教职工档案高效管理浅析

梁斯雅

摘 要：教职工档案管理作为学校工作的一个重要组成部分，在很多高校当中并没有得到应有的重视。本文根据目前学校教职工档案管理的现状及存在的主要问题，主要探讨了如何实现教职工档案高效管理。

关键词：教职工；档案管理；对策

0 引言

档案管理水平的高低在很大程度上影响着社会的进步与发展。随着人们生活方式的转变，档案信息量逐渐不断增多，人们对档案信息的需求也在不断增大，这就给新时期档案管理工作提出了更高的要求。对于高校而言，教职工档案是教职工个人经历和社会实践的历史记录，是教职工思想品德、业务能力的真实写照，实现教职工的档案高效管理有助于准确地反映教职工的工作经历、学历深造、职务变动、离休退休等相关重要信息，有助于学校各项教学工作的有序顺利开展。

1 高校教职工档案管理工作现状及面临的困境

1.1 教职工自身档案观念淡薄 由于长期以来受传统观念的影响，很多职工自身作为高校人事档案工作的对象，并没有树立必要的档案意识，对与自己切身利益相关的档案重视力度并不够，因此在学校开展档案收集工作时，不能积极主动地为档案管理部门整理、提供各种必要的资料。例如，部分高校教职工为了提高自身的学历水平而参加出国、进修等活动，但是由于档案观念淡薄，并没有及时将相关的记录表格等资料送到档案管理工作人员手中，进而严重影响了自身档案的完整性。当涉及职位变动、工资调整等需要查阅档案资料时才会意识到档案不完整或有问题，严重危害到了教职工自身的利益，也对学校的档案管理工作带来了困境。

1.2 档案管理工作流程缺乏规范性，造成档案不完整 目前，影响高校档案管理工作高效性的另一个关键因素就是档案管理工作流程缺乏规范性，造成档案资料填写不规范、资料搜集归档不及时等，都可能影响档案的完整性和真实性。比如教职工在填写档案时，由于缺乏明确的规定，在填写出生年月时就有的人填写公历，有的人填写农历，还有部分教职工填写参加工作时间、入党时间时，由于记不清就凭记忆胡乱填写，于是出现同一个人的档案资料前后不一致的问题。教职工档案属于人事档案，按规定需要活页装订，动态管理，这也给教职工档案高效管理增加了难度。因为教职工的档案资料会根据他们的职称评定、工作调动等多种因素的影响而发生变动，一旦收集和整理不够及时，很容易造成档案的积压、缺失，影响教职工的个人利益，还会大大降低学校档案管理工作的水平。

1.3 档案信息化建设不完善 随着信息化时代的到来，信息化已经深入到各行各业当中，档案管理就是一个重要的应用领域。但是，针对目前高校教职工档案管理信息化建设发展现状来看，实施力度还不足，主要表现在：首先，部分学校档案信息化建设所需软硬件建设投入力度不足。这是由于学校企业档案部门的经费有限，再加上档案信息化建设不能立刻看到成效，因而也就不能引起学校领导的重视。另外，在竞争日益加剧的知识经济时代，对档案管理人才更是提出了高要求，既要有专业的档案管理专业知识，又要熟练基本的计算机操作等。但是目前很多高校的教职工档案管理人员不能达到这个要求，专业的档案管理知识不够丰富，计算机技术应用水平不到位，不能将手工档案管理和档案信息化管理进行有效的结合，也就不能满足现代教职工档案管理工作的要求。

2 实现教职工档案高效管理的对策

2.1 提高教职工自身的档案观念 针对目前高校存在的教职工档案观念淡薄的问题，档案管理工作人员要加大宣传力度，通过多种宣传渠道让教职工认识到档案的重要性，普及档案相关的知识，使教职工在档案利用的过程中，真正感受到档案对自己的价值，进而从根本上提高档案意识，可以积极配合和参与学校档案部门的工作，提高教职工整理、上交档案的主动性，可以有效避免因教职工自身原因导致的档案资料不完整的问题，从而促进学校档案管理工作的顺利开展。

2.2 加强档案信息化管理所需软硬件设施建设 基于信息时代社会发展的要求，高校教职工档案管理工作迫切需要进行信息化建设。档案管理信息化建设需要严格的技术和完备的软硬件设施作为支撑，才能实现对教职工档案资料内容的定期管理和维护，保证档案资料的真实性和完整性，提高教职工档案管理工作的效率。因此，学校必须加大对档案信息化管理的投入力度，配备教职工档案信息资源建设所需的网络设备、计算机、档案信息管理系统等软硬件设备，完善与档案信息化管理相配套的设备仪器，实现全方位多层次的教职工档案管理信息化和科学化，保证教职工档案资料的真实性、完整性和保密性。

2.3 实现教职工档案人工管理和信息化管理一体化建设 高校教职工档案属于人事档案，管理起来具有一定的特殊性和复杂性，因此，为了提高高校教职工档案管理的工作效率，必须加强档案管理一体化建设，实现教职工档案人工管理和信息化管理一体化。

学校必须完善相关管理制度。针对教职工的工作情况、人事调动等信息进行及时整理和归档，档案管理人员必须充分发挥自身的积极性，对于教职工的档案每年必须按要求及时收集，认真整理和查阅，确保材料内容的真实、完整、手续完备，并据此建立学校教职工档案管理资源库，保证各项档案资料都能够全面、准确地反映在档案中。同时，通过加强档案管理信息化建设，学校档案部门还要实现纸质档案和电子档案的并行管理，完善教职工电子档案的搜集、建立、生成、存储、传递、查阅等相关的规章制度，规范工作流程，从而为教职工档案资料的完整性和真实性提供双重保障，同时也实现了教职工档案的高效管理。

3 结语

综上，针对目前高校教職工档案管理工作中存在的问题，学校档案部门应该加强宣传，提高教职工的档案意识，积极配合档案管理工作，保证教职工档案资料的完整性和真实性，同时，必须加强档案管理信息化建设，实现教职工档案人工管理和信息化管理一体化建设，从而提高档案管理工作的效率。

参考文献：

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[3]冯杰.对学校教职工档案管理信息化建设的几点思考[J].科技创业家，2014.

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