探析人事档案信息化管理新路径

罗朝霞

摘 要：随着科学技术的飞速发展，竞争的日益激烈，对于一个事业单位而言，人事档案信息化的管理显得尤为重要。信息化的档案管理效率更高，能够大大提升事业单位管理工作的效率，从而推动事业单位逐步实现可持续发展。所以，事业单位亟待解决人事档案信息化管理的问题。所以，本文通过分析信息化档案管理的现状，提出了目前信息化档案管理主要存在的问题，依据这些问题提出了相应的对策和建议，希望能够对事业单位的信息化管理有所帮助。

关键词：人事档案；信息化；管理；策略

1 人事档案信息化管理的现状

就目前的状况看来，在我国很多的地区关于人事档案信息化管理的硬件设施配备并不齐全，有些地区甚至还比较的落后，计算机的型号年代久远，早就应该被淘汰掉或者即便配备了高端的硬件设备，与之相配套的功能也未能开发；有些地区管理档案的人员素质不高，不具备基本的职业素养，不能很好的完成本职工作；再有，一些事业单位队友人事档案的管理不够重视，使得人事档案管理的信息化程度较低。

2 人事档案信息化管理的重要性

2.1 注重信息管理的时效性

信息化的档案管理不同于传统纸质档案的管理，信息化的档案管理讲求时效性。信息化管理能够将不同地域，不同载体的档案，以数据化的形势存储起来，然后通过网络连接起来，这样就能实现信息的及时沟通与共享。

2.2 注重信息管理的便捷性

在日常工作中，人事档案被利用的机率是十分的高的，有时候可能需要查阅上百卷的档案来查找相关人员，所以这就要求人事档案在使用时，要具有较高的便捷性。而信息化的人事档案就很容易依据筛选条件，便捷的搜索出相关的工作人员，这样大大的提高了工作效率和工作质量。

2.3 注重信息管理的规范性

传统的档案管理由于它自身的局限性，导致它无法做到规范性和标准性的有机统一，这就使得档案数据在迁移和共享上存在巨大的技术困难。而信息化的档案变很好的解决了这个问题，它能够及时有效的实现，档案资料的共享和迁移，大大的提高了档案管理工作的工作效率与治理。

2.4 注重档案管理的安全性

传统的档案除了时效低，便捷性差和规范性不强的缺点以外，它的安全性还存在着一定的风险，因为纸质版的档案仅有一份，如果遭到涂改、造假或者丢失，就无法弥补它所造成的损失，而信息化的档案很好的解决了这一问题，因为档案的载体比较多样，而且可以提前准备备份以免遭到损害，这些优点大大增加了档案的安全性，很好的减少了损失，而这些优点，是传统档案所不具备的。因此，信息化的档案很好的加强了档案的安全性。

3 人事档案信息化管理存在的主要问题

人事档案信息化管理系统，并不是十全十美的，它也会存在这样或是那样的问题和缺陷，因此我们要识别出这些问题，并加以针对性的解决。

3.1 对信息化管理的认识不够全面

由传统纸质档案，到信息化档案的转变要经历一个过程，而在这个过程中，就很容易对信息化档案所产生的新观念、新思考以及新的操作方式产生不理解或是怀疑，这就有可能造成某些员工不想改变现状，从而使得信息化档案得不到有效的实施。

3.2 相关人员的素质需要进一步的提升

由传统纸质档案转变为信息化档案，必然要求管理人员相应的改变自己的观念，提升相应的职业素养。随着科学技术的飞速发展，人事档案管理也就出现了新的问题，产生了新的技术，因此，这就要求相关管理人员必须不断提高自己的综合素质；除此之外，现有管理人员的结构较为单一，无法适应人事信息化管理的需要，所以，需要进一步的提升管理人员的综合素质。

3.3 需要加强档案管理的规范性

随着科技的发展，信息化管理必然会越来越受重视，而每个部门本身的情况各不相同，这就导致各个部门所制定的规范化标准多种多样，部门与部门之间的标准差异化较大，部门间很难兼容，这就使得信息无法共享，这必然会给相关管理人员的工作带来诸多的不便，不利于工作的开展。

3.4 对于信息安全认识不够全面

人事档案信息安全顾名思义，它必然具备信息安全的一般特征与共性，而作为人事档案信息安全，它必然含有它本身的特殊含义。安全对于人事档案是十分的重要的，它是人事有效管理的前提。信息化的人事档案一方面給人们的工作带来了极大的便捷，但与此同时，也给人事档案带来了诸多的问题，比如计算机网络安全意识和网络安全知识不足，对计算机的操作不够规范，未能及时的备份相应的数据，而且电脑病毒也是造成信息化人事档案存在安全隐患的又一重大因素。

4 推进人事档案信息化管理的策略

4.1 加强人事档案信息化管理的规范性

随着科技的飞速发展，光盘、硬盘、磁带等诸多的载体频频出现，继纸质资料以后电子文件随之而来，所以之前的传统的纸质档案的规范和标准，无法再适应信息化的人事档案的需要，所以，依据信息化档案的特征，重新的建立相适应的规定与规范，做好档案整理和档案分类的工作，针对传统的纸质版档案，我们要取其精华，去其糟粕，不断的对其进行补充，从而满足档案信息化管理的要求。

4.2 加强人事档案信息化管理的安全性

安全是人事档案信息化管理的前提，对于信息管理的有效性至关重要。为了加强人事档案信息化管理的安全性，首先，我们要遵守国家颁布的有关法律和法规，严格按照国家要求开展工作；其次，除了按照国家要求开展工作以外，我们还要建立信息安全保障体系，为了建立安全保障体系，一方面我们要制定有效的措施，另一方面就需要相关管理人员做好日常工作，对于当数据要定期进行检查和维护。

4.3 加强管理人员队伍建设，提高管理人员素质

与传统的纸质化档案信息管理相比，信息化的人事档案对于管理人员的素质有了更高的要求。管理人员在转变的历程中，绝对不能墨守成规，以不变应万变的心理只会导致自己的工作更加的被动，所以管理人员要学会改变自己的观念，从心理上接受，并积极应对这种转变。不断的学习新的理念与新的规范，逐步掌握计算机技术进行相应的操作。

首先，档案管理者要认识到自己的工作的重要性，肩负历史使命，不断的学习和进步，逐步掌握最为先进的计算机技术；其次，政治素质对于档案管理者也是十分重要的，人事档案管理人员要具有安全意识，要把档案安全工作做到位。除了这些，档案管理人员还需要具备相关的信息技术，这样才能做好档案的维护工作。

5 结语

总而言之，人事档案信息化管理作为一项重要的系统工程，它是比较复杂的，因为它涉及到诸多的规章和制度，它需要使管理技术和信息技术有机的结合，它又是一个不断推进的过程，在这个过程中，管理人员要不断的对其进行完善和规范。虽然就目前的现状看来，我国的信息化管理技术与其他相比，还有一定的差距，但我们通过分析差距和现状不断的发现问题，解决问题，从而推进信息化管理技术的不断提高和进步。本文提出的几点建议还远远不够，所以，针对信息化的认识档案我们要秉持创新的思维，不断的更新理念与方法，从而实现档案管理的历史性跨越。

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