关于加强新形势下档案管理工作的思考

罗思璐

摘 要：随着当前社会经济的迅速发展和信息技术的飞快进步，新形势下社会的转型迎来了档案管理工作的变革，在新形势下做好档案管理工作对任何单位在管理方面的水平和效率都有巨大的影响和意义。本文对此展开探讨，分析新形势下档案管理工作的重要性，指出当前档案管理工作存在的问题，并针对问题提出有效的解决措施，以供参考。

关键词：新形势下；档案管理工作；思考

随着科学技术的迅猛发展，计算机的功能已经逐步运用到了生活工作的方方面面，这对单位档案管理工作的要求也越来越高，同时又带来了巨大的挑战。如何在新形势下加强单位档案管理工作成了很多相关工作人员必须思考的问题。

1 新形势下加强档案管理工作的重要意义

1.1 社会转型的必然要求

当前社会进入了转型期，逐渐实现并加快推动了城市化、工业化和经济全球化的进程，无论在经济结构、社会结构还是管理人员的思想观念和企业的发展形式上都产生了巨大的变革。面对庞大的各种社会信息，单位的档案能够真实地将其记录、整理和储存，进而进行有效运用，这样才能及时记录这个时代的发展轨迹，使得社会事业发展寻求到根基，同时，充分运用这些信息又能制定出全面完善的发展目标，创造更多的社会经济价值。

1.2 贯彻落实科学发展观

党的十八大指导思想就贯彻落实科学发展观，这不但是长期实践的结果，也是全国人民的心愿，国家得以发展的有效途径，也就是说，作为重要文化事业的档案管理工作必须成为支撑单位事业可持续发展的重要基础，才能使得滞后的经济发展现状得到记录和及时解决。

1.3 档案管理的功能变化

随着社会经济的不断发展，档案管理工作已经成为了各单位工作中不可或缺的部分，不但有着较高的社会化程度，也能实现重大的社会价值。当前的现状则是档案管理工作处于半手工向信息化的转型，越来越强调科技含量，且实现与各种科学之间的融合。人们对这项工作的需求和目的不断发生着变化，使得档案管理工作性质和功能会越来越复杂[1]。

1.4 现代信息技术的发展

如今，信息技术已经融入了各行各业当中，档案管理工作涉及的领域更更为宽广，内容的丰富化，载体的多样化，服务手段的复杂化也对档案管理工作提出了更高的管理要求和工作效率。现今的档案管理工作在外部环境、工作模式、服务内容以及科技条件上都随着信息技术的发展发生了翻天覆地的变化，同时也对相关的档案管理工作人员提出了更高的要求。

2 当前档案管理工作存在的问题

2.1 工作要求与社会发展不相符

随着人们对档案管理工作的重视，档案管理的设施也逐步得到了应有的完善，但这与社会的发展和社会需求相比仍有一定的差距，在各个单位部门具体的档案管理工作细节上还存在了很多问题。归根结底是由于档案管理工作的具体要求与当前社会发展不相符。在改革开放以前，我国实行的是集中式的档案管理模式，这种模式在当前的局面和环境下发挥了重要的作用，但也使得长期实践中档案管理工作淡出管理人员的视野，得不到应有的重视。

2.2 人员素质和工作要求不适应

要适应新形势下的档案管理工作，就需要一批专业有经验的档案管理复合型人才，当前在岗的相关工作队伍正欠缺这样一批专业人才，很难在档案管理工作中体现工作价值。在众多的工作中，档案管理属于比较特殊的工作之一，既需要与专业相符相关的知识，又要借鉴很多其他专业的管理知识，如今进入电子科技时代，大量电子文献的出现又逐渐淘汰了过去传统的纸质档案资料，演变成新的电子形式载体的档案资料运用，这是对新的工作人员更高的工作要求。档案管理工作与人们越来越密切，其体现出来的公益性和服务性引起了更多管理者的注意，在紧急情况下对档案的查询和储存工作要求更高，这都是当前的档案管理工作无法尽善尽美的原因[2]。

3 档案管理工作问题的解决措施

国家经济的发展推动了各行业的创新和进步，越来越多企业和单位都对自身的档案管理工作越来越重视，管理者也从中不断总结，不断解放思想，打破陈规，与时俱进。

3.1 创新服务观念

服务观念是档案管理工作的重要要素之一，提倡服务观念的创新就是要求相关工作人员解放思想，提高服务意识。从当前我国各单位的档案管理工作中可以看出存在的很多问题都源于工作人员保守的观念上，因此可以得出，在档案管理工作中，服务观念创新是工作得以发展和进步的基础，相关工作人员必须提升现代的档案管理意识，在工作过程中不断进行理念创新，尤其是管理人员必须摒弃过去重管轻用的管理理念，在为单位服务的同时，也要注重为个体服务。只有逐渐转变服务方式，将过去传统的被动服务转变为符合新形势发展的主动服务模式，才能保证档案管理工作向着正确的目标发展。

3.2 创新服务手段

在新的形势下，各个单位档案管理工作要做好，必须创新服务手段。新形势背景决定了档案管理要紧随时代发展潮流，积极借助信息技术发展建立档案馆网页，建立符合档案管理自身成长的信息局域网，并与相关的企事业单位网站制作相联系，最大程度地利用网上的信息资源优势，不但要实现网上快捷搜素，还要履行服务职能，更好地满足用户的要求。此外，建立档案馆还必须与相关的单位密切联系，在此基础上建立有效的电子数据管理系统，使得相关单位工作人员更好地利用数据库进行需要资料的查询和利用。众所周知，电子数据库主要是集中了管理网上各个单位所有的归档文件，同时附有保密的职能和查询利用功能，最终实现档案资料的资源共享，这种档案服务拓宽了服务的覆盖面，提高利用效率。最后，建立电子文件，实现文件的收集和自动上传，与传统的纸质档案相比，在形式上不但简单，大力借助科技手段保证了文件资料的使用时效性。如今是信息化时代，时效性成为了工作人员强调的重点，档案管理实现所需信息的快捷处理和与时俱进，注定取代过去传统的手工档案服务方式，符合时代发展潮流[3]。

3.3 创新服务机制

档案管理工作的严肃性决定了这项工作必须有科学合理的管理机制，当前我国有很多单位的档案管理工作大幅度落后于其他领域和专业的发展，究其原因是机制不够灵活导致。因此，这些单位的改制大多都大力推行聘任制，但是却忽视了对考核人员创新意识的考虑，有的管理者没有意识到在档案管理工作中服务性的重要性。新形势下档案服务机制的创新迫在眉睫，要从单位的领导和管理人员方面为中心，努力为社会提供全方位的服务。如今的服务机制主要包括的方面是文件阅览中心、网上档案目录中心、专题档案展览相关场所、档案业务咨询机构等，要及时针对人们关注探讨的热点问题提供有效的便捷的档案信息服务。

3.4 拓宽服务领域

档案管理工作的服务领域要拓宽，首先就必须面向全社会拓宽，过去传统的档案工作服务对象是企事业单位，如今面临的是新形势背景，服务领域更为广泛，档案管理服务工作要为社会提出更为全面的服务，这是档案管理工作人员应该有的意识。因此，档案相关管理部门必须认识到档案的服务既要面对企事业单位，又要面对社会的各个组织或个人，新形势背景赋予了档案管理工作的服务更具针对性和特殊性[4]。如今人们对信息的需求量越来越大，对档案信息的需要也由过去单一化逐渐转向了综合化。此外还要大力发展档案产业，新时代的档案管理与信息技术不可分割，对相关工作人员的要求也越来越高，不但要做好档案的保存工作，更要成为档案信息的开发者和提供者，档案管理工作的发展不但要走信息化道路，还要走社会服务型道路，要建立档案信息搜集、检索、服务这些功效的实体，最终实现资源共享。档案信息数据的增加，也使得了各个单位部门面对的是一个个庞大复杂的信息库，因此部门之间又要打破孤立独立的局面，加强部门的横向合作，不断提高信息的利用效率。信息目录的建立能形成一个统一的网络整体，在各个部门之间充分挖掘有效资料，实现资源共享，提高信息利用率，并根据相关用户反馈信息进行修改和调整，才能从更深层次开发档案信息，最大化实现档案信息的利用价值。

4 结束语

新形势下我国的档案管理工作面临了全新的挑战，因此，工作人员必须要站上全新的起点，以发展的眼光顺应时代潮流，不断改革，实现服务观念、服务手段、服务机制以及服务领域的创新和拓展，不断破解在创新过程中遇到的各种难题，从而开创档案管理工作的全新局面。

参考文献

[1]门伟丽.关于加强新形势下档案管理工作的思考[J].科技创业月刊，2014，13（15）：45-46

[2]杨海英.新形势下加强档案管理工作的思考[J].档案天地，2014，12（02）：18-19

[3]张锦绣.关于做好新形势下档案管理工作的思考[J].吕梁教育学院学报，2013，12（17）：12-13

[4]马素君.做好新形势下档案管理工作的思考[J].新形势下档案资源管理服务，2012，11（12）：21-22