机关档案管理工作中存在的问题及对策

邵莹莹

山东枣庄峄城区法律援助中心

机关档案管理工作中存在的问题及对策

邵莹莹

山东枣庄峄城区法律援助中心

科学、规范的机关档案管理，能够提高机关管理的工作效率及管理质量，为机关工作的有序、平稳运行提供保障，但在实际管理中还存在众多的问题，本文笔者就简单分析目前机关档案管理工作中存在的问题，并在此基础上提出切实有效的改革措施。

机关工作；档案管理；问题；对策

一、机关档案管理工作存在的问题

（一）档案管理理念需更新

一些行政机关档案管理理念陈旧，在工作中还存在着“为保管而保管”、“重保管轻利用”的思想，对于档案的重视程度不够。随着科技水平的不断提高，档案管理工作领域新的问题层出不穷，没有与时俱进的管理理念是不行的，其产生的不良后果已经显现，同时档案工作的滞后也严重影响了单位整体效能的发挥。

（二）档案保管条件需改善

多数单位档案室存放空间不足，设施、设备不齐全，库房、办公、阅览功能不区分。还有一些档案室像“杂货铺”，档案资料随意存放，一些很重要的档案象废纸一样丢在一角，存在严重的丢失、霉变隐患。更有甚者档案室存在严重的安全隐患，安全防范设施不达标，在这种保管条件之下，一旦发生火灾等事故或者自然灾害，很多珍贵档案可能毁之一旦，造成不可弥补的损失。

（三）档案管理技术需提高

虽然目前都在提倡信息化办公、无纸化办公，但是许多单位的档案室依然沿用传统的手工检索、查询方法，存在着查找不全面、查询效率低的问题，还容易出现档案破损、档案丢失等情况。有的档案室虽然配备了计算机，但是缺乏相应的配套设施，没有连网，不能扫描，有的没有应用软件，使先进的设施成了摆设，发挥不了作用。有的档案室与档案形成部门设备、技术不兼容，接收档案困难。

（四）管理人员素质需提升

一是档案管理人员专业技术不高，对档案相关法律法规不了解，不明白归档范围、保管期限等相关规定，或者没能严格完成对档案的保护、修复等基本工作；二是档案管理人员不重视提高自身素养，导致面对新的设备、新的技术无从下手，不能顺利完成上级分配任务；三是档案管理人员中专职人员较少，存在着大量的兼职人员，导致了档案工作效率低下；四是档案部门对管理人员缺乏有效的培训与激励机制等，导致管理发展滞后于技术发展。

二、改进机关档案管理问题的对策

（一）增强机关档案管理工作的服务理念

首先要从服务内容改变，从档案数量要求向质量要求转变，要坚持“以利用为中心”的档案工作指导方针，加大档案编研的工作力度。档案编研工作就是充分挖掘和发挥档案资源作用，适时把相关的信息转化成编研成果，直接为机关的中心工作服务，从而使编研成果发挥出最大的社会效益；其次要改变服务方式，由被动服务向主动服务转变。新时期机关档案部门应立足收藏，面向未来，大胆改革现有的档案管理模式，在档案管理的现代化、信息化、服务化、开放性上下大气力，建立管理科学、反应敏捷、运行灵活的管理体制，改变“重保管、轻利用”的做法，将重点放在档案资源的开发利用上，努力实现服务方式的社会化、多元化、优质高效化。

（二）提升机关档案管理工作的资源建设

机关档案工作要从部门和社会实际需求出发，不断加大档案收集力度，改善档案收藏结构，丰富档案内容。一是要在重大活动（事件）档案的收集上求突破。增加重点工程档案、重大活动档案，部门领导要高度重视，档案人员要积极参与，采取录音、摄影、录像等方式直接形成重大活动的声像档案，拓展档案收藏领域。二是要在民生档案、微观领域档案的收集上求突破。注意做好对单位职工个人档案信息的收集，模范人物、知名人物档案收集，服务对象相关信息的收集，提高档案信息的实用性，增强对社会公众的服务能力。三是要在新型载体档案的收集上求突破。充分应用现代科技手段，加强档案的信息化建设，应用录像、磁盘、光碟等新型载体完整记录机关重大活动(事件)和领导活动，不断丰富和充实档案馆内容，为社会政策和积累各种的信息资源，从而提高档案的服务能力。

（三）优化机关档案管理工作的管理方法

为了增强机关档案的真实性、可靠性、准确性，机关部门应该对档案管理方法进行优化，充分有效的利用现代化带来的科技成果，让档案管理的工作做到数字化，信息化。利用现代化的科技成果是实现档案工作的健康有序发展的重要手段，可以有效的提升管理档案的质量和效率，可以有效的缩减档案管理方面所需的经济费用，可以有效的方便档案内容的查询，更好地利用档案的价值，还能有效减少档案收集、整理、归档中的错误，例如，1、档案管理人员可以使用计算机技术进行档案的整理、保存，并建立安全保密系统，增强档案管理作的保密性，有效防止病毒的入侵；2、建立机关档案借阅、检索、统计系统，分门别类的对档案进行科学、规范的归档保存，而且能够快速检索某一机关档案的状态，且能够对档案借阅记录、统计目录等进行详细的了解，更有利于档案资料的保存，对机关部门系统了解档案资料有着积极的作用。

（四）重视机关档案管理人员的培养方式

档案管理人员必须要具有较高的政治思想素质和良好的职业道德，要具有熟练的工作技能和较强的服务意识，要具有强烈的进取精神和善于应用现代化手段的管理能力。对于档案管理人员，单位一方面加大对其的专业培训，多为他们提供交流、考察、学习培训的机会，提高自身的专业技术水平，以更能胜任本职工作；另一方面，注重对专业档案人才的引进，尤其是一些学习档案专业的大学毕业生。这些人不仅能够为机关档案事业注入新的活力，带来更新、更专业的管理方法，也能带动机关事业整体的向前发展。

总之，机关部门担负着一个地区、一个领域的管理工作，在工作中形成的大量资料是给地区及更大领域发展的宝贵财富，档案管理工作对机关的社会化服务有着突出的现实意义。机关单位档案管理人员要积极创造条件，顺应时代潮流，不断提高档案管理水平，更好地为社会服务。

[1]胡泓杰.中国档案学的理念与模式[M].中国人民大学出版社，2005

[2]赵闯.政府机关档案管理存在的问题与对策[J].华章，2012（8）

[3]钟文玉.政府机关档案管理人员素质研究[J].城建档案，2012（7）

邵莹莹（1982-），女，山东枣庄峄城区法律援助中心，从事档案管理工作。