“大档案”理念下开发区档案资源整合与服务——以苏州工业园区档案馆为例

彭 明

（苏州工业园区档案管理中心，江苏苏州，215028）

开发区档案工作如何适应开发区高速发展的需要，如何整合发展过程中形成的大量分散的档案信息，如何适应开发区精干、高效的行政部门设置，这需要有效的档案管理模式指导开发区档案管理工作的开展。“大档案”理念在上世纪90年代被提出，其核心内容为拓展档案工作的职能，扩展馆藏档案范围，将多头管理、分散管理的档案进行集中管理、统一服务，这种“大档案”管理理念符合开发区档案管理模式，更有利于开发区档案资源的整合与服务。

一、档案资源整合与服务

国家档案局局长杨冬权于2011年5月接受《中国经济网》采访“十二五”档案事业发展时，文章报道的标题即为“加强服务能力建设，实现档案资源共享”，并提出“我们将树立‘大档案’的观念，抓紧制定法规，加强文件归档工作，加强档案接收进馆工作，加强档案收集工作，加大档案资源整合力度”。档案资源整合与服务已经成为我国“十二五”档案工作创新的重要内容。

（一）档案资源整合与服务的内涵

目前对档案资源整合存在许多定义和理解，但需从资源整合的本质去理解。资源整合实质就是优化资源配置，达到1+1＞2 效果。档案资源整合不是简单地将分散档案集中管理，而是通过对档案机构和档案资源配置优化，从而提升档案服务功能。同时，档案资源整合与档案服务相辅相成，档案服务是档案资源整合的目的，亦是档案资源整合的动力。

（二）档案资源整合与服务的内容

档案资源整合主要包括机构整合、资源整合、服务整合和人才整合。只有机构整合才能实现资源整合，只有资源整合才能实现服务整合。

1.机构整合

任何改革是否成功要看此项改革是否能够推动这项事业向更高层次迈进。广东的顺德和深圳、上海浦东、安徽和县等地在整合当地档案资源、改革档案管理模式等方面迈出了成功的步伐，他们改革的共同点在于建立一个“归属明晰、门类齐全、服务高效”的国家档案资源管理机构，改革我国档案管理体制和机制，即从体制上实现档案工作机构归并，并建立与之相适应的档案管理机制。

2.资源整合

档案资源整合包括与档案实体和档案信息有关的多方资源整合。包括硬件资源整合、软件资源整合、档案信息资源和人才资源整合。

（1）硬件资源整合

包括档案馆建筑整合、恒温恒湿档案库房整合、监控与智能设备整合、数字档案馆设备和档案实体等整合。通过硬件资源的整合，可让行政区域内的档案实体得到最好的保管。

（2）软件资源整合

软件资源整合主要指构建统一的数字档案馆软件平台，包括数据库软件、数字档案馆应用软件等整合。通过软件资源整合，达到减少软件重复开发等问题。

（3）档案信息资源整合

档案信息资源整合主要指相同或异构数据库的档案数据整合，实现档案数据集中保管。

3.服务整合

通过档案资源整合，可向公众提供“一站式”档案利用服务，从而提升档案服务水平和服务效率。

4.人才整合

档案机构整合、资源整合与服务整合是否成功的关健是人才整合，通过对不同专业人才整合，可以达到优势互补的效果。

二、“大档案”理念与开发区档案资源整合与服务

（一）“大档案”内涵

所谓“大档案”理念，就是改革和调整国家档案资源的归属和流向，使专业档案的多头管理、分散管理变为集中统一管理，统一向社会提供服务。“大档案”理念下的档案馆藏不仅包括传统以政府机关为主的文书档案，还包括各类具有社会利用价值的专业档案，使得多头、分散的专业档案集中、统一管理，其目的是为了符合社会公众与机构的档案利用需求，实现“大档案”理念下的“一站式服务”。

（二）“大档案”理念与开发区档案管理

我国开发区主要以管委会体制形式存在，其特点为体制“简单灵活”和“一站式服务”。“简单灵活”为开发区档案机构的归并创造了条件，“一站式服务”与“大档案”理念完全相符。因此，“大档案”理念适应开发区精简、统一、高效的行政部门设置，而开发区特有的行政部门设置亦为“大档案”理念的践行提供了体制保障。

（三）“大档案”理念下的开发区档案资源整合与服务优势

“大档案”理念下的开发区档案资源整合与服务具有很大的优势，达到1+1>2 的效果。“大档案”理念下开发区只设立一个档案管理行政机构和一个档案馆，实现了精简机构与丰富馆藏的作用；“大档案”理念下开发区档案馆建筑、档案馆库房、数字档案馆信息平台等充分实现共享，从而实现档案馆资源的优化配置，避免资源浪费或因分散管理而设备不达标；“大档案”理念下，开发区档案馆提供“一站式”利用服务，从而提升档案服务效率和提高档案利用率；“大档案”理念下，通过人才整合而实现更专业化的档案管理，避免因专业知识缺乏而不能实现规范化管理。

三、苏州工业园区“SIP 模式”档案资源共享与服务

苏州工业园区（简称SIP 或园区）为苏州市所辖的国家级经济技术开发区和县级行政管理区，于1994年4月经国务院批准为中国和新加坡合作建设的开发区。苏州工业园区档案管理中心于2007年7月成立，主管本行政区域内的档案事业，是集中保存、管理苏州工业园区永久保管档案的基地和利用档案的服务中心。目前增挂“苏州工业园区档案馆”和“苏州工业园区城建档案馆”两块牌子。

苏州工业园区档案管理模式践行了“大档案”理念，以园区档案管理中心为主导，借助新建档案馆舍之机遇，将辖区内人才交流中心、房地产交易、城建规划和公积金等各部门的档案集中到园区档案馆，成功实现了园区档案资源的整合。

（一）苏州工业园区档案资源整合与服务

档案资源整合主要通过机构整合、硬件整合、软件整合、数据整合和人才整合实现档案资源整合，它不仅仅是在物理形态上实现了档案馆对本行政区域内档案的集中，更重要的是在管理体系和开发利用上实现集中和统一。苏州工业园区档案馆借助数字档案馆信息平台，进行线上线下双重管理，成功实现了档案资源的整合，并对外提供先进、优质的档案服务。

1.机构整合

为适应开发区的机构精简，园区成立之初档案暂时由园区建设规划局下属机构整理保管建设档案，管委会下属机构整理保管文书档案。但随着园区快速发展，城建档案、拆迁档案、环保档案等其他门类档案日益增多，园区于2007年正式成立园区档案管理中心这家唯一的行政管理机构，主管园区范围内的所有档案工作。

2.资源整合

（1）档案馆资源、库房、档案实体等硬件资源整合

园区2008年5月开工建设高标准档案综合大厦，总建筑面积约8.2 万平方米，建设标准是“建成国家一流的档案馆”，设计库房储藏规模150 万卷。档案馆内配置了智能密集架、智能小车、风淋系统、消毒设备、安全监控设备、自动报警和灭火设备、温湿度测量与调控设备等具有国内一流水平的先进设施设备，为档案的安全保管、科学管理、提升服务创造了优越的条件。因此，园区范围内所有门类永久保存档案都能共享到最先进的档案管理设施。对于查阅利用频繁的房产档案等不实行物理归档，实现逻辑归档，也体现了档案资源整合的灵活性和多样性。

图1 数字档案馆信息平台服务整合

图2 档案馆信息平台服务用户整合

从档案来源上看，园区档案馆馆藏体系不仅包括管辖范围内的各个政府、企事业单位形成的综合性文书档案，还包括城建档案、专业档案与其它特色档案，形成了各类档案统一管理与保存，有效地实现了档案资源的整合。

（2）园区数字档案馆信息平台整合

园区于2010年起开发了数字档案馆信息平台，建立了覆盖全区的档案管理网络，为实现档案管理的自动化、网络化、标准化和规范化提供了技术保障。该平台集成技术先进，采用了SOA 企业服务总线平台进行系统的集成和构建，为档案利用和平台扩展提供了底层技术支持，方便实现业务系统和自建档案系统的接口对接。该平台将档案管理系统、虚拟档案室系统、在线业务指导系统、馆藏资源管理系统、离线档案管理系统、建设档案整理系统、GIS 建设档案管理系统以及门户网站8 个功能模块集成整合在一起，通过一个平台不同用户根据自身权限可以使用不同应用系统。

（3）档案信息资源整合

园区档案中心多门类数字资源整合实现了多赢，不仅减少了立档单位在软件开发或购买以及后期维护的费用，同时也方便了档案中心对数字档案进行时时维护和利用。用户在档案大厅可以登录系统检索所需档案，档案中心则通过数字档案数据库对数字档案信息进行统一管理，保证了档案工作的效率和档案安全。

（4）服务整合

园区档案管理中心依托数字档案信息平台在实现应用系统集成的同时亦成功实现了用户的分类和整合，该用户包括档案中心、公众用户、立档单位、服务公司等，这些用户必须通过该平台才能实现自己的档案行为。公众用户通过该系统可以查阅自己需要的档案信息；立档单位通过该系统可以建立自己的虚拟档案室，向档案中心提出报建申请并可时时录入数字档案信息；档案中心通过该系统可以管理数字档案信息，实现档案权限分配，跟踪项目进展等，如图1、图2。

（5）人才整合

园区档案管理中心目前聚合了包括档案、建筑、计算机、信息管理、编研、写作、摄影摄像等多方面专业人才，完全达到各门类档案资源管理的人才需求。

（二）苏州工业园区资源整合与服务的“SIP 模式”应用

“SIP 模式”在苏州工业园区档案管理中心得到了充分应用，归纳起来为：

一个中心、一套班子、一个平台：苏州工业园区档案管理中心、中心员工、信息平台。

两块牌子：苏州工业园区档案馆、苏州工业园区城建档案馆。

四项整合：机构整合、资源整合、服务整合、人才整合。

八个功能模块：档案管理系统、虚拟档案室系统、在线业务指导系统、馆藏资源管理系统、离线档案管理系统、建设档案整理系统、GIS 建设档案管理系统以及门户网站。

若干专业人才：档案、建筑、计算机、编研、写作、摄影摄像等专业人才。

虽然“大档案”在全国越来越热，档案资源整合也在档案界中越来越受重视，但不得不承认目前我国在“大档案”的道路上还处于不断摸索和创新阶段。我们必须重视“大档案”对我国档案工作产生的重大变化，同时我们也要预防“大档案”中管理混乱、责任推诿、资源移交不及时等问题的产生。苏州工业园区档案管理中心的“SIP 模式”值得全国各地开发区档案馆的学习和借鉴，也促进了我国开发区档案事业的科学发展。

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