明天，请用数字工具管理会务

文|本刊记者 姜红德

近日发布的《2015数字会务行业趋势白皮书》显示，2015年中国会务市场将达到6000亿元人民币，而数字会务将在此市场中占据5%的规模，达到300亿元。数字会务领域诞生的时间其实并不长，哪怕是在互联网和会务产业已经非常发达的美国，数字会务产业也只是处于较为初级的阶段，而在国内，数字会务行业的发展更属于我们所说的“朝阳产业”。

“数字化”创造会议之最

2014年11月，浙江乌镇，包括爱尔兰前总理伯蒂·艾亨、俄罗斯总统助理伊戈尔·肖格列夫等外国政要在内的100多个国家和地区的1000多位政府领导、行业主管、网络精英等重量级嘉宾参加了首届世界互联网大会。会议除了“乌镇峰会”之外，还有“互联网治理”、“打击网络恐怖主义”、“跨境电子商务”等15个分论坛。这些分论坛仅演讲嘉宾报名、登记和接待就不是一件小事，如何在会议期间做好接待和服务，是主办单位十分在意的大事，这必然会考验我国政府举办这种高规格会议的能力。

这种考验还来自与领导和来宾们相关的数据安全。设想一下，从国家领导人到各个职能部门管理者、从当地政府、主办方到全国乃至全世界范围内的行业大佬都来乌镇参会，哪位嘉宾在什么时间点在哪个会场发表演讲，这些都需要提供极为安全可靠、方便易用的服务和极其高效的管理。

世界互联网大会举办得非常成功，总结起来原因很多，但确实和本次会议主办方采用数字会务管理系统分不开。在会议举办前，网信办和浙江省政府在寻找、考察了许多供应商后，最终选择了国内一家数字会议服务提供商，希望他们能够在短时间内提供一套完整的数字会务解决方案。

“在会场，大家看到了各种在线注册、大会官网、官方APP、现场多种渠道的电子签到、参会者和各路嘉宾的数据分类管理等数字化管理，甚至细微到对机场火车站的接机安排、当地的天气预报、各会场之间的路径指南。实景地图导航是我们和腾讯公司联合做的，时间非常急，而在那之前，很多关于乌镇细节的导航图没有数字化。这是一场国际化的大会，因此所有产品都是中英文版本。这些工具和产品仅仅是31会议在前端产品完整性和易用性的展现。”作为大会数字会务方案提供商，31会议创始人及CEO万涛这样介绍首届世界互联网大会的经验。

据万涛介绍，世界互联网大会并不是他们交付的规模最大的会议，但无论从安全、来宾规格、处理流程，包括工期要求等方面来讲，都可以称得上是“最”高规格会议。他相信未来不仅是大型会议，甚至是小到几十个人的小规模会议和活动，都会使用高效、安全的数字会务服务，提高效率和参会体验，这是行业发展的必然趋势。

用微信来管理婚礼、生日派对

大约在4～5年前，31会议的创始团队成员们就发现举办各种会议组织流程还是完全依靠手工，除了Email，Excel之外，几乎没有像样的电子化工具。在肯定了这样的需求和市场痛点之后，他们开始考虑进军数字会务市场。

据介绍，数字会务系统是完全基于云计算平台，全流程、全终端覆盖会议组织流程的核心场景：注册报名、电子签到、场内互动和统计报告。而移动端产品和工具将一个个真实参会的人连接，并将商务信息、人的信息、资源和服务连接。面对不同的垂直市场，比如政务机关、企事业单位，行业协会、NGO组织等，数字会务系统可以有不同的针对性解决方案。

用微信管理婚礼是数字会务和个人生活相关的例子。“一位80后的朋友申请在他的婚宴上使用我们的数字会务产品，在此过程中他省去了购买结婚请帖的钱，取而代之的是微信电子邀请函；来宾现场扫描电子邀请函就能入场，现场亲朋好友通过手机摇一摇参加抽奖，甚至很多同学朋友来到现场，用二维码签到时直接用支付宝和微信给了份子钱。”万涛表示，这个场景甚至可以在生日派对、同学聚会、朋友圈聚会上再现。对于竞争他并不担心，“休闲聚会的市场非常大，但是也非常碎片化，只要找到自己的细分市场和准确的切入点，红海竞争还是可以避免的。”

明天会更好

据《2015中国数字会务行业趋势白皮书》披露，目前我国年度会议总量大约500万场之多，并且每年呈5%以上的增长，至2020年中国会议总规模将会超过800万场；总参会人次也超过5亿。另一方面移动互联网近年来不断发展，根据工信部数据显示，截止2014年7月，我国移动互联网用户数有8.72亿，占全国人口的64.1%。其中社交媒体的发展势头尤为迅猛，有33%的用户是通过社交媒体认识一个新的品牌或服务的。

针对以上现象，广泛应用新技术将是会议产业大势所趋。采用IT网络技术、二维码技术、网络传输、无线网络、人工智能、物联网技术等将成为会务领域发展的新方向；通过统一的软件系统，实现对会议流程、信息发布、会务信息的统一管理，已成为客户需求的主流。对于会议的组织者来讲，必须尽快习惯于利用各种科技手段来帮助参会者更好地沟通交流，而移动技术的发展和应用，会为会议的形式和内容提供更加丰富的传播路径。

说到数字会务的本质，万涛表示实际上它是通过互联网、物联网等技术手段，实现对传统的会务流程进程重组和重构。首先它降低了组织者的操作成本，提高了管理效率。特别是在人口红利逐步消失的中国，组织的人力成本会逐步增加，运用IT技术提升效率，降低成本是必然之选。

其次，随着“80后”、“90后”在职场越来越主流，会议流程也需要有所变化，如果说以前主办方主要以围绕领导、VIP嘉宾来工作的话，现在需要对参会人的体验和参与感有极大的关注才可以，否则开会就变成低头刷微信、微博的场面。

同时由于移动技术的普及，主办方可以更加方便地收集用户的需求、反馈和参与情况，有效地进行数据化的管理，有利于主办方的及时反应和持续改善。

《2015中国数字会务行业趋势白皮书》预测：中国会议产业数字化进程“势不可挡”，根据移动互联网的增长速度可预测到2017年，使用数字会议工具的会议主办方会突破3.5%；2020年数字会务工具的普及率会达到50%以上。