档案管理服务创新的举措

武晓燕

摘 要：随着社会迅速发展，科学技术日新月异，档案管理的发展面临着空前的机遇和严峻的挑战。这就对档案管理的服务创新的要求也更高了，如何应对这种局面，本文着重从多方面加以探究。

关键词：档案管理；服务创新；举措；

中图分类号：G271.6 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-02-00-01

新时期新形势下，档案管理服务创新是社会发展和档案事业发展的必然趋势，是高科技发展的必然结果。随着现代科学技术的飞速发展，档案管理工作也应紧跟时代步伐，通过寻找科学的管理规律和成功的管理经验，有效利用更多更有价值档案信息资源为社会发展提供高质量、高水平的服务，实现档案工作科学化、现代化、规范化，有力推动档案工作向更高层次迈进。

一、全方位提供服务

以科学的原则和方法管理档案，用独特的方式在各种思想之间建立起独特的联系，是突破传统的“实体保管”的档案管理方式所必须的。针对以收集、整理、鉴定、保管、统计和利用管理数据及内容为主体的档案来说，为发掘其中的信息功能必须创新档案的服务模式。档案管理模式创新包括信息计算机网络化、新型载体电子档案以及档案管理模式创新面临的问题。抓重点、求突破，确保及時、准确、完整地提供档案利用是保证档案信息资源开发利用的途径。因而为了实现全方位的管理模式，必须有强有力的物质、技术保障。建立和完善单位信息开放利用中心，实现档案开放，深化已经公开现行文件，是必不可少的。而现在各单位，往往以纸质模式进行管理的现存档案与单位日常运营产生的电子文档日益增加的状况并不适应。面对这种现状，必须实行对档案资源全方位的服务，进一步加深数据信息，提取出单位发展所需的资源。例如为加强档案的信息化进程，发挥电子文档的优势，对于档案管理可以提供快速查询搜索的功能。与此同时，还需要进行科学的编目。为实现全方位的档案管理服务，加强科学管理档案资料。在定期完善档案信息存储的同时，必须对数据资源的质量与准确率加以控制。首先，单位必须要树立改革、开放，服务大局，竞争、协作的理念。同时，应建立与市场经济相适应的档案工作运行管理机制。建立健全电子文件整理标准，软硬件基础设施建设和应用系统开发；其次依靠一定合理适用的政策和物质保障，以提高单位利润，从而保证单位稳步而良好的运行。

二、构建信息开放中心

随着信息社会的日益发展，网络信息资源的日益丰富，以人力和传统的“实体保管”的档案管理方式已不适应今天档案资源的管理与服务。提供全方位开展单位档案的开发利用工作，是提高档案资源效率的重要手段。针对档案资源的开放利用和回收，越来越多的单位通过构建信息开放中心的方式来推动单位适应时代的发展。为优化传统档案服务方式，利用信息化手段发挥新的服务方式，单位档案开发可以积极地探索档案宣传的内容、重点和方式上的问题。

而实现信息开放的多元化有多种途径：首先，需要通过网络资源的形式建立支持用户通过登录系统的信息查询方式。其次，针对客户的实际需要，单位在对档案信息管理的问题，可以通过电子邮件等多媒体方式进行远程服务。与此同时，为延伸档案资料的服务时间和空间，单位应该适应时代的发展，建立高效的信息系统。最后，为方便用户检索信息资料，利用资源网定期发布档案服务数据包、构建档案数据库。当然，我们不能忽视对单位档案资源的编研与利用。而针对这一方面所出现的问题，信息开放中心还可以在分析档案原始信息的基础之上，为形成信息含量高、具备针对性的档案产品，以保证单位得到充分发展，对档案原件的价值进行开发。

三、进行深化层次编研

充分优化档案原始信息，是档案资料的编研工作的重要内容。同时，我们必须要注意到的是档案资料主要是针对单位的日常工作以及实际的数据和运行需要等诸多方面，必须对原有数据进行整理，根据现实工作的实际需要，对所需信息进行处理，根据单位现有馆藏经所需信息根据实际工作种类和单位运行的各个阶段，进行分类处理。但同时，要保证信息的真实性，对于有价值的信息进行汇总。而这些步骤都是为保障单位的档案编研符合单位的利益需要。可以为单位良好、稳定的发展提供有力的依据。

四、大力开发档案的服务领域

（一）信息服务的社会化、多主体。由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展，人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。

（二）兴办服务实体，发展档案产业。处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆（室）也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识经济时代档案馆（室）的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。

（三）加强横向联合，实现信息资源共享。随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的文献情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。

面对企事业档案部门“生存”的现状，不能坐等机会，必须用改革发展的思路来解决前进中的困难。要进一步强化档案资源建设在档案服务创新中的基础地位，把档案收好、管好、用好。用是根本，管是手段，收是基础。因此，立馆之基在于档案资源建设，档案服务之基更在于档案资源建设。

参考文献：

[1]刘连俊，浅论知识经济时代档案管理人员创新精神的培养.经济师，2003，3.

[2]韩丽，白洁.档案管理工作创新新浅谈，山东档案，2003，3.