏足够的认识。因此需要转变档案管理部门工作人员档案信息工作观念，真正将现代化档案信息工作当做是实现民主法制建设的基本任务。而长久以来的文化传统，将档案管理神秘化，影响了档案信息管理的透明化运作。

3.2  完善相关的法律制度

完善的法律制度可以保证档案管理部门档案信息工作过的正常化运作，也只有这样，才能够进一步保障人民群众的知情权。法律缺乏有关民众知情权的规定，这就使得档案信息公开制度建设缺乏有效的立法支持，从而弱化了档案信息公开的效果。尤其是我国历经两千多年的封建统治，官本位思想的影响仍然存在，这就使得公民缺乏参与民主政治的意识。而通过立法建设可以使得政府信息公开制度的进一步完善，逐渐改变全社会的信息公开意识，促进民主法治的建设。

3.3  强化档案管理信息化建设

随着信息化不断发展，档案工作的信息化建设也越来越重要。通过强化档案管理信息化建设，及时地将与民众生活息息相关信息公布在网站以及其他主流媒体中，从而使得全社会能够及时了解政务信息，促进政务信息的透明发展。建立有效的信息利用机制与监督机制，对于涉及重要的档案信息要组织实践各环节的职能特征，将档案相关的信息进行详细记录。逐步完善信息化档案生成制度，确保档案的形成完整性。减少并逐渐杜绝档案信息网站建设中信息缺失、网络连接失败等不良现象，确保信息来源的安全性与可靠性。

4  结  语

档案工作是现代政务管理工作的重要组成部分，档案工作规范化、标准化是保证社会各项工作的前提。而通过加强信息化建设，合理地进行档案信息资源开发应用，建立起科学的信息利用机制，将档案信息工作置于法律的监督之下，促进档案信息管理工作的透明化建设。

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