浅谈档案在编写院志中的重要作用

高璇

摘 要：档案资料是志书编纂工作的重要组成部分和基础性工作。志书编纂是以档案资料的收集、整理和利用为基础的，没有成功的档案管理工作，就写不出一部合格的志书。

关键词：档案；编写院志；重要作用

档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息和历史纪录。“直接形成”说明档案继承了文件的原始性，“历史纪录”说明档案在继承文件原始性的同时，也体现了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。档案具有凭证价值的重要属性，并以此区别于图书情报资料和文物。在工作生产实践中提供最原始和真实的第一手资料。

1 档案资料是编写院志的基础

2009年，为纪念建院六十周年，我院编写出版了《新沂市人民医院志》一书，全书包括序、凡例、总述、大事记、主要内容和后记。分七个篇章，第一篇组织机构与职工；第二篇医疗；第三篇护理；第四篇教学科研；第五篇财务、设备、后勤、基建；第六篇精神文明建设；第七篇人物。本书以编年体的形式详实地记录了人民医院六十年的发展历史。在编写的过程中，必须要有准确的数据和有关材料。医院的老职工大多已调离或去世，走访困难重重，因此在新沂市档案局、档案馆的大力支持下，我们按照年代演进的脉络，从医院进馆的档案里找线索，在散发着刺鼻固定液气味的发黄档案里，一页一页寻找着医院重大历史事件的轨迹，通过笔录、复印、摄影、扫描输入电脑。期间翻阅了1000多卷历史档案，整理完成了100多万字的史料大纲。在此，还要感谢从事档案工作的前辈们，没有他们的辛勤工作，就没有这么完整、详实的档案资料供我们查阅。

2 查阅档案的过程，既是学习的过程，又是去伪存真鑒别的过程

2.1 一直以来，我们都认为是1949年12月成立新安县卫生院（新沂市人民医院前身），直到有一天在一本老旧的档案里发现了这样一段文字“1949年1 月，苏北某部队南下，留下一扁担挑来的医疗器械，交付新安县休养所。2月22日，受县委、地委指示，王如光所长来新安县布置建立县卫生院筹备工作。3月12日新安县卫生院正式成立，王如光任院长”。可是，只凭借这一段文字也不能确认人民医院成立时间为1949年3月，在以后的工作中我们处处留意，终于又有几处文字显示新安县卫生院成立于1949年3月，经过多方认证和讨论，确认了新沂市人民医院的成立时间，比之前的成立时间提前了9个月。

2.2 在整理医院历届党组织成员、行政领导任职时间和职务时又遇到了新问题。以前的职务任免没有现在那么规范，几乎没有什么正式的任职文件，或者收集的也不是很齐全，想要确认任职时间和职务是很困难的，我们只能根据档案里出现的点滴线索来判断。档案里记录的每一个事件，甚至是每一句话都有可能成为准确判断的重要依据。

2.3 随着查阅的越来越多第一手资料，人民医院六十年的发展也逐步呈现在我们的面前。首先，从人员组织结构上看，建院之初全院只有11名工作人员，两个行政科室，没有一个像样的病区，门诊只能治疗一些简单的疾病，到2009年初已发展有820名正式职工，800张床位，24个病区，40多个业务科室，年收治门诊患者432251人次，住院患者19951人次的卫生部颁二级甲等医院；其次，从简陋的医疗器械到拥有大型的（128排64层）CT等一批先进的医疗设备；最后，从简单的小手术到开颅、开胸等高难度手术资料，无不一一呈现在文书档案的记载中。那些为医院发展做出过贡献的前辈们，几代人艰苦创业，不怕困难的精神始终激励着我们恪尽职守，全力投入，务求志书真实完善。

3 做好档案工作的重要性

3.1 正因为档案继承了文件原始记录性，具有当利用者需要的时候，拿出来作为凭证或依据这个本质属性，我们才能得以顺利地编写院志，让新沂市人民医院的发展以文字的形式展现在人民的面前。有人曾说"一个国家如果没有档案，它将失去历史而变成传说。"同样，一个单位如果没有档案，它也将失去历史。因此，档案工作是一项"存史、资政、惠民"的重要工作。

3.2 院志完成正式出版已经六年过去了，六年来，医院无论在业务上还是在硬件设施上都有很大的发展和进步。2013年12月28日，医院整体搬迁至新院址，综合档案室也随之搬迁，在院领导的大力支持下，新档案室建设完成，配备了先进的计算机、打印机、文件扫描仪等设备，综合档案室也开始着手接收并整理新医院搬迁完成后的各种门类和载体的资料。老一辈档案人对工作的积极认真时刻激励着我们，对新增的大型仪器设备，新医院建设中形成的各种文件、图纸，都及时收集完整，整理上架。新参加工作人员的基本信息，各科主任、护士长的任职时间都逐一完善。门诊、病房工作量都力争做到统计准确。各种医疗文件，财务票据报表都能定期收集整理，确保完整。

4 结束语

档案的管理对医院的发展是具有一定的影响的，档案管理的方法也决定着档案的完整性和准确性。希望我们的认真能为下一部院志的出版，提供更为详尽准确的第一手资料。