精细化管理在高校学籍管理中的应用

迮燕华

摘 要： 本文通过对精细化管理的含义和高校学籍管理中问题的介绍，指出在高效学籍管理中引入精细化管理的重要性，并介绍了我院在学籍管理中实行的精细化管理。

关键词： 精细化 高校学籍管理 教学应用

一、精细化管理的具体含义

精细化管理又称精细管理、精益管理、零缺陷管理，指管理活动的精确化、标准化、程序化和细致化。精细化管理是一种实事求是的系统规划，是通过细化规则，运用程序化、标准化、数据化的手段，使组织管理的各个单元精确、高效、协调和持续运行。现代工业化中的精细化管理最早是由被誉为“科学管理之父”的弗雷德里克·泰罗（Frederick Winslow Taylor）在其1911年发表的《科学管理原理》一书中首次提出的。20世纪50年代，日本企业将精细化管理运作模式发挥得淋漓尽致，形成了现代精细化管理理论，并迅速传播到了世界各地。在我国，上世纪60年代的大庆油田、本世纪的海尔等一批企业都是实行精细化管理的优秀典范。

精细化管理具体表现在通过对每个单位、部门和岗位的职能、职责的精确定位，把工作对象、工作内容和对应的责任进行具体化、明确化，再对目标市场、工作内容、工作对策、考核指标和保障制度等进行细化。通过运用定量化、标准化等手段，把管理工作简单化、流程化、数据化、信息化，同时在此基础上实行刚性的制度管理，规范工作人员的行为，做好实效反馈，强化责任落实，从而形成优良的执行文化。精细化管理的基本特征可以用“精、准、细、严“四个字概括，精指做精，精益求精，追求最好，不仅要把产品做精做好，更要把服务及管理等工作做到极致，挑战完美极限；准指准确的信息与决策，准确的数据与计量，准确的时间衔接和正确的工作方法；细指对象细化、内容细化、管理细化，特别是执行步骤要求细化；严指严格控制、严格落实，严格执行制定的标准、规范和制度等。

二、高校学籍管理的重要性及存在的问题

高校的学籍管理是教学管理的重要组成部分，是依据国家教育行政主管部门颁布的相关法规，并结合学校、学生实际制定的有关实施细则，对学生从入学到毕业的整个学习过程产生的动态数据的管理。学籍管理一般包含三部分内容，首先新生学籍注册；其次是对在校生学年注册和异动处理，学籍异动主要包括休学、复学、退学、留级、转专业、转学等；最后是对学生毕业资格审核，完成学历注册。也就是说学籍管理工作贯穿学生从入校到毕业的整个在校过程。学籍信息的有误直接关系到毕业证书的有效性。学籍管理的规范程度直接影响整个教学管理质量，从而影响人才培养质量。成千上万条学籍数据中，只要有一条数据出现问题，就可能对某位学生后续工作、学习造成巨大的问题。

因为各高校招生规模的扩大，生源背景越来越复杂，办学模式越来越多样化，学籍管理难度和复杂度不断加大，所以在管理过程中出现了各种问题，主要表现为以下几种。

1.由于部分师生对学籍的重要性和必要性认识不够，出现学生修改基本自然信息后未及时提交学籍信息修改，如更改姓名等现象，导致学籍信息不准确。

2.由于部分师生不了解学籍异动的相关流程，出现学生未办理学籍异动手续就已离校的现象，从而出现实际在校生数与在籍人数出现误差，导致学籍数据不准确。

3.由于各部门系统的独立性，出现个别部门因未及时维护相关异动信息，导致部门与部门之间学籍信息不一致。

三、学籍管理需要精细化管理

鉴于学籍管理的复杂性和重要性，在学籍管理中引入精细化管理是非常必要的。实现精细化管理一般需要通过细节化、数据化、流程化、规范化、严格化等方法步骤。

1.细节化是精细化管理的基本前提，指将一项工作或任务，按合理的逻辑结构，细分为若干组成部分；或者按工作时间顺序，将工作、任务分解为各个组成部分和工作单元。有利于建立和改进工作流程，有利于对工作时间的控制和各环节执行时限的确定，同时包括对各岗位和部门之间、各个工作单元的具体责任进行细化及相互衔接管理的细化。如何科学、合理地实现细节化是精细化管理的关键所在。学籍管理工作并不只涉及学籍管理部门，而是涉及多个部门，每个部门都有其相应的工作任务。以我院学籍管理为例，学院系部对学生的所有材料进行初审；医务室对医院证明等材料进行审核（因身体原因申请学籍异动的）；教务处对所有材料进行复审；院办负责学籍发文及相关材料存档。而异动后的学生需要离校，还需涉及宿管办、学生处、图书馆、财务处、卡中心等部门。

2.数据化是精细化管理的实现基础，是细节化工作的深入。把管理内容数据化是精细化管理的重要内容，衡量精细化管理工作的最好标准是让数据说话。恩格斯指出：“任何一门科学，只有当数学引入后才能成为科学。”精细化管理通过对数据的搜集、分析、研究，确定如何进行具体的精确操作。它把管理上的执行细节、工作内容、效率反馈尽可能地数据定量化，使管理决策更具科学性和可操作性。学籍管理涉及最多的是学生数据，而学生数据量是非常大的，所以学籍管理中数据化是非常必要的。以我院学籍管理为例，在每学期其中，均会对每个院系部手中掌握的学生数据和异动学生数据进行收集，并与教务处掌握的学生数据进行进一步比对、核实，避免出现上述学籍数据与实际数据不一致的情况。同时，我院实行数字化校园，实现各部门系统数据的对接，这样只要学籍管理部门对异动学生进行操作，相关部门中的学生数据会进行相应的修改，从而避免各部门数据不一致现象出现。

3.流程化是精细化管理的重要方式，是在把工作或任务细化为若干个工作单元的基础上，对各个工作步骤或环节进行分析、简化、改进、整合、优化，使各个工作岗位、工作步骤和工作内容更好地衔接配合、协同动作，从而提高管理的整体效能。我院在学籍管理中，根据《普通高等学校学生管理规定（教育部令第21号）》及相关规定和学院学籍规定对不同类型的学籍操作制定详尽的流程，并对所有师生公布，以便师生了解学习。以退学为例，其基本流程如下：学生本人申请并按要求填写《学籍异动申请表》→学生所在院系部审核→教务处审核→分管院领导审批→院务会讨论→学院发文→院系部通知学生办理离校手续，教务处在教务管理系统和学信网上进行学籍异动处理。

4.规范化是精细化管理的必要条件，指根据精细化管理的具体需要，合理地制定并固化相关工作规程、基本制度及各类工作任务或事务管理的作业流程，以形成统一、规范和相对稳定的管理体系，并要求在管理工作中严格按照这些工作规程、制度和流程实施，实现管理工作的井然有序和协调高效。鉴于学籍管理的重要性和管理的复杂性，规范化是必不可少的，必须严格按照相关规章制度进行处理，否则可能会对学生后续的学习工作带来不小的问题。例如未按照相关规定，对不符合转专业条件的学生进行转专业操作，则学信网上省教育厅无法审核通过，从而导致学生电子学历与纸质毕业证书不一致，社会上将不承认其毕业证书的有效性。

5.严格化是精细化管理的关键保障。精细化管理的关键在于严格抓好管理工作的落实。实际上，我们从来不缺少雄韬伟略的战略家，缺少的是精益求精的执行者；不缺少各类细致的管理制度，缺少的是不折不扣的执行者。再伟大的目标和构想，再完美的操作方案，如果不能得到强有力的执行，最终只能是纸上谈兵。我院对学籍管理非常重视，在管理过程中严格执行。例如学籍异动必须经过指定的部门进行审核处理，教务系统和学信网上的异动操作必须对照学籍发文进行等。由于在学籍管理中规定未请假离校连续两周未参加学校规定的教学活动的，应予退学，各院系部每月均需如实向教务处提交《（自动离校）连续两周及以上未到校学生上报表》，由此教务处就能只能有针对性的追踪相关学生异动办理情况。

我院在学籍管理中实行精细化管理，及时准确地办结学籍异动，高质量地完成学籍、学年和学历注册。当然，学籍管理需要不断地“精、准、细、严”，从而使得管理更有效，准确度更高。

参考文献：

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