浅谈公路工程档案的内涵、问题及对策

郑向荣

公路建設对地方经济发展具有重要意义，那么建立一套完整的公路工程档案，对公路工程的科学管理也同样具有非常重要的意义。在公路工程建设过程中形成的各种技术资料和相关文件，真实记录了施工和管理的详细情况，既是公路工程质量的评价依据，又是维护、改建、扩建不可缺少的依据；既是公路工程项目管理的基础，又是国家科技档案的重要组成部分。结合自身的工作经历，浅谈一下对公路工程档案管理的见解。

一、公路工程档案的基本内涵

公路工程档案是指从工程项目提出、立项、审批，勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、表格、声像，图纸等各种载体材料。依据档案的定义，我认为公路工程档案有以下内涵

1.公路工程档案是公路工程建设过程中直接形成的历史纪录，是再现历史真实面貌的原始文献。正因为公路工程档案继承了文件原始记录性，具有历史再现性，所以才具有凭证价值的重要属性，并以此区别于其他文献和资料。

2.公路工程档案的形成是由建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、监督单位及主管单位共同完成的

3.公路工程档案来源于工程实践中由文字、图表、声像等形式形成的各种材料。

4.由于公路工程档案的来源的多样性，决定档案的载体、制作手段、表现方式多样。现在的电子时代，许多隐蔽工程和重要的施工工序都进行全程的记录。

二、公路工程档案管理存在的问题

虽然近年来交通主管部门为了加强公路工程档案管理工作，不断地颁发条例和细则，档案管理工作有了很大的发展和提高，但现在的公路工程档案管理仍存在不少问题。

1.主观上对档案管理工作没有足够的重视。

现在的不少建设项目的建设单位、施工单位及监理单位对工程档案的收集、管理不够重视。主要表现在项目建设过程中关注的是工程质量、工程投资、工程进度及安全管理工作，并形成一系列的质量管理、安全管理体系和制度，明确责任；在各次例会中档案管理总是最后顺带提一下，不会作为重点进行强调。对档案管理的工作往往是不到检查不整理，不到竣工不归档的思想。这种现象造成工程档案的收集不及时、不全面、不客观，影响档案自身的质量。

2.客观上对档案管理工作的投入不足。

在工程建设当中不少单位在档案管理工作中不仅没有专门的职能部门，甚不设专人，使用兼职人员；没有明确的档案管理体系和制度，责任不明确。造成工程期间人员更换频繁，互相推诿，交接手续不齐全，前后脱节或者部分档案丢失等现象。如果没有建立相应的工程档案管理体系，工程档案就处于乏人管理状态，这对工程建设及工程档案的收集、整理和管理工作都是十分不利的，其结果必然会影响工程的建设。

档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，档案管理工作不生产物质财富。所以不少单位在经费投入上是尽可能的削减；也不制定切实的考核标准和奖惩措施。档案管理工作自身比较枯燥乏味，工作量大，对工程技术人员的业务水平提高帮助不大，造成工程技术人员谁也不愿做专职的档案管理人员。

三、对公路工程档案管理的对策

1.改变思想，充分认识公路工程档案的重要性。构成建设项目相关档案的文件材料，既是工程建设的真实记录，又是全面鉴定工程质量，日后查明事故原因、追究事故责任的重要依据，它既服务于项目的建设、维修、管理、养护，又为国家长远工程建设服务。一个项目从立项到工程竣工，将用档案材料予以记载和确认，不仅是管理状况的镜子，还是工程建设的见证。对工程档案管理工作的重视，就是对工程建设本身的重视。在日常的工程检查中将档案管理列入必检项目，作为考核目标。做到上道工序档案资料不齐全，下道工序不能开工。档案资料不齐全、不真实的不予计量支付。

2.加大对档案管理工作的经费投入，完善档案管理体系和制度，明确责任。各单位要成立以项目负责人为第一责任人的领导组，配备专职和兼职档案管理员进行档案归档工作。专职管理员直接对第一责任人负责，并督促各兼职管理员对档案的收集和整理工作。另外项目要为档案管理员设专室、专柜，并在项目内部管理中赋予相对的职责与权利，保证责权一致，这对搞好档案管理来说起到充分的保证作用。加强对工程技术人员关于档案管理知识的专项培训，必要时实行轮岗制，做到一专多能。

3.提高公路工程档案管理人员业务素质。要想做好公路档案管理工作，公路档案管理人员的素质必须提高。对档案专业知识进行学习，同时还要学习工程建设专业各项技术知识，认真学习领会各级主管部门制定的各项关于公路工程档案的法规，如《中华人民共和国档案法》及其《档案法实施办法》、《国家重点建设项目档案验收规范》、《公路工程竣工文件材料立卷归管理办法》等，掌握管理公路工程档案所需要的相关知识和计算机管理管理档案的技能，使档案管理人员能切实保证工程档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用，更好的为公路工程建设项目服务。

4.运用计算机加强工程档案管理。在信息技术应用日益普遍的今天，利用全新的信息技术去研究和探索公路工程档案管理的新理念、新方法正逐步被人们重视。近些年来，越来越多的工程档案引进管理系统软件，并将成为一种发展趋势。加速推进工程档案信息化管理，早日实现文档一体化传统的工程档案管理是基于人工的管理过程，管理效率低下，档案检索、查找和利用十分不便，在编制竣工档案过程中需投入大量的人力、物力，编制周期长、出错率高，编制完成的工程档案基本上只有纸文档，无法提供作为信息化基础的电子文档资料，很多的资料、档案都成了“死”资料、“死”档案，这就要求我们要紧跟时代发展，尽快采用信息化技术，确保具有保存价值的电子文件（档案）信息，真实、完整、安全地保存在档案管理部门.我们工程档案人员下一步要在工程档案的数据化处理、电子档案的收集、管理和利用方面探索新的应用模式，早日使我们的工程档案实现文档一体化，充分体现出专业水准和与时俱进的创新精神，为查阅者提供方便、快捷的服务，从而提高工作效率，使得公路工程档案管理工作更加系统和规范化。