浅析基层单位人事档案管理工作存在的问题及对策

李新梅

摘 要：人事档案记载着一个人的人生经历、政治面貌等基本信息，是单位组织中对基层人员管理的第一手依据。近些年来，我国人事制度不断深化改革，而现行的人事档案管理方式，尤其是基层单位的档案管理还存在着很大缺陷。本文笔者将对基层人事单位档案管理工作中出现的问题进行分析，并提出对应的解决办法。

关键词：基层单位；人事档案；管理工作

人事档案形成于国家或社会中的人事管理活动。人事档案进行系统化管理会对人才的有效利用、成员的升迁及惩处起到重要参考作用。然而，随着我国人事制度不断深化改革，现行的人事档案管理方式，尤其是基层单位的档案管理存在着很大缺陷，在当前形势下，对档案管理工作进行优化已是刻不容缓。

一、基层单位人事档案管理工作中存在的不足

（一）对人事档案管理工作不重视

档案管理工作大多被认为与单位业绩毫无关联，无法得到重视。领导干部对档案管理更加放任自流，这就造成了管理混乱，难以为具体工作的开展提供服务。

（二）档案文件缺乏真实性

為基层人员其建立一份真实、全面的档案是企业管理中一个必要的程序，是有益于企业和个人协同发展的。然而某些人员的信息会由于一些原因难以调查，或是信息录入时存在虚假编造的情况，直接造成了档案的真实性缺失。

（三）从事档案工作人员素质不高

基层档案管理的工作量较大，对从事档案管理人员的自身素质要求也较高。有些人被领导胡乱安排至档案管理岗位，有些人的工作水平未达到要求标准，工作中存在着管理不认真、分类不仔细等不足之处，亟待提高工作水平。

（四）管理制度落后

市场经济机制作用之下，传统的人力资源分配制度逐渐被聘任制取代，人员的大批量流动也增加了人事档案的管理难度，档案管理制度的革新已是刻不容缓。

二、人事档案管理问题的解决方案

（一）提高对档案作用的认识

松散随意是大部分单位人事档案管理的常态，有的单位甚至在资料查询、人事变动等相关工作开展时，才匆匆进行档案建设管理。事实上，档案的准确时效性对单位的发展是有助推作用的，只有在根本上改变领导人员的思想观念，使他们认识到人事档案管理不可替代的作用，才能从源头解决档案管理工作中出现的问题。

（二）加大对档案的投入

在领导支持的前提下，加大对档案管理工作人力、物力的投入支持。例如，严格筛选具有吃苦耐劳精神和精心仔细性格特点的人员投入档案管理工作；加大经济投入，改善档案管理相关设施。

在这一解决方案上，有一成功案例可供参考。某单位领导投入一笔资金，在单位中设置独立的档案陈列室和档案管理人员办公室。一月后，单位一中层干部离职，需要从基层员工中选拔能力突出者任职。领导向档案管理人员下达指示，工作人员进入档案陈列室，迅速找出了符合领导要求的人员档案，完成了工作任务，也确保了人事调动的顺利进行。

（三）完善档案管理制度

基层人员档案具有数量大、档案信息驳杂、难以系统化管理等特点。这就需要对档案管理进行系统规划、分类处理。为了达到此目标，需要将档案管理工作中的材料收集、材料鉴别、档案录入乃至档案阅览等步骤中逐层次工作一一科学规范化，使人事档案库内容详实，充分发挥人事档案库参谋部的作用。

（四）完善信息化档案管理方式

传统的档案管理大多在卷宗纸张上进行书写记录，不仅颇费人工，而且容易损耗丢失。随着信息化时代的到来，档案管理也不应该原地踏步，对档案进行信息化网络管理不仅可以节省工作量，还能在绝大多数情况下保证数据信息不丢失，并提升档案的保密性。建立基层单位人事电子档案系统，可以实现档案的自动化管理。

结语

当今时代，人事制度的不断变革，对基层人员档案管理工作提出了很高要求。只有在源头上认识到档案管理的必要性与重要性，并立足于单位实际，逐渐改进人事档案管理方法模式，才能全面保证档案系统化、准确化。在新时代发展下，以信息手段，在网络背景下动态管理档案信息，是档案发展的必然要求，也必将会为我国经济社会各项事业发展提供坚实保障。

参考文献：

[1] 刘丽峰.浅析事业单位人事档案管理存在的问题及对策[J].档案天地，2014（S1）.

[2] 邢琳.浅析人事档案管理存在问题及对策研究[J].经营管理者，2015（17）.