医院数码照片档案管理要点探析

薛理花

摘 要：由于数码照片可以生动形象的将医院在医疗、教学、科研等领域的活动记录展示，其直观性明显优于文字，所以在现代医学档案中占有重要的地位，在数码照片处理技术逐渐深化的刺激下，医院数码照片档案的数量迅猛增加，但现阶段对数码照片的档案管理并未有明确规范的规定，使医院档案管理工作面临着新的难题，如何保证医院数码照片档案的科学整理归档，最大程度的应用其价值，成为现阶段急需解决的问题，本文针对现阶段医院数码照片档案管理中存在的问题，对现阶段医院数码照片档案的管理工作提出几点建议，为医院数码照片档案管理水平的提升做出努力。

关键词：医院；数码照片；档案管理

前言：数码相机应用技术凭借其简单操作、后期易处理、利于远距离传输、无污染、数码影像褪色速度缓慢等优点在医学活动中得到广泛的应用，已经成为现阶段记录医院日常的重要工具，但随着数码照片数量的增多，数码照片档案管理工作受到新的挑战，正确认识现阶段医院数码照片档案管理中存在的问题，并结合现实情况解决，是现阶段医院数码照片档案管理的要点。

一、现阶段医院数码照片档案管理中存在的问题

（一）相关管理制度不全面。与之相匹配的管理制度是落实医院数码照片档案管理工作的基本保障，但现阶段我国医院数码照片档案管理制度并不全面规范，《照片档案管理规范》中并未对数码照片档案管理工作进行明确的规定，而数码照片与传统照片在多方面都存在较大的差别，致使现阶段医院数码照片档案管理工作中所涉及的收集、归档手续、相关技术、预留底片等都缺乏统一的标准，受传统相机对技术水平的依赖性影响，现阶段大部分医院仍设置专门的摄像部门，但数码相机操作简单、携带方便、照片输出成本低，在各科室进行相关活动时往往会选择自行拍摄，导致数码照片谁拍摄、谁保存的现象非常普遍，由于拍摄人员与数码照片档案管理人员之间的沟通存在诸多盲点，使数码照片档案管理工作面临照片分散、管理难度大等新的问题，所以现阶段急需健全医院数码照片档案管理制度，对数码照片的档案管理程序、标准等进行明确的规定[1]。

（二）数码照片档案的收集难度相对更大。造成现阶段医院数码照片收集难度较大的原因主要有两方面，一方面是现阶段医院并未对数码照片归档的收集范围进行明确的规定，笔者个人认为，医院数码照片档案管理的目的是保护其记录、反映历史事实的价值，所以与医院管理活动相关，例如上级领导的视察、医院内部举行的具有重要意义的会议、体现医院文化氛围的文体活动等方面的照片；与医院医疗工作相关，例如医院内部科室重要手术、患者的重要病例等照片；与医院科研活动相关，例如科研活动成果展示数码照片等；与医院内部杰出代表人物有关，例如其所获奖项、取得的最新成就等方面的数码照片；与医院未来发展方向有关，例如能够展示医院医生风貌、医患关系的数码照片等，只有数码照片归档范围明确，其收集过程才具有明确的方向。另一方面是现阶段医院内部人员仍未真正认识到数码照片档案管理的重要性，加大了管理人员照片收集的难度，数码相机的优越性导致数码照片拍摄的大众化，而医院大部分内部人员并未认识到其“一图抵千字”的重要作用，甚至有些人员并不知道数码照片具有重要的归档价值，随意删除、科室内部存留等现象极为普遍，数码照片资源的流失，使数码照片收集困难重重，医院内部的人事流动，也在一定程度上加大其难度[2]。

（三）数码照片档案的整理难度大。医院数码照片整理难度大同样主要由两方面原因导致，一方面随着数码相机应用技术的普及，医院相关活动的拍摄工作逐渐由非专业人员承担，大部分拍摄者会在拍摄后直接将拍摄的照片利用数据线直接传输到相关的档案管理部门，致使管理部门在一次医院活动中就会得到数量庞大的相关数码照片，其在整理的过程中需要对其进行清晰度、内容真实性等方面的筛选，整理任务加大，而档案管理人员对医院各科室内部活动的了解并不全面，整理过程难度较大；另一方面，现阶段对医院数码照片档案管理的整理工作并未进行明确的规范，使其在分类、组卷、编写说明、存储格式、存储介质等整理过程缺乏统一的标准，使其保存和后期利用的实际效果受到影响，整理的时效性较差。

（四）数码照片档案管理的信息安全问题仍存在。由于拍摄人员非专业，未认识到数码照片的重要性，所以在拍摄后并不重视对照片资源的备份，而数码照片在归档、保存的过程中，受到相关软硬件设施突发故障、设备升级读图差异、计算机受到恶意攻击、操作人员操作性错误，人为对数码照片的改动等情况的影响，而存在安全隐患。

二、对现阶段医院数码照片档案的管理工作提出的建议

（一）结合现实情况，健全数码照片档案管理的相关制度。直至目前我国并未形成统一的医院数码照片档案管理制度，笔者个人认为医院数码照片档案管理制度的制定必须要结合自身的实际情况，扭转现阶段无序混乱状态，向集中管理方向转变，我国《电子文件归档与管理规范》、《照片档案管理规范》以及南京、绍兴等城市档案局内部制定的数码照片档案管理暂行办法等相关制度的出台和实施效果，为我国医院数码照片档案管理提供了重要的参考，各医院应结合自身的实际情况，将数码照片档案管理工作落实到具体负责人，而且要求负责人具有全面的档案管理相关知识技能，规范档案管理程序[3]。

（二）加大宣传，使相关人员认识到医院数码照片档案管理的重要性。医院数码照片档案管理工作的落实，需要医院内部所有人员的积极配合，所以加大宣传是其开展的必然选择，通过宣传使医院内部领导重视数码照片档案管理工作，使医院大部分医务人员理解并积极配合，必要时要针对重点部门、科室的相关人员在宣传的基础上，进行教育、培训，为数码照片的收集工作打下坚实的群众基础，宣传工作除播放宣传视频、展示宣传海报外，医院可利用医院内部馆藏室，直接向内部医务人员提供有价值的数码照片资料，使其切实感受到数码照片档案管理的重要性，并主动了解数码照片归档收集的范围、具体的收集方法和途径、数码照片归档的具体要求等，例如医院数码照片归档可分为定期、不定期和同步、日常等情况，而归档数码照片的文件格式、像素数等都有不同的规定等，以此避免有价值数码照片的流失。

（三）对数码照片档案管理的程序进行科学合理规范。由于数码照片的数量庞大，要在后期利用的过程中真正发挥其价值需要对其进行科学合理的整理，首先要做到去粗取精，通过管理人员和拍摄者的共同努力，使数码照片的质量保持最佳，并尽可能缩减其数量；其次，通过“按时间-内容分层分类管理”的办法进行科学分类，再利用统一编号进行组卷，由于计算机方便数据检索，所以可编制与数码照片相对应的目录式数据库机读数据，并定期刻录至光盘，在对光盘统一编号的基础上为保证保管、使用、备份的需要，必须做到一式三份，值得注意的是，数码照片的档案管理并不是完全的脱离文字，要结合实际情况进行。

（四）从人员和设备等方面提升医院数码照片档案管理的安全性。數码照片的自身属性决定，除了要在硬件上加强其安全性，注重备份，而且对整理人员的技能也有较高的要求，其一方要尽可能降低人为失误，一方面要准确判读照片是否受到改动，是否具有真实性，所以其安全问题需要管理人员和设备两方面共同努力预防。

结论：通过上述分析可以发现，数码照片在医院医疗、教学、科研、管理等方面具有重要的作用，已经成为现代医院档案的重要组成部分，对其科学合理的归档管理是医院发展和医学进步的必然选择，所以充分认识现阶段医院数码照片档案管理中存在的问题并改进和避免具有重要意义。（作者单位：福建省平潭县医院）

参考文献：

[1] 施少钦.美国国家档案馆“Citizen Archivist”项目研究及其启示[D].福州：福建师范大学，2012.

[2] 张艳欣，罗志强，张建惠.医院数码照片档案管理研究[J].信息记录材料，2009，02：58-61.

[3] 黄丹黎.基于双套保存制的数码照片档案管理模式探析[J].档案时空，2011，08：14-16.