工程项目管理的施工组织与代甲方的管理技巧

张建华

导读：建设工程代甲方（业主）项目管理的双重特性使之较常规管理更为严谨。代甲方在项目管理中的特殊地位决定了其角色定位的多重性，也对代甲方的素质提出了多重要求。作为项目管理代甲方，应该有扎实的专业知识和技术为支撑，具备开拓性创新性解决问题的能力，还要掌握沟通和协调的技巧和艺术，并在工作中持续提高个人和组织的素质。

一、工程项目管理中代甲方的施工管理组织

工程项目管理是指从事工程项目管理的企业（以下简称代甲方）受业主委托，按照合同约定，代表业主对工程项目的组织实施进行全过程或若干阶段的管理和服务。代甲方项目管理具有双重性——一方面受甲方委托和约束对其投资项目负责，另一方面代表甲方对多个单位以及项目本身进行管理。[1]这个双重特性使之较常规管理更为复杂。在工程项目管理中，代甲方应当注重自身的角色定位，把承上启下，强化与业主、设计、监理、施工和材料供应商的联系和沟通是代甲方管理的重要关注点。因此，代甲方至少应将自己定位在下述角色中。

（一）项目前期的管理

这一阶段项目管理是开工前的项目管理，其核心任务是项目立项的分析与决策、项目目标的确立、施工图的优化以及承包商的选择。具体内容包括了以下几方面：

一是项目策划，包括进行项目可行性研究报告、对项目方案进行初步确定、确定项目的质量、进度、投资等目标。二是设计管理，即指编制设计任务书，包括提供各项设计参数、审核工程初步设计、对项目设计进度管理、对设计施工图组织各类技术与经济专家进行审核等。三是手续办理，包括规划用地许可证、计划委员会批文、规划手续、协助业主签订设计合同、供水手续、供电手续、消防手续、规划许可证、工程招标手续、协助业主签订施工合同、监督手续、施工许可证等。四是确定计划，包括编制项目管理规划、项目总进度计划、项目实施用款计划，并对施工组织设计、监理规划、材料设备供应计划进行审批。五是关系协调，包括与相关政府部门以及周边环境等进行关系协调。六是审核管理，包括审核施工图预算、进入现场管理等工作。

（二）项目中期的管理

这一阶段项目管理属于进入施工阶段的管理，其核心任务是现场施工产品的保证、资金使用的计划与审核、以及竣工验收。具体内容包括了以下几方面：

一是现场目标控制，包括质量目标控制、进度目标控制、投资目标控制、安全目标控制。二是承包商的管理，包括审查承包商组织机构的人员相关资格，检查其管理体系的健全性。审查分包单位的资质和业绩，并审查总包单位与分包单位的分包合同。三是设备、材料供应商的管理，包括项目管理方首先编制初步的设备采购进度计划，确定主要设备的采购周期，安排落实进度里程碑等。四是设计管理，包括在工程图纸确定以后，对业主、承包商、设计单位提出的图纸变更均进行技术、投资上的审查，确定设计变更的合理性。五是合同管理，即加强索赔管理，提前考虑可能造成索赔的因素，严格按照程序，合理办理工程签证。六是手续办理，即指在项目施工过程中，与自来水公司、热电公司、煤气公司、市政养护部门等进行接洽，起草相关供水、供电、供热、排污等相关手续。七是项目内部及周边关系协调，包括协调项目内部各单位的关系，并负责协调与周边、政府主管部门的关系。

（三）项目后期管理

这一阶段项目管理属于竣工验收后的项目管理，其核心任务是代甲方按合同约定，协助业主与工程项目的总承包企业或勘察、设计、供货、施工等企业签订合同，并受业主委托监督合同的履行。具体内容包括了以下几方面：

一是组织单位工程竣工验收，编制竣工验收报告，办理建设工程竣工备案手续。二是项目管理根据项目管理竣工交接指导书、城建档案馆等规定与物业管理部门进行竣工交接。三是参加工程结算，为结算提供详细的依据，对结算结果进行审核。四是整理工程档案材料，向档案馆进行移交。五是在工程保修期间，组织项目后评估。六是组织定期回访，处理入住后居民提出的问题。[2]

二、工程项目管理中代甲方的施工管理技巧

（一）代甲方应该是一个良好的沟通者

这是由代甲方的合同地位以及多个利益相异方共同参与的特点决定的。代甲方不直接与该工程项目的总承包企业或勘察、设计、供货、施工等企业签订合同，但可以按合同约定，协助业主与工程项目的总承包企业或勘察、设计、供货、施工等企业签订合同，并受业主委托监督合同的履行。也就是说，代甲方和业主的合同中是乙方，在业主和勘察、设计、供货、施工等企业的合同中是第三方。

要实现有效的沟通，除了依靠项目沟通管理知识，更要掌握沟通的艺术。沟者，构筑管道也；通者，顺畅也。沟通的品质取决于对方的回应，仅使用理性甚至生硬的管理知识或许可以起到信息传递的作用，但却不能保证信息传递后对方可以理解并付出期望的行动。作为内部沟通者，应该具备的素质包括确保及时、正确地产生、收集、发布、储存和最终处理项目信息。作为外部沟通者，当信息从上向下流动时，代甲方应该具备将甲方要求明确化、细分化、专业化的素质；当信息从下向上流动时，代甲方应该具备将乙方汇报精炼化、正规化、概括化的素质。[3]

（二）代甲方应该是一个良好的协调者

作为乙方，要履行职责为甲方提供服务；作为第三方，对乙方的管理不得脱离甲方，因此，协调的重要职责也是代甲方必须重视的。特别是代甲方这个第三方的角色，在沟通中更要善于采用技巧。要认识到在管理当中，沟通的主导责任是管理者自己。要弄清楚听者想听什么，通过认同、赞美、询问需求的方式实现，并以对方感兴趣的方式表达，如幽默、热情、亲和、友善；倾听时，用对方乐意的方式倾听，积极探询说者想说什么，设身处地、不要随便打断乙方的表述并积极回应、鼓励表达；控制情绪适时回应与反馈，最后确认理解，听完后澄清异议。另外，还要灵活掌握各种协调方式的综合应用，书面的口头的、内部的外部的、正式的非正式的、纵向的横向的。更重要的是，要认识到良好的沟通并不意味着矛盾的避免。

（三）代甲方应该认真处置协调中的矛盾

一个工程项目中涉及多个利益相异的参与方，必然存在不可回避的矛盾。作为代甲方，对各方的协调工作也是责任所在。在协调过程中，认为代甲方应该遵循以下原则：必须以遵守法律法规为准则，明确各方责任；在首先保证项目全局利益和甲方利益的前提下，全面考虑其余各方权益；重视原因分析，标本兼治。根据多年的代甲方工作经验，项目管理中最常出现的矛盾就是各方立场不同造成的决策差异和执行力度不到位等问题。

比如工期延误的解决方案，可以是采用先进的施工技术方案，可以是增加施工人力物力，也可以是工期顺延。对于甲方来说，采用先进的施工技术方案可以节省时间不增加人力投入，为首选；对于施工单位来说，工期顺延不用增加施工难度和人力物力投入，是最理想的解决方案。此时，作为代甲方，应该做到的是站在纵观项目全局的角度，明确工期延误的原因及责任，分析工期延误的影响程度；再对各个解决方案的利弊进行评估；然后综合考虑各方利益，核算费用；最终给出甲方建议，帮助完成决策。

结语

综上所述，代甲方在项目管理中的特殊地位决定了其角色定位的多重性，也对代甲方的素质提出了多重要求。作为项目管理代甲方，应该以扎实的专业知识和技术为支撑，具备开拓性创新性解决问题的能力，还要掌握沟通和协调的技巧和艺术，并在工作中持续提高个人和组织的素质。只有这样，才能实现客户满意、自身发展的管理目标。

参考文献：

[1]李海涛，何晓龙.建筑工程管理与实务（第二版）[M].北京：中国建筑工业出版社，2015.

[2]（美）项目管理协会.项目管理知识体系PMBOK指南（第四版）[M].王勇，张斌，译.北京：电子工业出版社，2009.

[3]余世维.有效沟通[M].北京：北京大学出版社，2013.

责任编辑：张 炜