浅谈企业档案管理的信息化建设

廖小菱

摘 要：档案是社会活动中形成的具有历史性、传承性、监控性的保存记录载体，其组成包括国家政治军事类机密档案、社会公共公开档案、企业封存档案、个人私密型档案等部分。档案因其独有的社会性和隐秘性逐步发展为一门学科，档案学。档案学为当今社会资料的整合与保管提供了科学依据，各类企业更是把档案学视为经营书典，本文就從档案管理入手，分析企业档案的管理方法与信息化的建设。

关键词：档案学；企业管理；创新建设

企业档案管理方法与国家档案和个人档案的管理有所不同，相对国家机关而言少了严苛度，又比个人私密影响范围广。企业档案的管理需要依托科技技术，利用信息化建设，对档案进行分类、管理、存贮、销毁等活动。档案管理的信息化建设是企业一直追求和不断尝试的，信息传播跨越时间和空间的优点为信息建设提供了理论基础。

一、档案管理在企业管理中的的重要性

一个优良的企业在管理方式上必定是有着自己独到的见解，除了对员工、运营模式的管理，档案管理也是尤为重要的一部分。企业档案是表现其技术、生产、资源、竞争力的客观记录，也是企业在瞬息万变的经济市场里保障生命的底线，更是提高企业综合实力、展现企业精神面貌、维护企业合法利益的核心依据。企业中出现过的文字资料、基地图纸、人员信息都完整且真实的记录在企业档案中，为日后工作中出现的问题提供强有力的历史证明，因此，企业档案管理已成为企业各项工作开展的条件和基础，档案管理在企业管理中必不可少。

二、企业档案管理的现有缺陷

（一）对档案管理工作不够重视

我国的档案管理工作近几年才开始大量开展，在此之前人们普遍认为档案管理不是主要工作，员工只要做好自身岗位工作就行，档案保存可有可无。这样的思维在部分管理者的头脑中根深蒂固，导致没有在企业中形成良好有序的档案管理系统，这位日后的工作增添了障碍。

（二）企业缺乏专业的档案管理人才

档案学的发展近几年可谓是异军突起，在此之前，我国档案管理人员在知识水平、文化程度、专业素质方面良莠不齐。专业的档案人员稀缺，且部分人才专业知识的学习停滞不前，跟不上时代发展的潮流，缺乏创新能力，因此能够熟练对档案进行分类和管理的专业人才十分匮乏，不能做好档案的管理工作。

（三）档案管理制度不健全，保存效果差

档案管理缺乏健全的制度，在部分企业的档案保存室里，档案出现没有编号、缺少卷宗目录、不分信息的混杂等不规范现象，使得档案保存效果差，另外没有相关的检查制度和搜索方式为档案的查阅增加了难度。

三、企业档案管理的信息化建设措施

（一）确定信息化建设的作用

信息化建设是当今社会最科学，最安全的管理方法，其具有高度的保密性和防功害能力。在企业的档案管理工作中，需要加大对档案管理投入，建立档案管理小组，定期对档案信息进行抽查，对档案系统进行维护，充分发挥信息传播无时间限制，无空间局限的优势，将档案保存推进到无纸化办公，既节省了办公空间又加强了资料保密性，实现了档案管理的信息化，转变了保存方式。

（二）提高认识，提高档案人员的专业知识和素质

档案管理者要提高对自身职责的认知度，在管理档案时要做到“完整、一致、规范”。“完整”，就是要保证档案的完好无损，纸质档案不能出现脱页丢页或纸质残缺的现象，信息档案不能出现病毒丢失或没有备用存储的现象，要保证档案的绝对安全。“一致”，就是要将档案按一定的排列方式保存，使档案集中保存，不能过度分散而导致查找不便。“规范”，就是要求档案保存的标号、目录、内容等构成元素缺一不可，牢牢遵循档案的构成模式，保存从头至尾的规范和完整。企业档案正越来越多的使用信息化管理，因此档案管理者要加强学习，特别是电脑软件等新兴科技技术，不能停留在原始的管理方式，要不断推陈出新，接触新事物，坚守“活到老，学到老”的信念，用新知识充实自己，用新能力填补自己，这样才会使工作事半功倍，实现多样化的转变。

（三）健全档案管理制度，实现管理信息化。

有序的管理会是工作良好的开端，对工作建立可循制度也是提高工作的有效办法，档案管理工作也不例外，因此健全档案管理制度显得十分重要。首先，需要将档案资料进行有序的分类，其次要将档案保管的成绩作为员工推优评优的考核内容，对所有工作人员实行奖惩制度，做到优胜劣汰，使每个员工充满危机意识并清楚地认识到工作与生活密切相关，以此激发员工工作热情，使公司充满活力，得到更多创新思维。将档案进行信息化管理准确的反映到当下思潮，在最大程度上提高了管理档案的水平。实现管理信息化后，企业更能对档案资源进行合理配置，借此提高工作效率，对档案管理的发展提供优质的服务。

四、结语

随着时代的变迁和信息技术的高速发展，企业档案管理的信息化将逐步成为市场主流，各企业管理者需要具备超前的意识，各档案管理者需要不断提升自己的技术以便更好地为信息化社会服务。企业档案的信息化管理还在不断探索与发展中，对于加快的全球信息化又的脚步和促进企业自身发展具有重要意义。

参考文献：

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