文书档案整理工作对事业单位效能化发展的作用

摘 要：近年来，我国的经济水平呈现不断上升的态势，再加上事业单位在整体上的不断进步，人们也越来越重视对文书档案的相关管理工作。本文主要对文书档案的管理工作和事业单位的发展之间存在的关系进行分析。

关键词：事业单位；文书档案；管理工作

文书档案大体上可以被看作是对日常生活中的大概记录和历史重要事情的详细记载，是对过去工作过程的一种认可，是对个人进行考察的第一手资料，也是对事业单位的相关资料进行考究的备查依据。文书档案之所以具有客观性、真实性和参照性，是因为它并非凭空捏造，而是通过实际的工作过程直接产生的。现如今，文书档案可以分为两大类，一种是纸质形式的，另一种是电子形式。纸质形式的文书档案主要包括直接负责人的亲手笔记或者签名、上级对下级的批示和指示、盖有机关印章的相关文件或公文和平时常见的合同契约等，电子形式的文书档案主要包括活动或者会议的有关照片、视频等通讯记录。

1 什么是文书档案的整理

文书档案是通过事业单位的相关活动或者会议产生的，将重要的交谈内容和策略方针用纸质形式进行记录，再按照档案的方式进行有序的保存。文书档案的形式多种多样，主要包括通知、布告、报告、请示及会议记录等。而文书档案的整理就是将这些分散的文件进行收集，并按照一定的先后顺序和分类方式进行整理，对以后的使用创造便利的条件，体现出事业单位对文书档案的重视程度。

文书档案保证了事业单位所开展行政活动的真实性，见证了事业单位的发展过程，对以后行政活动的举办作为重要依据，因此，提高文书档案的管理水平，是提升事业单位效能化的重要措施，要发展事业单位的效能化就必须对文书档案的管理进行深刻的研究、提高管理意识、做好管理工作。

2 文书档案的整理对事业单位的重要作用

为了保证高效和便捷的使用，对文书档案进行规范化的管理是很有必要的，将文书档案的整理工作不断完善，使文书档案可以完整性的保存，方便以后事业单位行政活动的经验借鉴和举办。我们可以看到，文书档案的管理对事业单位而言起着举足轻重的作用，具体分为以下几点：

（一）文书档案整理工作對档案建设工作起促进作用

作为事业单位发展过程中最重要的环节之一，文书档案的管理工作在对文书档案进行归纳收集的同时，也对重要的文书档案或材料文件起到保护作用。通过文书档案的管理工作，使重要性的文件、档案等能够保证高度的完整性，也可以加强相关管理工作的规范化和系统化，同时提高了文书档案等参考文件的重复使用率。文书档案的管理工作主要负责对以事业单位为主的行政活动进行跟踪记录，并进行详细的分类和整理，使以后的查阅工作变得方便快捷。除此之外，在对文书档案进行管理的同时，也可以找出需要提高和完善的环节，并对工作质量起到有效的监督作用。文书档案的整理工作是文书档案管理工作的前提条件，在进行文书档案的整理工作时，可以将档案作出对比和鉴定，从而确定档案的利用价值。

（二）文书档案整理工作对档案信息资源起开发作用

使文书档案得到充分和有效的利用是文书档案管理的重要目的。科学性的整理方法使比较分散的文书档案变得井井有条，再添加系统化的分类及编目后，方便相关资料的查询和参考，最大化的发挥出文书档案的利用价值。所以，将文书档案的相关管理工作进行完善，使整理文书档案变得更加有条理，对外表现出事业单位发展的完整过程。

（三）文书档案整理工作对档案管理工作起持续发展的作用

整理事业单位的文书档案，也是对档案收集工作的一种隐性监督，在不知不觉中提高对文书档案收集的效率和质量。文书档案的保存价值通过编目分类等环节可以精确地挑选出来，也是对以后文书档案检索体系的构建做好一定的基础。

3 文书档案整理工作在事业单位应用中的存在问题

虽然文书档案的整理对事业单位的方方面面起着重要的作用，但是在一定的条件下，整理工作还有很多的不足和问题，具体如下：

（一）对文书档案的整理工作不够重视

事业单位不重视文书档案的相关管理工作，使文书档案的收集变得不是特别轻松。就我国目前来说，事业单位往往只重视相关的日常管理工作，却忽视了文书档案的整理。因此，受到的关注度不够就没有进行文书档案整理工作的动力，难以体现文书档案的整理价值，致使对事业单位的发展做不到基础资源的提供。文书档案的整理工作出现了短板，也就不能对文书档案起到一定的监督作用，甚至会造成不能完全收集或者缺失文书档案的问题。

（二）文书档案的整理工作没有科学性

因为我国计算机信息技术的高速发展，所以在平时的文书档案整理工作的过程中，若将科学性的整理方法运用到文书档案的管理工作上，则会给工作人员带来更多的便利，当然，文书档案的相关管理也会走向科学性和信息化的道路。如今，电子档案系统的建立已经被称作是以后档案管理的领头羊，它是未来管理者新的管理途径。文书档案管理的工作需求越来越多，落后的管理技术不仅不能顺应它的发展速度，也不能体现出有关公司的发展经历。

4 加强事业单位文书档案整理工作的有效措施

（一）提升事业单位领导对文书档案整理的认知

文书档案的整理工作在事业单位中位置的提升，是因为我国社会经济水平的整体提升影响的。为了更好地适应经济的快速发展，事业单位的相关领导应该加强对文书档案整理工作的认识，并完善相关的管理策略。随着社会的不断发展，更过的人意识到文书档案的整理工作对事业单位的重要性，及它对事业单位会带来的影响。其实，若做好了文书档案的整理工作，那么它对事业单位的管理会产生重要的作用。由此看来，使相关领导开放思想去接受和重视文书档案的整理工作是大局已定的。

（二）提升管理人员的工作素质

文书档案的整理工作因为对大量的资料、文件、档案等进行分类整理，所以它本身就是一个极为庞大的工程。对于从事相关工作的工作人员来说，文书档案整理这项工作具有很强的专业性和较高的工作量。因为它的工作特性，在对相关岗位选用人才时，应聘人应具备较强的责任意识、较高的工作热情和有奉献精神的基本素质。另外，还需要应聘人员对专业理论知识和先进科技有一定的掌握和了解，使得以后的文书档案管理工作能够向规范化和现代化发展。与商业性单位不同的是，事业单位具有更强的服务性，做好文书档案的整理工作对事业单位的稳步发展和高效运作都有着很重要的作用。

（三）加强建设文书档案整理的基础

对文书档案整理工作进行科学化和规范化是当下事业单位所号召的，但我们都知道任何事拥有坚实的基础才是成功的前提，所以文书档案的基础工作对文书档案的整理工作是尤为重要的。事业单位的相关领导应该加强对文书档案的基础工作的重视，为以后文书档案整理工作做好一定的基础，实现整理的最终目标。在整个工作过程中，应保持严谨的工作态度和积极的工作素质，尽可能避免缺失、损坏、混淆等容易出现的问题，即要保证有关文书档案的管理质量，也要按时按量完成工作任务。

5 结束语

总而言之，在事业单位的相关工作中，文书档案的管理也会越来越受到相关领导的重视。现代社会中，数字化和信息化是对文书档案管理工作的新要求，因此，文书档案工作者在完成自身工作的同时，还要将自身的专业素质进行不断地提高，熟练利用现代信息技术、掌握计算机管理技术对文书档案进行高效的收集和管理，丰富对文书档案管理的工作经验。

参考文献

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[2]黄飞.事业单位档案整理工作浅谈[J].劳动保障世界（理论版）.2013（04）.

[3]陈美珍.基于新形势下事业单位文书档案管理工作研究[J].城建档案.2015（04）.

作者简介

程聪（1983-），男，浙江嘉兴人，大学本科（在职研究生），档案学