高校会计档案信息化管理评价指标体系的构建

李智博

【摘 要】通过对高校会计档案信息化管理指标体系的构建，使学校领导在最短的时间内了解学校的财务状况，减少高校财政支出中不必要的开支，为下一步的决策提供依据。

【关键词】高校；会计档案；信息化管理；评价指标

一、高校会计档案管理信息化的意义

1.高校的会计档案管理的内容与特点

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映单位经济业务重要史料和证据。高校会计档案其内容是直接对学校全部经济收支内容的反映。

2.高校会计档案管理信息化的优势

随着计算机和校园网络技术在高校的普及应用，信息资源已经成为高校的重要战略性资源，从而使得高校会计档案管理工作具有很多优势，比如会计档案的存储介质形式多样，可以保存在网络、银盘、光盘等，也可直接输出打印成纸质存档；在信息的更改修正、拷贝和重置等问题上十分快捷方便，电子会计档案的数字化和网络化可以实现资源共享，需求者根据提供的用户权限可以通过网络直接访问档案库，可以极大的节省时间，提高了工作效率。

二、高校会计档案信息化管理的现状

1.会计档案信息化的程度不高

高校会计档案信息化仍处在初级阶段在网络建设方面，虽然部分高校已经建立了局域网及“一卡通”系统开展会计工作。但从软件方面看，高校所拥有的软件资源主要集中在操作系统、系统维护软件、办公自动化软件和财务软件等基础软件上。会计档案的归档上问题突出目前许多会计部门对于会计档案的存储仅限于纸质凭证、账簿、财务报表的收集归档，而忽视了对电子档案的存储，对于财务系统及工资系统及校园卡系统所形成的档案，会计信息系统的升级记录等等都可以说是“交白卷”。

2.高校会计档案信息化管理还存在局限性

因为目前高校采用的财务软件都是仅限于各自的财务部门使用，所以其他人员和部门都没有使用权限，无法及时查阅有关的财务信息，使得财务管理与高校的日常工作管理不能有机结合，因此，各高校的财务软件使用者不能从信息系统中直接提取其他部门的实时相关数据，数据的实时采集也就无法实现。

三、高校会计档案信息化管理过程中存在的问题

1.财务档案信息化目标不够明确

缺乏和学校的教学、科研、行政管理部门的有效协调，特别是需要用到流程化、数字化和档案数据库等网络资源，但涉及到有关职能部门较难协调配合。很多高校基本上没有一个对整个管理信息进行集成的管理平台和数据中心。

2.会计档案信息化存在的缺陷

高校会计档案信息化管理还处在初级阶段，高校会计档案管理主要还是使用传统的记账方式，通过人工对原始凭证进行审核录入，再由计算机形成会计数据，输出会计报表。这对会计人员的要求较高，如果会计信息没有被及时披露，往往会出现财务管理方面的漏洞。

3.财务档案数量大，档案保管成本高

高校会计档案信息化处在初级阶段的特点，决定了高校的会计档案管理仍主要是纸质档案管理。然而，随着高校规模的不断扩大，大量的纸质档案长期保存，仍采用的较原始的检索利用方法，财务档案的数量不断增大，大量的财务档案如何进行管理、检索、应用有待全面解决。

四、评价指标体系的构建

1.基础设施的构建

基础设施是实现高校会计档案信息化管理的物质基础，基础设施主要包括软硬件基础设施和档案信息网络等。

2.信息资源的构建

在会计档案信息化管理评价中，信息资源是整个档案信息化过程中最重要的部分。它的开发和利用是会计档案信息化管理的目标，也是会计档案信息化取得成功的标志。

3.会计档案信息政策、标准和法规的构建

完善的管理制度是高校档案管理工作有序、规范进行的基础。现有的高校档案信息化管理的法规政策大多是高校内部制定的，缺乏统一性和标准性。高校会计档案工作只有在档案信息政策、标准和法规的保障下，才能在科快速、健康地前进。

4.会计档案信息化人才的构建

随着高校会计档案信息化步伐的加快，需要一批既具有丰富档案经验、又能熟练掌握现代信息技术的人才队伍。而会计人员的态度、专业素养往往制约着会计档案信息化管理的进程。

五、高校会计档案管理信息化创新方向的探析

1.加强宣传，转变思想，使会计档案管理信息化服务方式创新

利用多种方式宣传，积极利用办公自动化、网络技术，加强和引导学校领导、各部门、各系科正确认识。根据自身实际和高校发展的需要，充分发挥自身优势，开展特色服务，积极为教学、科研提供会计档案数据信息实行网上服务，变被动为主动。

2.利用高校自身条件，完善基础设施建设，提升会计档案管理信息化效率

可利用学校现有的人力和物力资源优势，调动信息技术人员及教师的积极性，配备相适应的现代化档案管理设备，如互联网设备、扫描仪、计算机等；同时应建立相对应的会计档案查询系统，实现档案管理与财务系统有机结合。

六、结语

高校档案管理工作，是一系统和复杂的过程，需从新方法入手，运用现代先进的科学技术，加强收录存储数据库规范化管理，实现档案管理的信息化、网络化，这不但是提高我国档案信息化管理的手段，实现高校档案管理的社会化建设，合理利用和开发高校资源，也是现代高校档案工作中的重点。

参考文献：

[1]张荣庚，于魁.浅议高校会计档案的创新管理[J].经济研究导刊，2010（12）.

[2]关绍鹏.会计档案管理与策略探讨[J].中国管理信息化，2012（17）.

[3]樊振东.试论高校会计档案数字化管理[J].财经界，2013（12）.