如何打造健康的供应生态

文焱

摘 要：本文结合中国石化物资采购管理提升要求与现状，围绕如何打健康的供应生态这一主题，分别阐述了转变物资采购理念、建立和谐供应关系、优化物资采购流程、完善内部制度体系和加强廉政建设等五个方面的重要作用和改进措施，并对具体际操作中的方式方法进行了举例分析和总结。

关键词：专业化采购；供应关系；采购流程；制度体系；廉政建设

2015年是中石化物资采购管理提升关键的一年。1月份，中石化物装部出台了公开招标实施方案，打开了固有的供应商网络大门； 4月21日中石化物裝部发出了一封致供应商的公开信。2015年1-5月中石化依法公开招标采购率达到100%。至此，中石化在物资供应管理改革的进程中翻开了崭新的一页。在集团公司加快推进公开招标，致力打造阳光健康供应生态的同时，我们作为长岭分公司物资供应处的员工也在思考和探索：如何实施才能打造出健康的供应生态，激发其旺盛的生命力和活力？下面，笔者主要就转变物资采购理念、建立和谐供应关系、优化物资采购流程、完善内部制度体系和加强廉政建设等五个方面进行阐述。

一、转变物资采购理念

1.问题背景

从中石化多种形式并存的集团化采购模式到大力推进公开招标，企业采购管理提升为采购人员降低劳动强度创造了条件。但是供应商、技术部门和用户单位对公开招标的不适应感，依然让采购人员感到盲从，又在一定程度上影响了工作效率。

2.应对措施

采购部门作为需求确认流程的末端和物资供应流程的起点，实际上是供应商与企业之间关系的桥梁和纽带。转变物资采购传统理念，让采购人员早期参与到项目物资的设计、招标文件的技术条件草拟和日常业务需求确认中，运用采购的专业经验，变简单繁琐的事务性工作为专业化采购，才能够为健康的供应生态开好头、起好步。

采购人员早期参与的措施：一是充分利用其专业判断为企业提供市场调研的信息，包括新技术、新材料、新货源、价格趋势和供应市场竞争形态（相对垄断还是相对竞争的供应）的分析结果，将设计部门对技术的追求与采购部门对成本的控制完美结合，减少因配套不当带来的设计变更等问题。二是组织技术部门和潜在供应商开展多种形式的技术交流，减少流标等现象的发生，提高招标采购的质量。三是同步分享用户单位的需求信息，为采购争取更多的前置时间，在满足交货期的同时，更好地谈判价格，规划物流，让业务操作更加从容，避免步入“加速采购”的恶性循环。要实现专业化采购不仅需要获得领导的重视、职能部门的认可以及需求单位的配合，还需要提高采购人员的专业化水准。

3.实践举例

对于重大、关键、技术复杂、无法精确拟定技术规格的物资，总部《招标投标管理办法（试行）》中建议招标人要求潜在投标人提交技术建议的两段式招标程序不失为一个加强企业与潜在供应商之间技术交流的好方法，可以细化，比如谁来申请两段式招标？如何界定物资的技术复杂程度？审批流程怎么设置？怎样选择要求提交技术建议的潜在供应商名单和数量？什么方式确定技术文件的最终版本？我们就公开招标组织了专题讨论会，针对招标操作中的难点和技术交流的方法步骤展开了热议，效果较好。下一步要将大家提出的各种建议整理出来提交领导班子讨论决定。但是怎样指导采购人员实现专业化采购，将早期参与固化到采购流程中，形成有效的运行机制，仍需探索。

二、建立和谐供应关系

1.问题背景

随着物资供应大门的敞开，供应商结构变得复杂多样，资质条件越发参差不齐，传统采购中企业和供应商之间简单、交易型的买卖关系已经无法适应新的管理要求。供应资源分级管理原则的确立，对物资采购部门在处理与供应商关系的问题上提出了更高的要求。

2.应对措施

企业与供应商之间的关系既不能暧昧也不能对抗。供应资源管理要将供应商视作伙伴，促进供应商的持续改善，建立互赢、双赢和共赢的和谐供应关系。只有这样才能够从根本上防控供应风险，确保供应关系持续、健康发展。

一方面，无论已经进来的是“老面孔”还是“新面孔”，对于新的管理模式都需要一个重新认识、理解和适应的过程。要对供应商展开宣传攻势，适当增加来往函件，帮助已经进入大门的供应商早日度过适应期，与我们紧密配合、步调一致。如《致供应商的一封信》，介绍公司物资采购发展的现状和目标，告知我们在物资供应管理方面的要求和希望，展示阳光透明采购的决心和信心，表达友好相处的态度和诚意，对新老供应商一视同仁，消除隔阂建立诚信。另一方面，无论是“想做500强”的和“想挣500亿”的供应商，与物资供应部门相比，对于市场的变化更加敏感，拥有的信息资源更加丰富，一旦他们意识到积极配合意味着未来成交的机会越大越多，是愿意快速响应的，甚至有可能成为我们的优秀供应商。要充分调动供应商的积极性，为采购人员的市场调研提供有力的支撑，以满足公开招标和日常业务的不同要求。要与供应商加强沟通、互帮互助，为彼此加快资金周转，降低物资库存、减少仓储成本和推动储物于商工作创造有利条件。

3.实践举例

我们在储物于商自采框架的物资品种中选择了比较有代表性的煤炭招标采购开始有益尝试。在用户发出需求信息后，采购人员提前电话通知供应商备货，或者下达盖有采购部门公章的正式通知，使供应商有充足的时间备货，保证货源的质量和数量。

三、优化物资采购流程

1.问题背景

公开招标的实行，看上去好像使得部门内部岗位之间的制衡失去了意义。而采购相关系统的丰富，似乎又使得另一些影响工作效率的老问题尤为凸显，比如信息传递困难、系统操作复杂、流程步骤重复、节点时间不明、责任区分不清、过程控制被动等等。这些信号的传递提醒我们采购流程的优化仍然需要摆在重要的位置。

2.应对措施

采购流程优化如同在田间去除抢夺营养的杂草和害虫，以及清除遮挡阳光雨露的障碍物，目的是满足用户需求，提供优质服务，提高采购效率，营造绿色、健康的采购环境。

首先，公开招标并不能完全杜绝暗箱操作。采购流程的优化仍然要遵循 “四分开”原则，即申请、采购、收货、付款四个职责的不相容性，且四个相关职责的人不具有直接的利益关系，不构成利益同盟。其次，相关操作系统的增多不是效率低下的罪魁祸首。采购流程的优化仍然要抓住“四要素”，即事情、人、时间与标准，确保业务操作的规范与信息化的高度集成同一节拍。比如在操作系统内固化时间控制功能，短信或电脑提醒相关人员及时完成操作。或者将物资采购流程节点时间要求补充到绩效考核中去，形成制度，定期检查和公布，兑现考核。再次，过程控制是信息传递的主要手段和载体。采购流程的优化需要管理层善于运用“四手法”，即取消、合并、重拍、简化。坚持信息化发展的同时站在全局的角度统筹规划，提高各操作系统间的相容性和物资采购信息的共享度，努力实现大过控。

3.实践举例

我们对物资流程节点的时间要求从供应商、物料编码、计划录入及发布时间、框架采购、询比价采购、招标采购和U码物流转等方面都曾经做出统一规定，但是在执行和考核方面有所欠缺。是否可以在制度中体现还需要论证可行性。如果在操作系统中增加采购物资信息全过程跟踪、操作时间节点控制等功能还需要领导的重视和技术部门的支持，开发的成本高、周期长、见效慢。

四、完善内部制度体系

1.问题背景

从绩效管理制度到招标投标系列制度，从供应资源管理系列制度再到廉洁从业系列制度，今年物资装备部在制度建设方面书写了浓墨重彩的一笔，不仅为公开招标起到了推波助澜、保驾护航的作用，而且为物资采购管理模式的变革指明了方向。加快制定下位制度，完善内部制度体系成为了物资采购部门的当务之急。

2.应对措施

好的制度体系犹如一套科学种植手册，是避免工作无头绪、打乱仗的主要手段，也是指导健康采购的重要保障。

《治理指定采购和独家采购监督实施细则》因为其敏感性成为了下位制度修制订中最难的工作。以此制度为突破口，打通制度建设的全流程，激活制度体系的运转，比较可行。如采取内部调研的方式向计采岗位了解独家采购业务操作中的难点问题，不断丰富制度内容；采取电话沟通和个别交流等方式向独家采购申请单位反复宣传总部物资采购的相关制度，取得理解；采取发送邮件和组织讨论等方式广泛征求各级领导和专业处室的意见或建议，多次修改制度条款；坚持依法依规操作，反复验证执行效果。为防止制度成为一纸空文，还需要在实践上继续做文章，依靠宣讲、授课和解读等形式让采购业务员熟悉和掌握制度；依靠自检、互检和专业检查等方式监督制度的执行情况；依靠制度诊断、合理化建议等活动检验制度的可操作性和实效性，真正步入制度建设良性循环的轨道。

3.实践举例

我们在制订《治理指定采购和独家采购实施细则》的过程中，得到了分公司主管领导的高度重视和各单位的热切关注。受此启发，我们把好的经验和方法运用到其他制度修制订中，全面铺开制度修制订工作。目前，供应资源管理、现场考察、专业管理考核、过程控制、MRO考核、信息化管理等制度细则已经发布实施；框架、招标、质量等管理制度细则正在修制订當中；价格管理、检验和验收、合同审核、采购业务监督、采购策略制定和供应风险评估等方面制度的修制订还需要根据实际进一步分类，按轻重缓急的顺序逐步纳入制度建设的整体规划当中。

五、加强廉政建设

1.问题背景

近两年来，总部质询函件的不断增多和纪检监察部门对责任主体越来越严厉的处罚给廉政建设敲响了一次又一次的警钟。

2.应对措施

加强廉政建设就是要坚持最高水准的道德采购原则，营造公平、公正、公开的采购环境，对任何非道德的采购行为“零容忍”。道德采购如同在田间地头消除化肥农药的使用，从源头上根治“污染”问题。

道德采购的实现路径包括但不限于：1源头防范：制作廉政宣传电脑屏保，开辟廉政信息专题橱窗，定期更换廉政警示标语，组织廉政教育视频观看，交流工作体会和心得；关键岗位人员入职前道德评估，进行廉政谈话，签订廉政从业责任书。2过程控制：相关采购信息公开；采购部门指标落实到关键岗位。 3持续改善：不定期内部审计，以及基于内部审计开展外部调查；必要的轮换机制，尤其是采购内部轮换制度；向供应商公开投诉电话；制定非道德采购的处罚措施。4素质提升：邀请法律部门专业人员授课（包含：《合同法》、《招投标法》、《税法》、《海关法》、《进出口商品检验检疫法》、《国际商法》等等），提高员工法律素养；开展知识竞赛，强化物资采购从业人员的法制观念，防止无意识的行为致使公司遭受经济损失。

3.实践举例

实践中，我们正在不断加强与纪检监察部门的沟通和配合，在专业指导下逐渐开展了如上工作。但是在与法律部门的沟通和配合上，采取的措施较少，互动的力度有待加强。

参考文献：

[1]周云.采购成本控制与供应商管理（第2版）[M].北京：机械工业出版社，2014.

[2]刘宝红.采购与供应链管理[M]北京. 机械工业出版社，2012.