高校财务前台业务预约报账条件下的新思考

邓智瀚

摘 要：近年随着高校经费规模的逐年上台阶，会计报账的矛盾也就显现出来，为此，有些高校应用了网上预约报账系统。由于经费来源多样化，特别是科研经费逐年增多，财务预约报账出现了几个问题：预约业务核算，原始凭证审核和业务复核的问题。

关键词：网上预约报账系统；预约业务核算；原始凭证审核；业务复核

近年随着高校经费规模的逐年上臺阶，特别是科研经费逐年增多，各类科研经费结题要求各不相同，这使得会计人员须要完全掌握各类科研经费的结题核算要求，并且，新来的教师、课题组人员对报账程序，财经政策，学校规章等了解不多，会计前台需要不断解释说明各项规章政策，并打回不合规定的票据，因此使师生们的满意度并不高。会计报账的矛盾也就显现出来，为此，有些高校应用了网上预约报账系统。该系统经过信息化设计来提升工作效率，该系统分散了前台业务量，提高了报账效率，可以多系统交叉融合资源共享，信息交互验证，方便了师生员工，但是也带来了不少问题。这就是信息化报账对老师和会计提出了更高的要求。如何应对财务预约报账中出现的问题，通过改进财务预约报账系统来改善会计服务和管理水平，成为高校财务工作者现如今必须要解决的课题。

当下，财务预约报账出现了几个问题：预约业务核算，原始凭证审核和业务复核的问题。

一、预约业务核算中的问题

在预约报账日常核算中常出现以下问题：

1.预约科目摘要不对：预约系统不管老师预约时填的什么摘要，到达账务系统时一律变成科目名称的相关摘要，老师反映费了一大顿劲，摘要上还不是自己想要的内容。

2.预约业务一事一约：预约单相同业务数量太多；比如差旅费去同一地点不同时间老师们会一笔一约。虽然会计制度要求一事一单，但是很多笔相同的业务约在不同的预约单上，没有必要，并且降低了效率。

3.占用额度：很多老师预约后没去报账，过后忘了，这就造成经费额度被占用，虽然账户上有钱，但是预约系统没法使用，没法报账。

4.金额不符：有时老师预约后经常再加个单子或去掉个单子，这就造成预约数和原始凭证金额不符。

5.下科目问题：老师自己预约，他们没有会计基础，哪笔业务该下哪个科目没有基本概念，都是大约下的造成会计科目下的不准确。

6.外国人姓名不符：有些留学生在银行开户时用的英文名，但是在打卡时又填中文名，造成退款。

7.汇款问题：汇款时对公对私名称选择失当，开户行名称账号不准确。

8.有些跨科目跨单位报账由于不是本单位无法授权也就无法预约。

这些问题的产生有些是老师个人素质问题，有些是软件开发商的专业问题，通过及时和开发商沟通解决系统问题，而老师素质问题需要通过加大培训力度，增加培训时间，适时推出网络视频教程以及前台会计人员和老师们的及时沟通来解决。

二、原始凭证审核问题

虽然应用了预约报账系统，但在原始凭证审核工作上还是会出现问题。这表现在审核发票的真实性和票据的合法合规上。由于社会上发票管理不严格，在报账中经常会遇到假发票或伪造发票的出现，特别是网络专用发票，它的使用方便性导致防伪性的缺失。由于网络专用发票无水印，是商家自己机打的，而防伪验证手续复杂需要联网，而预约报账系统一般在内部网上，无法及时验证，这就造成假发票有机可乘，导致报账的票据不真实，这就要求会计前台具有丰富的经验来识别发票的真实性。

预约报账原始凭证的审核中的两个要点：一、审核原始凭证的真实性、有效性。对不合法规的原始凭证应该拒收；二、审核原始凭证的手续是否完备。对缺少领导签名和必备证明文件或合同的原始凭证可要求老师给予以补充。

前台会计人员做好审核工作还要具备以下几点：

1.掌握本校的各项财经文件和规章制度，本年度预算情况、科研项目经费余额等各方面的情况。

2.熟知本校各部门负责人财务审批权限，并经常通过系统查询经费的使用情况。

3.全面掌握会计科目应用范围，灵活运用会计核算方法。

三、业务复核问题

预约报账同样对业务复核工作提出了很高的要求。主要有以下几点：

一、对记账凭证的复核要看会计科目使用是否正确，合计金额是否准确；

二、会计原始凭证反映的内容与记账凭证中所反映是否一致。三、记账凭证方向是否正确，有时会有下反了的情况出现。

四、记账凭证是否重复记账。

五、是否有漏记业务发生。

从高等学校财务管理内部控制的角度来讲会计复核岗位是一个重要岗位，但是现在很多高等学校由于人员缺乏等原因并未单独设置。高等学校会计复核岗位要求复核人员要有敬业精神，要做到守法奉公、廉洁自律、公平公正、坚持原则。还应具备熟练的业务能力，熟悉本校财经政策和制度，对本校的预算情况、会计核算方法、领导人员变更等实际工作情况非常了解。要有丰富的实践工作经验，还要有较强的协调沟通能力以及应变能力。

虽然，很多高校实行了网上预约报账系统，随之而来的问题也应运而生，只要本着实事求是的原则，严格执行国家及各高校的各项财经法律法规，做好原始凭证的审核和时候记账凭证的复核工作，及时联系软件开发商查漏补缺，加大对老师的专业培训，会计工作的效率还是会有提高的。（作者单位：青岛农业大学财务处）

参考文献：

[1] 《加强高校会计稽核工作之我见》刘立军 黑龙江科技信息2009年36期

[2] 《高校会计核算中原始凭证审核有效性的探讨》王筱莉 东北财经大学学报2003年01期