浅谈做好档案信息资源开发利用中的保密工作

王蔚

摘 要：正确处理档案开发利用与保密工作的关系，做好档案信息资源开发利用过程监管和提高管理人员的素质是保证档案工作顺利开展的基础。建立与之相适应的服务模式，为油田发展和建设提供有力支持。

关键词： 档案资源成果；开发利用；保密

随着现代社会信息化进程的加快，档案信息已经成为我们经济活动、社会活动的资源，档案信息资源的数字化和网络化利用将更广泛、更深入地应用于生产、生活中。中石化石油工程设计有限公司在2007年完成信息管理一体化平台上线运行，实现了设计、审批、归档、发布利用的一体化。中心数据库库存总量达49.5GB。运用该系统管理电子文件，加快了公司各项管理的数字化进程，推动了档案信息的存储海量化、技术标准化、管理科学化、资源共享化、信息动态化。

在档案信息资源存储和开发利用给企业带来效益的，也对我们传统的档案管理方式提出了挑战，尤其是档案信息的安全保密问题，更显得尤为突出，成为档案资源开发利用进程中的重中之重。在档案信息资源开发利用中如何把好信息保密关， 是公司档案部门和保密部门面临的一个亟待解决的问题。

一、档案信息资源开发与利用的意义

（一）档案信息资源开发是指对档案信息进行加工、整理，并将蕴藏于档案中有价值的、适应社会发展需要的各种知识、信息挖掘出来，最大限度的为设计工作者服务，以提高档案信息利用效率和传递过程

（二）档案信息资源的开发利用是档案管理和利用工作的有机结合，是档案信息资源积累发展到一定的程度由保管向利用的一种高层次转化，是集中展现档案价值的方式

在工程建设中，从招投标文件、合同、建设许可资料，到设计图纸、施工记录、工程款支付、审价审计报告等等，都是档案信息必要的资源。因此，档案信息资源作为一种资源，在保证各种项目正常运行的过程中发挥着纽带作用。近年来，公司档案管理中心重视档案的收集、整理和保管工作，把档案信息资源开发出来，利用起来，为公司的发展发挥重要作用。

（三）如何发挥自身优势，拓展服务功能，多层次、多渠道地开发档案信息资源，是摆在公司档案工作者面前的首要任务

档案信息资源开发利用的程度，是其服务质量、服务能力和服务水平的直接体现。档案信息资源开发是指档案部门将所藏的档案资料根据用户的不同需求，将档案中蕴藏的有价值的信息进行不同方式、不同深度的开采发掘，广泛组织信息交流，并以各种信息产品的方式提供给用户使用。通过开发将无序信息变为有序信息，将浅层信息变为深层信息。当前， 档案工作关键在于将档案信息由静态变成动态，利用档案信息为社会服务，充分发挥档案的社会效益和经济效益。

二、正确处理好档案信息资源开发利用中保密工作的关系

（一）正确处理好制度与措施的关系

既要档案保密，又要大胆利用，必须有一整套严格的制度和与之配套的措施作为保障。在实际工作中，建立档案阅览制度、外借制度、复印制度等，规定不同的审批手续，档案利用工作才能有章可循。与此同时，按照国家相关法律法规，对收发、分送、传递等各个环节，建立工作措施。为保证各项制度和各项措施的落实，必须建立由主要领导任组长的保密工作领导小组，定期监督检查。

（二）正确处理好保密与利用的关系

随着对档案需求的增加，档案保密与利用工作更加艰巨。其存在的主要问题有：一是传统的保密观念，重藏轻用，使档案工作普遍存在着利用不足的现象。二是各种泄密案件的发生，提高了人们的信息安全意识，对档案的保密要求越来越高，又出现了过分追求信息安全，影响档案正常使用、不能发挥正常作用的问题。

（三）正确处理好保密与解密的关系

《保密法》对涉密档案分为三级，是为了让档案工作者根据不同密级采取不同的管理措施，最大限度地利用档案。同时，国家还规定了涉密档案的保密期限。档案工作者必须对涉密档案进行科学管理，及时区分保密期限，确定哪些档案可开发利用。哪些在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，及时使死档案复活，最大限度地发挥档案的利用价值。

（四）正确处理好纸质档案和电子档案的关系

纸质档案是做好档案保密与利用工作的基础部分。作为档案工作者对所保管的档案务必做到不损坏、不丢失、不散乱、不泄密。同时，随着科学技术的发展，电子档案异军突起，已与纸质档案并驾齐驱。做好电子档案的保密和开发利用工作，已是当务之急，要积极构建起一套信息系统的保密体系。

三、发挥档案资源成果开发利用中保密工作的监督作用

档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施：

（一）加强内部管理制度建设

档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，认真加以总结，不断充实和完善。

（二）提高档案管理人员素质

档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守档案秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，而且要有扎实的职业素养，把保守企业秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。

（三）强化档案成果利用监督措施

设计单位的工程设计档案是从事工程设计技术活动的成果。它是可提供开发用的设计技术资源，对内可参考复用，对外可供技术转让和交流。在档案资源成果利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，做好利用监督。胜利勘察设计研究院严格利用设计档案审批制度，利用者如果调取设计档案必须先由个人申请，再由专业所室领导、生产运行部、技术质量部审批，方能调取电子档案。