高校图书馆办公室服务职能研究

陈卓

[摘 要]高校图书馆肩负着高校教学、科研、学生培养工作的艰巨使命，因此高校图书馆的建设与高校的发展息息相关。高校图书馆是高校的文献信息聚集中心，而高校图书馆办公室又是图书馆运作的枢纽。新时期下，随着信息平台的开放式服务模式的发展，图书馆办公室的服务职能日趋重要。本文根据高校图书馆办公室服务职能在图书馆内部以及图书馆外部发挥的作用进行介绍，力求整合现有资源，促进高校图书馆事业长足发展。

[关键词]高校；图书馆；办公室；服务

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2015.17.098

随着我国高校的不断发展，图书馆规模的不断扩大，高校图书馆在学校教学工作、科研工作及学科建设工作中的地位和作用愈加显著。高校图书馆办公室是高校图书馆的综合管理部门，高校图书馆的信息化、数字化发展使得图书馆办公室的工作职能日趋多样化、复杂化。为了更加高效的迎合新时代高校管理工作的新需要，为了更加妥善的处理图书馆内部出现的新问题，高校图书馆的核心工作窗口——图书馆办公室的服务职能尤显重要。

图书馆办公室是一个长期开放的公共性服务平台，其服务职能既体现在图书馆内部的日常业务性工作的处理中，又体现在图书馆外部，与学校各个部门之间的行政性工作的协调中。

1 圖书馆办公室服务职能在图书馆内部的体现

1.1 为馆领导提供参谋服务

馆领导作为图书馆的最高管理人员，通过决策、计划与宏观布局，引领着图书馆的发展方向与道路。而办公室作为馆内唯一的文秘部门，自然就成为馆长及其各领导班子的小助手，参与决策和谋划，同时也为图书馆内各部门与馆领导之间架起了沟通的桥梁。

办公室要善于收集整理资料，将汇总的资料、信息上报至馆领导，并提出初步修改意见或初步实施方案，这样才能为工作的有效开展提供完善合理的建议，也利于馆领导及时掌握问题的要点，以便其作出正确决策。同时，在馆领导的统一指挥与部署下，积极组织并安排各部门参与各项会议及活动。

1.2 为馆内各部门提供协调服务

图书馆办公室既是业务部门，也是综合管理部门，为馆内各部门提供服务，协调各类关系，也是它的基本职责。现代图书馆正朝着复合型、数字化、智能化的趋势发展，规模也在不断壮大，使得组织部门日益复杂化，工作分工也不断细化。因此办公室只有全面协调各部门的关系，保证各方利益，消除潜在矛盾，增强馆内人员凝聚力，营造和谐氛围，合理配置人、财、物等各类资源，才能确保整个馆内工作有序进行，推动图书馆事业的和谐发展。

办公室为馆内各部门服务职能主要体现在：①为各部门提供完善的后勤服务。掌握各部门办公设备及办公物品的使用情况。对于损毁、破坏的设备及物品要给予及时维修与填补。对于具有特殊服务的部门，要加大物资使用及耗材配备的支持力度。例如，图书馆技术部。该部门主要工作内容是建立图书馆网络服务站，并对馆内各部门的技术故障进行检测与维修。针对这一部门的工作特点，我们要实时配合该部门人员，保证其所需要的维修器械与设备配备完整，这样才能保证图书馆日常工作的正常运行。后勤服务还包括各部室的环境绿化、卫生、防火、安全保卫、房屋维修与保养等[1]。②为各部门提供工会服务。开展馆内文娱活动，既能锻炼员工们的身体素质又能增强各部门之间的沟通与交流。同时，通过团体游戏，还有利于形成及巩固团队凝聚力，对于工作的开展大有帮助。大力帮助生活上有困难的员工，了解其生活的难点，号召全馆员工捐献爱心。在茶话会过程中，倾听员工心声与意见，将合理的意见及建议及时反馈给馆领导，建立图书馆文化新景象。③为各部门提供党政服务。形成以图书馆支部书记为首的党风廉政建设教育活动，在活动中，大力鼓励思想积极要求进步的同志加入中国共产党党组织，不断壮大党组织建设。同时，悉心听取同志们的思想汇报，对思想上有误区的同志进行积极帮扶与开导。

2 图书馆办公室服务职能在图书馆外部的体现

2.1 为学校机关部门服务

高校图书馆作为高校师生的辅助性服务机构，其服务工作要配合高校的战略发展大局。办公室作为图书馆的行政处理部门，是图书馆与高校领导交流的窗口，也自然地承担起贯彻高校各项方针政策在馆内落实，并且协调与配合机关部门各类工作开展的服务职责。

除了处理学校公文转发、传递、催办等一般性行政事务外，图书馆办公室要协助学校机关部门完成各项活动。例如：为学校举办的各届春、秋季毕业生招聘会提供综合性服务。图书馆办公室要在学校领导的整体部署下，在馆领导的统一安排下，积极协调各部室为招聘会提供举办场所，提供招聘会举办当天的咨询服务及后勤保障服务等。

2.2 为学校各二级单位服务

2.2.1 为二级单位的学生群体服务

图书馆一直是高校师生学习的第二个天堂，而二级单位的学生读者是高校图书馆服务的最主要群体，除了馆内流通部、电子阅览部、期刊部等部门提供出入馆及借还书籍证件的办理、图书遗失及损坏的处理、电子书籍与实体书籍的借阅方法等服务外，为了更好地拓展服务内容与范围，针对这一群体的特点，图书馆办公室人员要具备较强的服务意识和语言沟通能力，分担一定的读者服务职能。

例如，承担新生图书馆入馆培训活动。办公室人员一方面要有较强的语言沟通能力，积极联络学校相关各部门，配合培训活动的顺利开展，即向相关学生党团组织、各类学生会阐明该培训互动的主要目的、开展时间以及相关部门所要提供的帮助。在整个培训活动中，同样要与各班级负责人建立良好的沟通。班级负责人是学生的代表，能够在第一时间将学生的突发状况反馈回来。例如，按照培训计划，某专业学生的培训时间原定于中午，但是该专业因有体育竞技活动使得与培训活动存在时间上的冲突。正是因为与该专业负责人建立了积极的沟通，才能够使我们在第一时间获得了有效的信息反馈，保证了接下来培训活动的顺利进行。另一方面，还要在服务中要求不断追求创新意识。在新时期的要求下，图书馆办公室要树立新的服务意识、不断探索符合图书馆实际情况的管理方法，由细节入手，逐步改善，为服务提供更加专业的保障工作，为学生创造更加完善的学习环境[2]。“新生图书馆入馆培训”活动结束后，图书馆办公室纠正失误、总结不足，同时也提出了新想法新思路。比如，在下次的培训活动中，通过设计图书馆知识问卷，并且大规模地组织学生填写，来对比培训前后的学生对于图书馆知识知晓率情况，通过数据统计后发现培训后的学生知识上有了明显提升，反映出培训活动具有明显效果。该举措不仅收到成果，获得师生好评，也为今后培训工作的深入开展提供更坚实的基础。

2.2.2 为二级单位的学科建设服务

高校科研水平的進步离不开学科建设的发展，而当前图书馆正积极致力于发展以学科馆员为主体的学科服务，为各个院系的学科建设与发展提供保障。作为图书馆行政机构的办公室，必须整合资源，为图书馆的学科服务发展战略提供坚实保障。首先，图书馆办公室应联合各部门，合理整合与挖掘馆内各个科室部门的人才，完善各院系的学科馆员团队建设；其次，积极联络各院系的骨干教师、教授、学科带头人以及广大硕博士学生群体，通过调查、访谈等方式咨询该学科知识含量最高群体的需求，在此基础上确立学科服务方案，并且对方案执行、完善与评估；再次，要与馆内技术部门协商，完善网络化与信息平台建设，打造覆盖学校全学科的学科服务平台，为学科建设提供资源基础；最后，通过组织定期培训、驻外学习等方式，加强学科馆员的整体素质与业务能力培养。从而构建完整的学科服务体系，满足各学科深度信息需求，最终为高校各个学科建设提供全方位的信息保障与技术支持[3]。

综上所述，高校图书馆办公室是图书馆的行政职能部门，是汇集行政、业务、后勤、管理与服务为一体的综合性办事机构。图书馆办公室本身就是学校与图书馆之间、图书馆各部门之间的工作枢纽。随着高校图书馆的数字化、信息化发展，图书馆办公室的工作性质也呈现复杂性、灵活性及综合性转变[4，5]。我们要建立新的管理模式，改革科学管理方法，加强图书馆人性化服务特色，坚持以人为本，开阔视野，坦诚务实，在学校与图书馆之间，要树立主人翁意识，整合现有资源树立图书馆科技化、现代化新形象；在图书馆各部门之间，要善于发现问题，并运用科学的管理方法解决问题，促进部门之间的沟通与交流，提高图书馆的业务水平与服务质量，确保高校图书馆事业的长足发展。

参考文献：

[1]孔枚.定位与作用：谈高校图书馆办公室工作[J].中国成人教育，2014（19）：78-79.

[2]李荣.高校图书馆办公室建设与管理探讨[J].吉林省教育学院学报，2014，30（12）：136-137.

[3]石莉.高校图书馆学科服务体系研究[D].南宁：广西民族大学，2011.

[4]那伟栋.高校图书馆办公室工作的创新研究[J].边疆经济与文化，2011，（2）：81-82.

[5]杨勇.浅谈图书馆办公室之秘书工作[J].读与写杂志，2014，11（6）.