试论行政部门文书档案管理存在的问题

石夏

摘 要：文书档案是政府在行政管理和领导活动中形成的有关党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等活动的真实原始记录。文书档案既是一个部门工作历程的缩影，又是管理建设现状的记录，在整个工作中发挥着不可忽视的重要作用。档案管理工作对于干部而言是一项基础但又重要的工作，是保证他们其他工作有条不紊进行的基础，档案管理工作的质量也在一定程度上决定了其他工作的效率，所以必须做好文书档案管理工作。

关键词：文书档案管理；问题分析；对策

文书档案管理是企事业单位发展中重要的信息整合环节，是各种资料实现整理，分类以及信息分享的载体，而档案对于一个单位或者是企业的发展来说有着不可替代的意义，是企事业单位各项重大事件的记录载体，也是未来各项决策制定的依据。

1 行政部门文书档案工作中存在的问题

（一）少数部门对文书档案管理认识不足

虽然文书档案管理工作对于单位的发展有着不可替代的作用，但在少数部门的档案管理的实践中却缺乏科学性与实效性。因此对档案管理工作的重视不够，认识上存在很大误区，对文书档案管理工作认识不足，认为文书档案管理人员的工作就是保存好文字资料，抄抄写写和处理相关事务，没有在单位主要工作范畴内。而且在我国市场经济飞速发展的背景下，档案管理工作不能给单位带来明显的利益，导致一些档案管理人员对自己的工作也采取了忽略的态度，仅仅做一些档案管理的表面工作，例如保证不泄密文字，不丢失资料，通过外调检查，查档资料齐全等等就可以。这无疑中也影响了档案管理工作的质量，造成了文书档案管理工作的困难。

（二）文书档案的管理制度有待于进一步完善

当前，多数单位在文书档案管理的制度方面还不是非常的完善，需要进一步的完善和创新。针对当前档案整理仍然基于传统模式，缺乏一定现代化管理思想作为指导，导致目前档案整理工作人员缺乏现代化整理思想。这种模式从一定程度上来说，具有浓厚的档案管理性质，非常不利于档案管理的规范化、制度化和科学化建设。因此，需要我们转变观念，树立新思想。

（三）档案信息化程度不高

现代化社会，随着计算机科技融入到工作、生活中，它能方便、快捷的帮助人们。随着近年来计算机技术的飞速发展，档案信息化管理越来越显示其方便、快捷的优势。但是在一些单位中，信息化技术并没有普遍运用在档案管理中，造成单位的档案管理效率低下，同时也缺乏对现有的电子文件的监督手段，无法运用信息化技术实施档案管理。

2 做好归档工作，保证文书档案工作的有条不紊

归档制度要落实到位。《中华人民共和国档案法》第十条明确规定：“对国家規定应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”文件处理部门和档案部门应按规定共同做好文件归档工作。其中包括以下几点：

1.划分归档责任。档案室应依据国家档案主管部门或本系统有关部门关于文件归档的有关规定，结合本单位工作职能及文件产生情况，制定本单位的归档制度，指导与督促各部门的兼职档案人员认真落实归档制度。

2.设定归档时间。归档工作是一项时间性很强的工作，要及时迅速地完成，切不可拖拉。否则，将会造成文件的积压与遗失，影响档案齐全与完整。移交档案的时间一般定在每年的6月份。

3.确保文件完整。归档文件必须齐全完整，即文件的定稿与正本、主件与附件、转发件与被转发件、请示件与批复件等必须完整无缺；有关一项工作、一次会议的全部文件必须完整无遗漏；反应本单位主要职能工作与基本历史面貌的档案必须齐全完整。

4.同步电子文档。纸质文件管理从文件生成到归档保存，有着一系列严格规范的管理措施保证档案的原始性、真实性，是档案的凭证作用得到保证。电子文件是文件与数字信息的交集，具有文件的特性，也含有数字信息的特性，基于文件的热性，电子文件归档管理的目标与纸质文件是一样的，即都是向利用者提供真实、可信的档案内容信息和凭证信息。

5.完善交接手续。文件归档时应列出归档清册，作为归档文件的移交证据。归档清册上应填写归档文件的题名、份数、归档部门、移交人、接受人、时间等内容。同时，文件归档清册应归入全宗卷保管。

3 提高文书档案归档责任心，重视细节工作

提高文书档案归档范围要细心严谨，主要是指哪些文件需要归档，哪些文件不必归档。归档范围是归档工作中的最重要内容。正确划分归档范围是保证归档文件齐全、完整、系统的关键。各单位文件材料的归档范围，应根据2006年12月28日国家档案局令第8号发布的《文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合本单位实际情况予以制定。其中要掌握几个要点：

一是应以本单位工作活动为主，即“以我为主”，突出反映本单位基本职能活动和各项业务工作。本单位的收文，不论是来自上级、下级，还是非隶属关系单位，应以是否与单位工作由直接关系、本单位是否需要办理、本单位日后是否考查利用为文件归档的出发点。既不能“有文必档”，不管文件的价值和来源，凡是文件都归档；也不能“有档不归”，将有价值、属于归档范围的文件漏掉。

二是本单位形成的文件材料，只有少部分不归档。有四种可以不归档：一是上级的普发性不需本办理；任免、奖惩非本工作人员的文件材料；供工作参考的抄件。二是本的重份文件，无查考利用价值的、临时性文件，一般性文件的修改稿、校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，内部互相抄送的文件材料，本负责人兼任外单位职务形成的与本无关的文件材料。三是同级的不需贯彻执行的，不需办理的抄送文件材料。四是下级的供参阅简报、情况反映、抄报或越级抄报的文件材料。

三是本单位收到的文书中，部分有查考利用价值的文件材料需要归档。一是针对本的来文，即本是文件的主送。二是上级主管部门来文与本业务工作有关。三是来文内容与本业务工作无关，但本需要贯彻执行的。

4 明确划分文书档案的保管期限，分类管理

保管期限要准确划分。把有价值的文件正确纳入归档文件是工作基础，根据其价值大小确定相应的保管期限就是工作归宿。文书档案定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。准确理解并把握保管期限划分是档案文件整理工作的难点。国家档案局令第8号规定如下：凡反映本单位基本历史面貌、主要职能活动，在维护国家、单位和职工权益等方面具有长远利用价值和凭证价值的材料应该列为永久保管。凡反映本一般工作活动，在一定时间内有查找利用价值的材料，应列为定期保管。

5 总结

文书档案管理发挥着传承企事业单位信息资源的重要功能，对企事业单位进步和发展意义重大，档案管理的规范化是各企事业单位业务发展的必然趋势。目前，为了改善档案管理现状，需要改变档案管理工作理念，完善管理制度和工作程序等。笔者主要分析实现档案管理规范化的措施，希望能对档案管理工作的进一步完善做出贡献。

参考文献

[1]徐静波.档案信息网管理中知识管理的应用[J].现代交际，2014（6）.

[2]蔡学美等.关于档案信息化建设一些问题的认识[J].中国档案，2010（10）.