浅析商贸企业存货管理

李才昌

摘要：商业企业的核心管理环节是存货管理，文章针对商业企业存货管理中突出问题深入剖析了其原因，提出了加强存货的日常管理，制定完善的存货管理制度，强化存货管理意识等有效建议。进而改善企业的存货资金占用比例，促进企业流动资金的运转，提高商业企业的市场竞争力。

关键词：存货管理；存货周转；存货短溢；解决对策

随着移动互联网络的不断发展，商业模式的不断变化，商业在整个经济中所占的比重越来越大。然而市场的高度竞争，商品不断地除旧推新，很多商贸企业却仍停留在传统的管理模式里，特别是存货管理，甚至还停留在手工记账办法，采用粗放的存货管理办法。存货管理制度作为商贸企业内部管理的重要组成部分，有着举足轻重的地位。如何健全存货管理制度，提高工作效率，为采销提供有效的数据，同时加快存货周转，是摆在每家商贸企业面前急需解决的管理问题。

一、存货管理的发展趋势

存货是在企业正常的生产经营周期中持有的准备出售的商品或产成品，或是为出售仍处在生产阶段中的产品，或是在未来生产进程中以及提供劳务的过程中需要耗用的材料和物料等。存货在日常企业管理中占据重要的地位。20世纪70年代，日本丰田汽车公司首先提出了一种低库存，高质量的生产模式——即时生产。即时生产模式在很大的程度上减少了企业材料库存，降低了企业库存仓储费用及材料资金占用率，加速了企业流动资金的运转，进而实现企业利润价值的最大化。即时生产作为第一次存货管理理论的改革，目的是为了追求建立一种零库存的状态，或是一种力求达到最小库存的生产体系。随着信息技术和互联网技术在存货管理的第三次改革中的运用，美国戴尔公司采用直销的方式，让企业的产品市场销售情况与企业的生产计划进行信息共享，从而做出最可靠精确的生产计划，最终让企业的生产与销售市场取得同步，做到供应与需求的平衡。消灭了其成品库存。在中国，今天小米手机及华为手机等饥饿营销模式把供应链结合的更加紧密。但更多的中小企业还处于家族管理模式和方法，企业内部没有建立完善的内部控制管理制度，导致存货管理一直是很多商贸企业的短板。

二、商贸企业存货管理存在的问题及原因分析

（一）缺乏存货管理专业人才

随着经济的发展，企业竞争的加剧，企业管理层都认识到存货管理越来越重要，却没有合适的人才。在经济高速发展时期，公司对存货管理很不重视，因为存货能很快处理出去，如今在经济新常态下，存货管理的问题越来越突出。特别是相关专业人才相对缺乏，大多数仓库管理人员只能从基层培养。而且在大多数人眼里，仓管工作不需要太多知识，因此普通仓管人员更是素质普遍低下，没有责任心，相互推诿，难以管理。这样存货管理主要依靠经验，导致存货管理的弊端漏洞较多。非常缺乏有内控管理知识、有责任心肯吃苦的专业人才。

（二）企业没有建立健全的存货管理制度

目前，传统管理思维模式依然占据主导地位，粗放的管理模式往往使企业领导者觉得许多的管理是不必太费时间和心思的，企业的存货管理常常扮演着企业重要角色却总是被冷落，忽略。就是因为这样不经意间忽视细节的管理，很可能导致存货管理的混乱。大多数管理者更愿意把主要精力放在如何提高产品的占有率及扩大规模等，但对于商贸企业而言，特别是批发企业，品牌品项多，货品繁多，如果没有较完善的存货管理制度，很容易货品出错，数量溢缺。同时存货管理的各岗位职员分工职责义务不明确，如发生问题，职员间就会出现相互推卸责任的现象，借以掩藏自己的错误，这种情况的发生会造成存货的损失却找不到相关的责任人进行赔偿，从而导致企业财富的减少。由于缺少有效的存货监管制度，库存管理的帐实往往出现严重的不相符现象，一些企业的库存量大，商品数量繁多，库存盘点难度较大，所以常用账面的盘存数代替实地盘点数，常导致库存资料信息严重失真，让企业管理层不清楚企业存货的真实数量。从而影响企业的采销。企业存货的内部控制作为管理中的重要环节，大多数企业没有重视落实内部控制制度，从货品的采购到销售诸多环节若不分工协作，这极可能出现中饱私囊，营私舞弊的现象。由此可见，存货管理内部控制制度也应作为企业管理的重要组成部分。

（三）存货信息化管控不够完善

应该说很多商贸企业都已实行了存货管理信息化，也就是使用了供应链软件代替手工记账。但在软件的使用上缺乏有效地监督与指导，使得软件建账混乱，权限设置不清，操作时常出错，导致数据与实物严重不符，让管理者在决策时不敢相信数据。原因主要是没有设置专人管理信息，监督和指导相关操作人员。

（四）存货积压占用了大量流动资金，存储量大造成资金周转期长

现在的企业领导人都非常关注资金的流向，周转速度却往往忽略了存货成本占用了大量的流动资金。虽然存货是企业财富的标志之一，但存货的大量囤积必然会导致大量资金的占用。在这几年里，商贸企业的库存量明显增加，特别是代理商，一方面生产企业的订单量要完成，另一方面随着消费低迷，商品大量滞销，存货反而变成了企业的沉重负担。品牌强势的企业，代理商更是苦不堪言，要完成订单量，货款要及时结清，否则收回品牌代理权，对代理商而言，完成订单量，意味着就是存货的增加，资金的占用，利润的下降。另外存货数量过多，品种繁杂加大了核算的工作量，占用仓储空间，降低职工的工作效率，这会严重影响核算工作的准确性和真实性，从而导致帐实不符现象的出现。所以如何控制货品的库存量，对每家商贸企业而言，是生死存亡的大事。

三、解决商贸企业存货管理中存在问题的对策

（一）提高存货管理人员的素养，组建有责任心的团队

对于存货管理人员的素质普遍较低，缺乏专业的存货管理人才的问题，企业一方面加强内部培养，另一方面找相关行业有经验的专业人才。不管内部培养还是外部引进，我们首先考虑其责任心和组织管理能力。其次再综合其专业能力。存货管理事情繁杂，没有责任心就很难担当，没有管理能力很难调动素质相对较低的员工。至于专业能力，可以通过参观学习与外部培训提高。对于不适用员工要坚决辞退，引进奖惩制度，计件工资，加强员工的日常管理，制定制度化人性化透明化的管理制度，提高员工的工作积极性。同时企业管理者要经常关心重视仓管团队，不因为员工普遍素质较低而疏远，只有这样，才能组建一支有战斗力的仓管团队。

（二）建立健全的企业存货管理内部控制制度，提高企业存货管理水平

内部控制系统的建立要求对存货采购、库存、销售的整个运作流程做到职权分工，互相制约，建立授权审批制度。首先，按内部控制互不相容原则制定合理岗位分工，按区域或品项进行定岗定员管理。第二，针对本企业的特点及内部控制的关键控制点，结合采购与销售环节，建立一套规范的作业流程，严格按流程作业，严格按授权审批制度执行。第三，合理安排货物的规范放置，根据品项数量及特性，顺序摆放，提高工作效率，同时也减少差错。第四，加强采购入库抽检，有必要全检，特别是对数量不多情况下，确保入库品项及数量与厂商单据内容一致，减少不必要差错失误。第五，出货时增加复核环节，即一人配货一人核对，尽量能在视频监控下操作，确保单据与实物相符。第六，对于客户投诉货差，应及时跟踪，找原因，增加客户的信任。第七，加强盘点工作，若库存量大，可以按季度全盘，月度抽盘，或按月分品项盘点，同时盘点结果与员工业绩提成挂钩，超过企业规定比例盘盈盘亏，由员工赔偿。第八，加强安保措施。

（三）完善存货管理信息系统

如今存货管理的信息化程度远高于以往任何时候，但很多商贸企业信息化因权限设置，内部控制不规范，监督不紧等原因，信息化作用被大大降低。因此加强信息系统管理，是每个商贸企业重要任务之一。第一，应设立专门或兼管的系统管理员，一切权限的设置由其操作，操作员的增减、权限的修改都统一由一人操作。第二，系统管理员应对公司作业流程及内部控制熟悉，且参与内部控制的建设，只有这样，才能使信息系统操作权限与内部控制完美结合，严格按授权审批制度执行。第三，加强财务部门的审核监督制度，对商品的建档与改档，其他信息的修改，采购入库单及销售出库单等及时复核。第四，加强信息系统操作员培训，特别是对新进员工进行先培训后上岗，尽量减少不必要的操作失误。第五，信息共享。采购、库存、销售、财务等部门都能及时看到进销存信息，为决策提供及时准确的信息。

（四）制定合理的采销计划，减少库存积压，加快资金周转

存货的积压占用了大量的流动资金和存储空间，存货储存量大，造成存货周转期缓慢。要解决存货积压需从以下几方面入手。第一，加强商品部与营销部沟通，商品部只管采购，营销部只管有什么商品就卖什么，这样容易导致商品与市场脱节，应使商品部与营销部保持一致，都清楚市场需要什么，即市场方向。真正做到利益共享，责任共担。第二，商品采购部门与管理部门要建立合理的存货采购计划，保持最佳的经济订货量和最佳的订货次数。商品采购部门要及时与营销部门进行沟通，借以销售数据分析畅销品和滞销品，从而计算出最佳的采购计划，确保商品少积压不缺货。第三，营销部与商品部都要负责调研市场，把握市场方向，对于滞销品，坚决促销，尽快清空库存，因库存时间越长，只会被更新换代取代，最终损失更大，并且还占用资金。

四、结论

经济全球化和贸易全球化带来了挑战与机遇并存的全球贸易市场，我国商贸企业想要在激烈的竞争市场上占据一席之地，就要抓住机遇，注重企业各个环节的管理，尤其要加强存货管理，针对企业存货管理存在的问题找出相应的解决方案，制定适合企业自身存货管理的内部控制机制，建立存货管理信息系统，提高存货管理人员素质等有效措施进行存货管理，最终使存货管理不再是企业管理的一个难题，而是贡献利润的一个重要环节。

参考文献：

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（作者单位：福建农业职业技术学院）