核电项目档案验收工作的推动作用——以田湾核电站为例

查凤华

（江苏核电有限公司，江苏连云港，222042）

田湾核电站1-6号机组全景

田湾核电站一期工程（简称一期工程）是中俄战略合作标志性工程，是首次由国家档案局牵头组织项目档案单项验收的核电项目。2009年2月，由国家档案局组织的专家组一致同意项目档案通过验收，并提出3 条整改建议。江苏核电有限公司（简称公司）对存在问题进行举一反三的整改，采取多种措施，改进与创新文档管理新思路。2012年11月，一期工程荣获国家档案局首批“全国建设项目档案管理示范工程”。

一、存在的问题

一期工程档案验收后，转入生产运行后文档管理，扩建项目文档管理面临消化吸收一期工程文档管理经验的问题。验收时提出的整改建议如下：进一步加强文档管理体系的执行力，充分发挥档案部门监督指导的职能作用；进一步在合同中明确归档文件材料提交的具体要求；进一步明确施工和监理单位在项目过程中形成的影像资料的收集归档范围，加强收集归档工作。针对存在问题，公司通过一系列措施进行改进，致力于文档管理向信息和知识资源管理转型，开展创新性活动。

二、档案验收后的改进措施

1.以制度程序为依据，规范文档管理要求

2009年 至2015年，公 司 定 期对公司级文档管理程序进行梳理、升版、补充，已形成公司级通用文档管理程序36 份、接口文档管理程序10 份，并对公司文档管理政策、文件产生、接收、分发、归档、利用、销毁等过程进行全面详细的规定。每年对公司级、处级、承包商提交的管理程序进行定期审查。为了规范岗位操作流程，一期工程文档管理细化编制程序管理、技术文件管理、记录报告管理、档案管理、文档服务等8 份岗位操作规范，并汇编成册。

在程序升版中，将国际、国家档案法规标准、上级主管单位下发文档管理制度纳入公司文档管理程序中，每年在公司范围内进行宣贯培训。为了强化参建单位和公司各处室文档管理人员对国家和行业档案法规标准的理解，信息中心制作国家和行业档案法规标准和规章制度汇编材料，分发给文档工作相关人员，并对重要档案法规标准，结合公司具体文档业务，开展“业务讲堂”培训，以规范公司文档管理。

2.以文档管理网络为纽带，强化全员档案意识

在公司和现场主要承包商范围内设立处室级工作文件库、专兼职文档工程师和文档管理员，组建公司文档管理网络。通过管理程序《工作文件的管理》，明确公司各处室和现场主要承包商文档管理要求和考核指标，并在此基础上实施对文档管理网络的监督与考核。积极围绕“六五”档案普法，开展档案征文、档案法制宣讲、普法图书推荐和档案知识竞赛、田湾文档人劳动竞赛等活动。信息中心还积极组织各项培训交流活动，邀请文档管理网络成员参加，以此将文档管理要求向所在单位进行传达，强化全员档案意识。

自2013年举行首届“田湾文档人劳动竞赛”活动，公司每年举行文档劳动竞赛，组织文档知识笔试、现场决赛，业务标兵评比笔试、口试，文档岗位技能操作大赛，部门工作文件库评比等活动，得到上级主管单位、公司领导的高度认可。在核电业内首创文档劳动竞赛新模式，并实现品牌化、长效化、规范化、广泛化，这也成为公司各项竞赛活动的标杆项目。

3.以文档监督为手段，提高文档全程管控

为确保文档管理得到有效控制，满足工程和生产需要，按照“前端控制、全程管理”的工作原则，每年开展系列活动实现对业务处室和承包商在文档管理工作的监督和考核。年初编制年度文档监督与检查计划，通过组织独立文档监督检查活动和参加质量保证处组织的质保监查活动，重点监督检查公司业务职能处室以及外部参建单位文件控制和记录管理状况，加强各单位文件产生、收发、保管利用、组卷、归档等环节全程管控。

信息中心对公司内部处室进行文档独立的监督检查，对工程公司、监理承包商开展声像与文件收发监督检查，参加质保、工程部门组织的内外部质保监查监督、施工监督等活动，提出文档领域发现问题单、观察意见、文档领域建议。通过定期监督与检查，及时验证协作单位和业务处室在文档产生、收发、保管、利用、组卷、归档等文档控制和管理工作是否符合相关业务开展需要，及时发现和纠正文档管理中的薄弱环节，确保公司文档分级管理政策和体系运转良好，提高公司文档管理整体水平。

4.以合同条款为准绳，加强文档规范提交

信息中心协同商务部门制定标准文档管理合同条款，参与合同谈判、支付和验收，加强文档规范化提交。在工程承包、监理、建安、设备采购、技术设计等合同的项目文件清单完整性以及文件编制责任的谈判中，信息中心牵头组织公司业务处室积极参与合同文本有关文档管理章节的审查、谈判、会签。目前正值扩建项目设备出厂验收和项目交工文件移交中，信息中心依照合同条款和文档管理程序，参加设备巡检和出厂验收、项目交工文件审查，加强对交工文件的前端控制，确保移交的文档规范完整。信息中心参加项目合同支付会签，通过会签把关审查文件移交的完整性。

信息中心积极开展设备文档管理专题交流，策划建立生产阶段文档中的设备编码流程，推动生产设备文档管理优化；与公司科研管理、老化管理的归口管理部门建立渠道，将公司科研项目与老化项目文件归档管理要求纳入项目管理和合同控制中，并及时收集和督促已完成项目归档；参与采购合同文本讨论，将文档原则性要求在合同文本中加以确定和落实，将文档编制、操作细则通过正式函件发送供方执行，确保供货物项递交文档的质量，为物项到场后的及时接收与利用奠定基础；利用改造项目开工会、质保监查等手段加强技改类文档控制，规范递交文档编码体系与格式要求；组织对递交的技改项目修改竣工图进行审查，明确原始竣工图升版修订要求和规范，将其与工程改造项目关闭挂钩，作为项目关闭和合同结项的前提条件。

5.强化声像档案收集，发挥声像档案作用

收集完整、及时归档、妥善保管和方便利用，公司升版管理程序《声像设备管理与声像资料制作》，并新编了管理程序《数字声像资料管理》，负责对本公司产生和获得的有利用价值的照片、音频、视频的电子文件的制作、存储、归档和利用。为了更好地收集、利用各类图片资料，2013年10月，公司组织开发的声像管理系统成功上线。

为细化核电项目各阶段声像档案收集范围与拍摄要求，确保声像采集工作的可操作性，公司在充分执行国家、集团公司法规标准的基础上，组织业务处室和承包商分阶段、分领域开展声像采集标准的制定，明确核电项目在土建、安装、设备、调试、运行修改等各个节点应该提交的采集内容、拍摄数量和拍摄要求，并通过程序进行规定。目前田湾基地声像管理网络已建立，其成熟管理机制也为后续安装、调试等阶段的声像管理提供保障。

6.以文档交流为平台，提升核电档案管理水平

一期工程项目档案验收后，公司接待了20 多批次档案同行的调研与交流，与同行共享档案验收经验教训。同时公司每年邀请外部专家对公司内部处室和承包商进行文档知识管理培训等。

三、档案验收后的创新措施

1.以文档一体化系统为保障，强化文档管控体系

一期工程项目档案验收后，公司加快文档信息化进程，着力建设满足多项目、群堆管理、集中式的内容存储平台，建立从文件采集、生效、存储及利用的全生命周期管理的企业内容管理系统（简称ECM）。从2009年开始立项研究，2012年4月，ECM 系 统 成 功 上线。2014年12月，该项目获得国家档案局颁发优秀档案成果三等奖。它具有以下几个特点：实现文档一体化，重组文档业务流程，建立文档安全管理体系，实现文档流、业务流、信息流的融合。

ECM 扩展性为文档业务流程梳理、重组和新增提供技术保障。在ECM 系统需求分析阶段，信息中心联合不同业务处室，依据公司管理程序和文档业务，继承信函、会议纪要、公文3 支流程，重组案卷归档、管理程序、技术程序等12支流程，新增维修大纲、系统流程图、记录报告、商务文件等9 支流程。

公司通过每天增量备份、每月异地全备份、CAS 认证、AD 用户组权限控制等，建立文档安全管理体系。除了国家秘密和核心商密外，允许普通商密、工作秘密、内部公开、外部公开文件在ECM 流转。通过权限控制和安全等级保护策略，保护公司电子文档安全。

将文档管理要求纳入项目管理全过程，通过各处室与信息中心密切配合，在系统流程设计时，将业务流、文档流、信息流融合贯通。ECM 发布24 支流程，将关键业务流程融入系统中，实现文档流、业务流和信息流的有效融合。

2.以档案工作评价为抓手，提升文档服务能力

为持续提升公司档案工作水平，以档案工作评价达标为抓手，将其列入公司2015年工作计划和自我评价计划中。信息中心作为公司档案工作评价达标归口处室，年初组织文档技术骨干依据《中国核工业集团公司档案工作评价办法》，从组织管理、设施设备、基础业务建设、档案信息化建设、档案开发利用等五个方面进行了自评，寻找管理短板。经审查，发现公司未明确档案鉴定小组职责和任务，档案部门未能参加科研课题成果鉴定，未看到档案利用示例，缺乏组织沿革、年鉴、科研成果简介等。

针对管理薄弱环节，从制度、机制、人力资源配备等方面寻求解决办法。通过新编公司级管理程序《档案工作评价办法》，将档案工作评价要求、具体指标、各处室需要配合内容，通过管理程序进行规定，以便公司开展此项活动“有法可依”；修订公司级管理程序《档案管理原则》，明确公司档案鉴定小组职责和任务；要求文档人主动采集典型的利用案例，并列入文档服务工程师季度责任考核中。

3.以信息资源整合为目标，实现文档服务向知识服务跨越

公司遵循“战略导向、业务驱动、文化融合、技术保障、持续创新”知识管理原则，建立知识管理战略、程序、流程，对知识资源开展知识鉴别、获取、存储、共享、应用和创造，依托ECM、WIKI、ELearning、ERP、CRS 等平台，通过业务讲堂、经验反馈、研讨交流等措施，开展知识共享和交流，搭建基本知识管理体系和知识管理网络。依托ECM 系统档案编研开展一期工程12 项重大主设备档案编研，基于ECM 知识地图搭建技术专利、经验反馈、科技论文、技术诀窍、技术专利、培训资料、项目案例等知识库，对来自组织内部和相关方的知识进行管理。

实现ECM 与主要业务系统的集成和信息共享，实现文档流、信息流与业务流的无缝衔接、高效运转和信息共享，满足配置管理要求。依托现有各种应用系统，基于信息和知识资源组织体系的构建，整合各项信息和知识资源管理功能，构建统一的知识门户，实现多维分类、统一搜索、个人定制、知识推送、用户中心等功能，为全公司提供信息和知识资源服务；员工在工作中产生的知识，在进入知识资源库的同时也关联到业务系统中。知识门户作为统一登录平台，将与公司核心应用系统关联或集成，获取公司核心应用系统的流程信息、人员信息、状态信息，分析用户的知识需求，提供知识推送和数据分析服务，提高公司工作效率，助推公司学习型组织的建设。

一期工程顺利完成项目档案验收后，通过合同、文档监督检查、档案宣传与交流等手段，加强项目文档管控，并采取多种举措提升声像档案收集与利用，及时完成3 个工作建议的改进与经验反馈。通过构建一体化文档系统、文档工作评价、信息和知识资源整合等创新手段，进一步推进文档服务能力，实现文档管理向信息和知识资源管理跨越。

［1］肖秋惠.档案管理概论［M］.武汉：武汉大学出版社，2009.

［2］李奕奕.核电工程声像档案采集归档［J］.中国档案，2014，（12）：52～53.

［3］徐拥军.企业档案知识管理模式-基于双向视觉的研究［M］.北京：中国档案出版社，2009.